信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優化措施

周海濱

摘要：隨著科技的不斷發展，社會進入信息化時代。信息時代的到來，為社會和企業的發展帶來許多的先進技術，能夠提供更加便捷的服務。在檔案管理工作中，使用信息化技術能夠創新工作方法，更好地進行信息的收集與整理。但是，在信息化的背景下，檔案管理工作還存在著員工工作意識差、基礎設施不完善以及管理機制不健全的問題。有關人員充分了解存在的問題，并且采取有效的措施進行解決，不斷對社會市場中有利于檔案管理工作的要素進行創新，并將其融入檔案管理工作中，加強檔案管理工作的信息化建設。

關鍵詞：信息化背景;檔案管理;問題;優化措施

引言

檔案信息化管理是指利用掃描技術、數據庫技術、信息技術將紙質檔案和電子檔案組織成系統化檔案信息庫。檔案信息化管理的原則包括安全性、規范性以及效益性原則。檔案信息化管理能夠改善傳統檔案工作中的弊端，減少人為因素對重要文獻造成損壞、丟失的現象，提高檔案管理的服務質量。但是，在目前的檔案信息化管理的開展工作中需要改善存在問題，才能夠推動檔案信息化管理建設工作。接下來本文就針對信息化背景下檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出改善對策。

1信息化背景下檔案管理工作存在的問題

1.1工作意識存在問題

隨著社會的變革，我國檔案管理的方法發生了變化，管理的內容也在不斷創新。信息技術的出現，為檔案管理工作提供了便利條件，所以，許多企業引入信息技術。但是，由于企業管理人員對信息化技術的使用不當，導致不能夠發揮巨大的效用，進而使檔案管理工作進展緩慢。除此之外，如果檔案管理人員對這項工作存在忽視的態度，那么，很容易導致管理力度下降，對檔案造成損害，影響檔案的保存。還有，企業負責人對檔案管理人員重視程度不夠，沒有對檔案管理人員進行系統的培訓，檔案管理人員缺少專業的管理能力，導致檔案管理工作遲緩。有關人員對信息平臺的依賴性較高，產生了不好的影響，不利于信息化檔案管理工作的健康發展。

1.2檔案信息化管理制度不健全

首先，部分單位的檔案信息化管理制度還不健全，在進行檔案歸檔整理的過程中只注重上級下發文件或執法文書的歸檔，忽略了工作人員的一般檔案的歸檔，對檔案多樣的存儲方式利用較少，對一些聲像類檔案的歸檔較少，對這類檔案的詳細管理制度較為薄弱，導致單位人員在離職、調崗、退休等情況下在查詢資料時就會出現檔案遺失的現象，從而造成嚴重的后果。其次，檔案管理工作人員對檔案安全管理信息系統的認識不夠全面、深刻，缺乏信息化管理的意識，檔案信息化管理的安全性較低，不重視采用信息技術手段加強檔案信息的安全管理，缺乏基礎安全信息意識，檔案信息共享性較差，安全管理系統不規范，信息檢索方式較為復雜，導致信息化檔案、文獻的信息丟失或泄露。最后，由于我國地域遼闊，在檔案管理工作中不同地區的單位在檔案處理方法、記錄方式和更新時間上存在一定的差異。

2信息化背景下優化檔案管理工作的具體措施

2.1強化檔案管理意識

推進檔案管理工作改革和檔案信息化建設，檔案部門的領導要先提高科學管理意識，要有檔案管理信息化建設的危機感和緊迫感，高度重視檔案信息化建設，以科學合理的檔案管理方式開展工作，把檔案管理信息化工作責任落到實處，建立完善的檔案管理工作制度并嚴格監督執行，從而提升檔案管理科學化水平。信息化建設最主要的動力就是檔案管理人員的工作意識和積極性，把檔案管理信息化重視起來，將檔案管理信息化納入單位工作計劃和考核范圍，定期開展檔案管理信息化培訓工作，建立管理激勵機制，進一步增強各部門檔案管理信息化的動力。

2.2優化信息檔案管理制度

信息化滿足了各種人群對信息的需求，數字檔案使信息獲取更為快速與便捷，需要一個良好的檔案管理工作體系。在信息化管理制度建設階段，為確保信息系統的連續性，使之充分發揮出檔案管理和運行模式的實用價值，在革新檔案管理和服務模式的背景下，把檔案信息化管理制度當作目前信息化檔案建設的首要任務，信息化管理制度也要結合企業的實際經營狀況。要重點把檔案管理制度真正落實到管理實踐之中，明確管理標準與實施流程，提示管理規范性，不落下任何一個環節，制定檔案管理的優化方案。從企業運營角度來看，多數企業達到了先進管理制度的建成，但由于沒有好的管理理念，致使檔案管理改革難以落實，對于這個問題，要從管理人員層面入手，使其深刻意識到檔案管理的意義，形成檔案管理意識。企業還要為檔案管理的創新發展提供必要的設備與技術支持。

2.3做好檔案的交接工作，保證檔案的完整

企業人員如果流動性較強，沒有進行及時的交接，很容易造成文件的丟失或者斷裂。如果有檔案管理人員離職，需要進行交接工作。在前期階段，應該對檔案管理文件進行具體的分析，了解文件的順序以及存放的注意事項，這樣，能夠更好地保證文件的質量。對于一些借出去的文件應該仔細梳理，并詢問相關人員具體情況;妥善保存借條，有效防止文件丟失的問題。對于一些零散的文件，要進行有序整理，選擇專門的位置放置。另外，有關人員可以根據交接的情況，建設檔案管理的移交清冊，能夠及時進行記錄，滿足檔案管理工作的需求，形成良好的工作秩序。對交接工作加強監督，保證員工在進行文件交接時，檔案的完整性，并且做好記錄，記錄交接的內容、文件以及交接時間，要求雙方簽字確認，保證交接工作的順利進行。

結束語

綜上所述，檔案管理信息化，已經成為新形勢下檔案工作發展的必然趨勢。檔案管理工作應通過推動檔案信息系統平臺建設，提升檔案管理信息化工作水平，充分利用信息技術的優勢，有機結合電子檔案管理和紙質檔案管理方式，著力優化檔案管理工作體系，促進新形勢下檔案管理建設工作。

參考文獻

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