物資采購質量全面信息化管控模式探討

安徽淮南礦業集團物資采供中心 安徽 淮南 232001

引言

為保障煤礦安全生產，保護職工生命及財產安全，淮南礦業集團堅持質量第一、效益優先的原則，以《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國產品質量法》及《煤礦安全規程》等法規為準則，從完善質量管控機制、落實質量管控責任、執行質量管控規定等方面，充分利用信息化手段全方位強化產品質量管控，全面增強物資采購質量管控能力，推動企業高質量發展。

1 實施采購質量信息化管控的意義

近年來，信息技術突飛猛進，國家發展也已進入信息化時代。進入新世紀，隨著國家經濟建設快速發展，能源需求也隨之劇增，煤炭行業進入高速發展階段。很多煤企意識到傳統管理思維已不再符合新時代新發展的需求，互聯網日益成為創新驅動發展的先導力量，并且越來越影響著企業的創新發展 。

盡管淮南礦業集團在過去幾年已構建了一套完整的物資采購質量管理系統，但隨著信息技術廣泛應用和不斷更新換代，老的管理系統和模式存在的諸多弊端日益顯現，如很多資料還是紙質的，資料存檔仍沿用傳統管理模式，產品資料保存時間較長，查詢起來費時費力且難以追溯；產品投入使用后發現質量問題時，很難追溯原始質量狀況，給采購質量管理帶來一定的弊端；缺乏數據分析查詢系統，數據利用率較低，難以有效指導新的業務開展，缺乏信息預警、管控及監管功能等。傳統管理模式存在的諸多問題要求推行信息化管控模式勢在必行。

況且煤礦企業不同于其他生產企業，采購量大，采購品種繁多，任何一個環節出現差錯都容易產生廉潔風險，給企業利益帶來損失。降本增效和安全生產是企業永恒的主題，只有通過信息化管控，強化對采購、驗收、發放等環節的管控，做到以信息化促進規范化，最大限度壓縮“人為裁量權”，切實防止人為干擾，確保業務規范、陽光、透明操作，才能有效提升工作質量和效率[1]。

2 物資采購質量全面信息化管控的內容

淮南礦業集團以采購到最適合企業需要的產品為導向，借助信息化手段，從業務操作層面和質量監管層面，雙向打造了一套全方位、立體化的產品質量全面信息化管控體系，進一步強化制度、流程建設。堅持問題導向，先后制定了《供應商管理實施細則》、《入庫前檢驗管理辦法》、《質量監督抽查管理辦法》等，從源頭上設卡堵漏，提升產品質量管控能力。在此基礎上大力推進信息化建設，借助信息化手段，將制度、流程等管理訴求納入信息系統，從而促進了產品質量管理實現規范化、精細化、科學化，全面強化產品質量管控。從采購環節、重要產品入庫前檢驗、質量監督抽查、驗收環節進行質量監管，構建全方位、立體化、信息化的管控體系，做到無縫對接和閉環式管理。

3 物資采購質量全面信息化實施途徑

（1）供應商管理。供應商管理是質量管控的首要環節，供應商資源優劣，直接影響產品質量好壞。為全面提升供應商日常管理水平，集團開發了供應商管理數據管理系統。一是開發供應商電子檔案系統，將供應商資質、授權委托書、日常考評結果等信息納入電子檔案，并實現在線更新。二是開發供應商日常動態考評系統，對供應商產品質量、價格、履約、服務等方面的表現情況進行在線考評扣分。三是對供應商失信行為實行負面清單制管理，對存在失信行為的供應商納入負面清單，系統會自動限制其參加投標及開展業務的資格。

（2）驗收環節。驗收環節是產品流入使用現場的最后一道關，也是質量管控的關鍵環節。為確保產品質量合格、數量準確，集團開發了驗收管控功能系統。通過該功能，對未經驗收的物資，系統控制無法入庫及發放。同時考核驗收時限，未按規定時間驗收的，系統自動預警。并可實現驗收在線監督，對驗收過程實行全程拍照、攝像，并及時將驗收結果反饋給業務人員，規范了驗收行為，便于管理人員在線監督。對強制檢驗物資開發了入庫前檢驗系統，對需入庫前檢驗的物資品種及頻次，自動提醒業務人員，防止少檢、漏檢。對檢驗合格的產品，系統自動提醒辦理驗收入庫手續；對檢驗不合格的產品，系統自動限制辦理。并生成電子檢驗報告，確保檢驗報告與相應批次對應。

（3）儲備環節。為防止物資保管保養不當和儲存期過長影響產品質量，一是開發了庫存物資二維碼系統。通過該系統，可以用手機掃描二維碼自動顯示物資名稱、規格型號、生產日期、檢驗報告、資證等質量信息，確保質量信息能夠實時掌握。二是開發了先進先出管控功能。對先進庫的物資，系統自動提醒先行發放。三是開發了產品儲存期管控功能。通過該功能，設定產品儲存期，系統對即將過期的產品自動進行提醒，對超過儲存期的產品限制領用。

（4）產品質量監管環節。開發產品溯源管理功能，確保在用產品采購、驗收及檢驗等信息能夠準確追溯。如：對礦用塑料編織袋實施編號管理，每一條礦用編織袋產品均打印永久唯一編號，在驗收、發放時均要求在系統中填寫對應編號，保證能夠實時查詢產品生產批次、檢驗報告、領用時間及使用地點等信息。為強化產品質量監管，確保全方位立體化質量管控體系落實到位，我們又開發了質量跟蹤系統。對影響煤礦安全生產較大及價格降幅較大的物資，建立跟蹤目錄清單，并由系統自動提醒相關人員強化動態跟蹤，并在線反饋跟蹤結果，防止物資因降價發生降質現象。對物資入庫過程開發接貨驗收評價系統，強化對接貨驗收的服務質量監督，供應商能夠在線監督反饋，確保驗收、卸貨及時規范，這樣就能將外部反饋與內部管理有效結合。

4 結束語

近年來，淮南礦業集團為實現扭虧脫困、轉型升級，在積極探索發展新模式、尋找利潤新增長點的同時，堅持以市場為導向、以效益為中心的管理思想，全面從嚴從緊，堅持推進信息化創新，持續提升物資管理規范化、科學化水平；通過開發物資采購質量全面信息化管控系統，提升了產品質量管控能力，規避了產品質量風險，很好地解決了傳統質量管控存在的弊端，能夠推動物資質量管理規范、簡潔、高效運行。