大學院系行政機關辦公資源網絡共享研究

姚滿林，陳愛華

（清華大學，北京 100091）

0 引言

目前大學院系行政機關辦公室里，典型狀況是：1 個辦公室2～6 人或者更多，每人1 個工位，工位上1 臺計算機、1 臺打印機、1 部電話。辦公室里打印機數量多，擠占辦公面積；每個人購買的打印機型號不一致，也給打印機技術支持維護造成極大負擔；同時不必要的打印機數量浪費了國有資產經費。

1 研究目的

通過對大學院系行政機關等類似的辦公環境里打印機設備使用情況的調研、分析，找到一個既方便設備維護管理，又大幅度減少打印機數量的方案，實現打印業務的規范化管理，且大幅度節約辦公設備經費，節省設備存放的辦公空間。這個方案可以推廣到信息資料存儲等設備中，未來以此模式為基礎，建立一個新型的院系信息化資料室。

2 問題研究

2.1 問題來源

大約在1999 年，計算機網絡開始在國內飛速發展，各種網絡應用應運而生，網絡打印機技術在此時期孕育發展。到現在，網絡打印機產品已經特別成熟，并在IT 公司里普遍應用，這極大地減少了設備數量，節省了辦公面積，也減輕了設備維護的人力成本。但是在類似大學的院系行政機關這樣的辦公環境里，還是以每臺計算機各接1 臺本地打印機為主，網絡打印機使用比例很低。

2.2 研究方法

走訪考察學校里各院系、各部處行政機關打印機的使用情況，收集學校職員對打印機使用的意見、建議，參考IT 公司關于打印機設備的管理方法，依據現有的IT 技術，提出一個適應學校辦公環境的打印機配備方案，并在行政機關實施運行。

2.3 課題的研究意義

對比而言，IT 公司絕大部分使用網絡打印機，大學里則正好相反，以本地打印機為主，少量的網絡打印機。大學里打印機的這種使用狀況，弊端如下：設備經費浪費，占用了辦公室面積，設備維護的工作量更大，設備維護的人力成本更高。優點：打印數據保密性好，取得打印材料便捷。本課題提出的實施方案，要實現保持住原有的優點，同時避免現有的缺點。本課題在6 個月內，全面調研學校院系、部處等行政機關辦公環境里打印機的使用狀況，嘗試找出造成網絡打印機應用比例不高的原因，提出能適應學校辦公環境的網絡打印機共享方案，并將方案推廣到信息資料存儲等設備中，組建新型的院系資料室。

2.4 課題研究的進度安排

2020 年1—2 月，設計打印機使用情況調查問卷。

2020 年3—4 月，發放調查問卷，統計分析回收的問卷結果。

2020 年5 月，在上述調研的基礎上，設計能動系綜合辦公室的打印機布置方案并實施。

2020 年6 月，總結課題研究和方案實施的經驗，未來爭取擴展到系內各種業務數據的存儲保管方面，為建設電子信息化的系資料室提供經驗借鑒，電子信息化的資料室也是無紙化辦公很重要的一個方面。

3 調卷問卷結果分析

3.1 調查問卷總體情況

一共有32 個院系、部處的行政機關填寫了調查問卷，其中有15 個院系行政機關、17 個學校部處。

3.2 人員數量和打印機數量

32 份調查問卷中，除1 人的辦公室里只有1 個工位，1 位人員之外，其他大部分都是2～14 個工位、2～14 位人員在1 間辦公室里，以5 人左右規模的居多，基本上房間里有1 個工位，就有1 位人員，個別辦公室里工位數大于現有人員數。打印機數量和人員數量基本持平的單位有17 個，打印機數量多余人員數量的單位有1 個，打印機數量略少于人員數量的單位有10 個，剩下4 個人員數量超過二三十人的單位，打印機數量遠遠少于人員數量，比如有單位有40 人的規模，但是打印機只有9 臺，而有單位有10 人的規模，反而有11 臺打印機。

3.3 網絡打印機的使用比例

網絡打印機的使用比例，從調查問卷的結果可以看出，經常使用網絡打印機的比例有59.38%（圖1）。如果有59.38%的單位使用網絡打印機，這和前面打印機數量和人員數量之間有矛盾。雖然單位里有網絡打印機，但是同時配備有本地打印機，這造成了打印機數量仍然居高不下。

3.4 對于網絡打印機優勢的考慮

有87.5%的答卷人表示考慮過網絡打印機能節省辦公室空間的問題，有81.25%的答卷人考慮過網絡打印機能節省設備經費的問題，說明絕大部分答卷人還是意識到網絡打印機節省空間、節省經費的兩個優勢（圖2，圖3）。

圖2 節省辦公空間

圖3 節省辦公經費

3.5 對使用網絡打印機的顧慮

因為網絡打印機放置在公共區域，打印的材料大家都可能看到，如果打印的材料有機密性，就增加使用人的顧慮。另外，網絡打印機往往不像本地打印機設在各人工位上，取打印材料的便利性不好（圖4）。

3.6 辦公環境的集中度

從調查問卷里能看出，有81.25%的單位，辦公室是基本相連的房間（圖5）。這說明大部分的單位，具備配備、使用網絡打印機的物理條件。

圖4 使用顧慮

圖5 辦公室分布

按照《中央行政單位通用辦公設備家具配置標準》，打印機的數量不能超過編制內實有人員的80%，掃描儀數量上限為編制內實有人員的5%。如果大學院系行政機關參照這個管理規定，大部分院系的打印機數量都超過標準了。結合調研問卷的相關信息，在大學的院系、部處行政機關大力推行網絡打印機條件是可行的，也是很有必要的。目前打印機數量較高的原因還是設備使用人員主觀意識沒有轉變，想當然地覺得應該1 人1 臺計算機、1 臺打印機，而技術支撐人員沒有朝網絡打印機的方向引導，充足的經費也是打印機數量居高不下的原因之一。調查問卷里有采集到年底經費花不完，只能購置計算機、打印機的案例。

4 小范圍內的方案實施

能動系綜合行政辦公室，一共有5 名職工，原來有6 臺打印機。通過設置1 臺打印機為網絡打印機、網絡掃描儀，并調整打印機的位置，使辦公室人員方便取打印資料，并且能給前來辦事的師生提供復印服務。

圖6 辦公環境變化

打印機數量由6 臺減少到1 臺，辦公室的空間得到釋放，經濟效益明顯。為了防止出現網絡故障造成不能打印的情況發生，將網絡打印機同時連接在1 臺計算機上，要打印的材料也可以通過U 盤拷貝到這臺計算機打印。為了防止這臺打印機出故障，又有緊急需要打印的情況發生，在需要私密性的崗位上保留使用本地打印機，不會因為全機關只有1 臺打印機且發生故障后導致所有人都不能打印。

5 后續展望

基于以上調研結果和實際實施的方案，希望未來可以拓展到院系資料室建設方面。紙質資料檢索查找特別低效，未來應該利用先進的信息化技術，實現電子化、信息化，逐步改變目前落后的管理現狀，以此為契機，建立院系新型的、現代化、信息化的資料室，為建設一流大學提供科學的服務與管理支撐。