基于任務流程構建智慧校園質量管控平臺的探索
——以江蘇醫藥職業學院智慧校園建設為例

江朝兵，朱子卿

(江蘇醫藥職業學院信息中心，江蘇 鹽城 224005 )

隨著信息化技術的不斷更新，信息系統從單機平臺到網絡平臺再到網絡大數據，事務工作從過去紙質模式，全面走向一站式辦事大廳服務模式，規范了標準化辦事流程，節省了大量時間，提高了辦事效率和質量，相對來說，學校內部質量管理信息化滯后于業務應用軟件，為此，教育部教職成司函〔2015〕168號文《關于印發<高等職業院校內部質量保證體系診斷與改進指導方案(試行)>啟動相關工作的通知》中，明確提出“引導和促進高職院校不斷完善內部質量保證體系建設、提升內部質量保證工作成效，持續提高人才培養質量”。江蘇醫藥職業技術學院在智慧校園建設過程中，借鑒辦事大廳事務流程微應用模式，規劃以任務流程微管理，形成學校不同層面管理流程，實現自我診斷和改進，提升管理水平和人才培養質量。

一、質量管控平臺建設的難點現狀

高校信息化進行已全方位鋪開，三大平臺、辦事大廳、大數據、物聯網等項目建設，使信息化、智能化逐步深入到師生在校的各個方面，高校為師生服務的本領、方法越來越信息化、高效化，但高校內部質量管理體系與ISO9001要求還有差距，需進一步提高和改進。

(一) 高校內部質量管理體系需有待進一步完善

國際標準化組織ISO9001質量管理體系，主要是針對企業內部產品生產特點、規模等，為確保和提高產品質量、服務等而實施的一套行之有效的全面質量管理體系。ISO9001是很多企業實踐證明了的一套行之有效的全面質量管理體系，相較于ISO9001，高校內部質量管理完備性、質量管理體系中可行性、動態糾正和自我改進等方面存在明顯的差距。差距一：高校現有質量管理體系有待進一步完備。各高校自身所處的行業性質、管理模式等存在差異性，對規章制度重視程度也不同，存在管理常態化而沒有形成規范。隨著信息化程度不斷推進，教學、科研、服務等模式不斷改進，校企合作、廠中校、校中廠等新的模式不斷出現，高校管理規范也應隨之不斷改進，以適應信息化管理需要。差距二：高校現有質量管理體系可行性有待進一步提升。各高校在內部質量管理上都有相應的規章制度，但并不是所有的規章制度都可形成標準化管理流程，規章制度需進一步量化、流程化，使之成為可依的執行依據。差距三:高校質量管理體系的動態糾正和自我改進不夠。客觀上講，高校內部質量管理不像企業產品，流程具有標準化，存在錯誤可以很明顯地被檢查出來，可以通過規范動作來糾正，能通過自我不斷學習提高來改進。高校內部教學、服務和管理過程中動態糾正沒有形成體系、沒有全面規范化，不少的自我糾正是自我認識到后進行的改進，沒有行成規范化、標準化的管理模式，有待進一步完善。

(二) 高校缺少內部綜合質量管理體系平臺

目前，高校內部質量管理主要是通過信息化平臺來體現管理效率。高校內部質量管理體系平臺包含的內容很廣，既包含各部門的應用軟件，也包含學校三大平臺及學校大數據平臺，更需要全校性的內部質量管理平臺。各部門應用軟件，如教務、學工、人事、圖書、一卡通、辦事大廳、校園網等系統都一直在為師生服務，體現了服務水平和效率，但各軟件服務程度，服務質量如何，學校沒有平臺進行全面掌控，對存在問題提出改進措施和限時整改。高校內部綜合質量管理體系平臺應體現各部門工作情況、工作質量及階段完成情況，并能給出工作存在問題情況及改進措施等信息，涉及的面廣、量大，需要根據自身情況，規劃、設計、開發的專用信息化平臺。

(三) 高校信息化基礎和綜合質量管理素養有待提高

要實現內部綜合質量管理體系平臺，學校信息化基礎設施是保障，既要有萬兆、十萬兆的校內主干網絡，又要有滿足教學應用、生活服務、業務管理等平臺支撐，這方面本科院校走在高職院校的前面；另一方面綜合質量管理素養有待提高，質量管理涉及到師生工作、科研、生活、服務等方方面面，需實現透明化、可視化。綜合質量管理素養需要學校做好思想工作、宣傳工作、培訓工作，提高質量管理素質。

二、基于質量管控的微任務流程管理模型構思

利用信息化建設統一質量管理和監控平臺是實現工作過程質量的管理和監督最可行的方法，既方便工作人員自我管理、自我改進，又方便領導了解、把握整體工作進展。根據教育部教職成司函〔2015〕168號文件精神，江蘇醫藥職業學院以不同層級年度工作目標為抓手，細劃目標任務，構建學校微任務流程管理模型，將工作任務進展完成規劃納入網絡平臺，實現過程質量節點自我檢查和管控，年度考核并實施逐年循環管理。

(一) 任務流程微管理內涵

任務通常指交派的工作，擔負的責任。在現代計算機中，任務也指基本工作單位的專業術語。任務流程指為完成任務目標按時間節點分階段完成子任務目標，最終完成整個任務；微管理指以最簡潔、最高效的團隊管理落地實踐方法。任務流程微管理將質量管控的任務以符合最簡潔、最高效的管理實踐方法進行疏理，使任務流程以最合理的方式推進。

(二) 任務流程微管理構思

任務流程微管理的實現，首先是確定任務；其次是在任務實施過程中按時間節點的自我診斷和改進，部門和學校質量管理監督；最后是當年任務整體完成情況及考核評價。在實際設計平臺要思考各方面情況，確保任務流程在順利執行，達到能自我診斷和改進的目標。

1.任務層次性。任務是有層次的，大到學校重點工作任務，小到每位教師、工作人員獨立工作任務，都是工作任務，重點工作任務往往由基層多個子任務來完成的，因此部門的確定年度工作目標任務時，根據任務重要程度和范圍，可分為校級重點工作任務、跨多部門合作工作任務、部門內條塊工作任務及工作人員的工作任務。

2.任務目標的可行性和可實現性。在任務流程制訂過程中，二級學院和部門的負責人起到關鍵層次作用，五個層面的質量診改都是要落實到部門人員的，因此，學校既可以把全校性的重點工作，分解為部門的重點工作，也可以把部門的重點工作，提升為校級層面重點工作；由部門負責人，對上理解把握學校宏觀規劃，對內了解如何完成工作任務目標。

3.任務目標的時間節點。任務目標的制訂，既要有年終目標，也要有分時段子目標，不同時間節點完成的階段子任務，最終完成總任務目標；分時段節點可根據任務情況來確定，一般情況下，每個月初都是上個月完成子任務考核節點，也有任務以每二個月或每季度確定一個時間節點。

4.任務流程人員組規劃。任務流程的應用和管理，要合組規劃人員管理模型；既要考慮到生成的任務流程自我診改，又要考慮到項目、部門、質控和校領導的檢查和管理；既要考慮到學校部門負責人、管理人員的變化，也要考慮到每年項目任務完成和新增。在平臺規劃時將人員以組的模式進行管理，較好地實現了任務流程人員配置、使用和管理，人員組規劃情況如圖1所示。

圖1 人員組規劃圖

5.自我診斷、改進和綜合考核。質量管控的過程主要是任務責任人的自我診斷和自我改進過程，通過定節點檢視任務完成情況，使學校、部門、教師、學生緊緊圍繞年度工作重點、年度工作目標而努力工作，通過對照子任務目標完成情況，對存在問題找差距，加快任務進展；部門負責人和校質管部門可統攬部門情況和整個學校情況，對存在問題，督促和協助解決存在問題。

三、學校質量管控平臺建設和應用初步

江蘇醫藥職業學院質量管控平臺是與學校大數據平臺、辦事大廳等項目同步建設的，是智慧校園建設項目的一個重要項目，現已在校級層面質量管理中使用。

(一) 組織機構保障

學校質量管控平臺是學校全面質量管理建設的工程，它不僅僅是軟件平臺，更多的是將學校質量管理通過平臺得到更好地管理和提升，面廣量大，由學校校長親自負責抓，學校將原督導辦改為質量控制管理辦公室(質控辦)，主要工作職責為學校全面質量管理，做好質量管理整體規劃，信息中心協助做好技術服務工作。

(二) 質量管控平臺建設

1.平臺建設。根據職教診改[2018]25號文件的精神，聚焦五個層面的質量保證體系診斷與改進，規劃了學校不同層面的質量管控體系。在平臺建設過程中主要做好以下幾個方面工作：一是做好后臺管理功能、前臺應用功能、統計分析需求；先做校級層面質量管控平臺，實現診斷與改進功能，在各部門使用的基礎上，再做好其它幾個層面的質量保證體系模塊。二是規劃好任務流程微管理模型建設，實現將任務目標、任務過程子目標、預警機制、自我診斷、綜合考核等都納入到任務流程微管理中。三是做好質量管控主題庫建設與數據流規劃，建設以學校大數據為基礎的質控應用主題庫，教師、學生、學校組織架構、業務基礎數據從學校大數據汲取和更新。質量管控主題庫建設相應的分析統計應用，相關數據返回學校大數據。

2.質量管控平臺應用情況。一是全面動員，理順思路。為將職教診改[2018]25號文件的精神落實到實處，學校組織多場次，請診改專家來校做專題講座，使大家從意識上認識診斷與改進對教師自我提升、對學校辦學質量提升是至關重要的，統一了思想認識，減少了抵觸情緒。二是組織實施，推廣應用。為使校級層面的質量保證體系模塊應用到實處，應做好以下幾方面工作：首先，成立質量管理聯絡員小組，各部門都安排聯絡員，聯絡員就是診斷與改進平臺的部門技術人員，負責本部門診斷與改進平臺的管理和技術應用推廣工作。其次，項目任務疏理。全校各部門將原2019年年度工作規劃，轉換成按項目任務方式的年度工作規劃，要求按SMART原則，項目任務要求目標明確，階段節點子目標可控、可驗收，組織各部門對項目任務規劃進行交流，使制訂的項目任務更可行。根據各部門項目任務，疏理出校級層面重點工作、部門重點工作、部門常規工作、創新型工作等任務體系。最后，任務流程平臺應用。質量管理聯絡員負責將部門任務流程添加到質量管控平臺，各部門月底對項目任務完成情況進行填報、進行自我評價、對照階段目標自我診斷，提出改進措施；年終，各部門對本部門各項任務完成情況進行自我評價，自我量化評分，質控部門根據任務流程執行和任務完成情況進行量化考核，確保平臺起到實效。