辦公室文書檔案收集與管理途徑探討

司鳳梅

摘 要：隨著信息技術與經濟飛速發展，我國各行各業都在逐步實現信息化，辦公室文書檔案工作作為辦公室日常工作的重要組成部分，在現代化發展進程中，也在不斷優化收集與管理工作，本文基于當前文書檔案收集與整理工作以及存在的不足，探討了如何優化辦公室文書檔案工作。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;收集;管理

辦公室文書檔案工作包含了資料收集、保存、管理等多個方面，涉及到單位的各個部門，除了辦公室文書工作人員，還需要其他各個部門成員相互溝通、及時處理以及協調合作，只有通過各方協調努力，才能確保文書檔案工作有效落實，確保辦公室工作穩定發展。

一、辦公室文書檔案工作內容與特點

1辦公室文書檔案工作內容

辦公室文書檔案收集與管理工作內容包含了行政及黨務涉及到的各類檔案，如會議紀要、計劃、決定、通知、信函、布告等，辦公室文書檔案工作包含了紙質形式與電子化文件形式，需要定期收集、整理、統計、利用、保存，確保文書檔案工作及時、有效完成。

2辦公室文書檔案工作特點

辦公室文書檔案工作特點主要包含兩個方面。其一，整體性，文書檔案工作需要涉及到各個部門、各個方面，需要確保文書檔案整體性記錄，確保文書檔案記錄真實、有效、準確，合理分類歸檔;其二，保密性，文書檔案涉及到各個部門的所有日常工作，包含一些機密文件，因此在管理過程中應該時刻牢記做好保密工作，杜絕文書檔案泄露。

二、辦公室文書檔案收集與管理工作積極作用

辦公室文書檔案是單位、企業日常工作的一部分，盡管比較繁瑣，涉及部門較多，但文書檔案工作確是必不可少的辦公室工作，對企事業單位發展有著積極促進作用。

確保各部門工作有效落實，因為文書檔案工作的整體性，會對企事業單位各個部門、各個崗位工作進行日常文件收集與歸檔，過程中會了解到各個崗位以及部門工作的有效性以及協調性;真實記載企業事業單位發展歷程，通過相關數據記錄可以回顧企業發展歷史，從中總結過去發展經驗與不足，為企業下階段規劃提供借鑒。有利于領導層及時掌握企事業單位工作動態，通過相關文書檔案可以了解各部門、各環節工作進展，了解動態發展下的實時數據，從而可以及時發現問題，強化管理監督，提高工作效率與質量，實現科學管理。

三、辦公室文書檔案收集與管理現狀

1缺乏重視程度

很多企事業單位對于文書檔案管理工作并不重視，把其當作可有可無的工作，投入的資源較少，缺乏專業的人才，導致文書檔案管理工作缺乏專業性、系統性，辦公效率低下，收集與管理不及時，缺乏資金投入，信息化發展較慢，且存在文件遺漏等情況。加之各個部門缺乏重視程度，交流與溝通不積極，文書檔案不及時提供給辦公室，存在大量的文書檔案收集不齊全、時間順序混亂、存檔不完善等情況。

2缺乏完善的文書檔案管理制度

文書檔案收集與管理工作較為瑣碎，如果缺乏完善的管理制度會存在不及時完成、不能夠完整搜集、不合理歸檔等情況，辦公室人員缺乏制度指引，工作效率較低，工作模式、習慣不同，往往存在歸檔等不同，導致文書檔案查找困難。

3缺乏整體規劃

文書檔案收集與歸檔是將企事業單位各個文件收集與歸檔的過程，如果缺乏整體規劃，會出現部分部門或者崗位文件遺漏，導致整體工作失去意義。會因為工作人員不同等原因，造成資料收集不全面的情況。文件歸檔零散，缺乏文件借鑒作用。

四、如何優化辦公室文書檔案收集與管理工作

1強化辦公室文書檔案管理工作意識

辦公室文書檔案管理工作不僅是對過去涉及到的所有文件、檔案的收集與整理過程，還是對過去發展歷史的總結與問題發現過程，通過這樣的過程可以總結教訓，尋求未來更好的發展。因此，企事業單位應該強化辦公室文書檔案管理工作意識，要求各個部門將使用到的文書檔案必須及時、有效傳達給辦公室人員，辦公室人員應該重視日常每份文件收集與歸檔工作，全面提升工作效率。

2加大辦公室文書檔案收集與管理工作投入

在確定了文書檔案重要性基礎上，企事業單位應該加大相關方面投入。從人員方面來說，需要提升人員綜合素質，提高文書檔案工作人員準入門檻，要求具備扎實的基礎知識與工作經驗，需要定期組織培訓與學習，從而確保相關人員綜合素質持續提升;從資源方面來說，結合現代化文書檔案收集與管理工作實際，加大信息化投入，選用合理的電子設備與軟件，提高文書檔案管理信息化，從而提升工作效率，減少紙質文檔滅失的風險。

3完善文書檔案管理制度

管理制度可以確保文書檔案工作有序落實，在過去很多企事業單位的文書檔案工作收集與歸檔不及時，歸檔不合理等，這些都導致文書檔案工作得不到全面落實。現下，針對文書檔案管理工作應該明確管理制度，包含崗位工作人員職責，如各部門需要規定時間內提交文書檔案，辦公室人員需要在規定時間內按照歸檔要求入檔，所有過程必須尋求最高效的傳遞渠道，減少時間浪費等。將職責落實到崗位、到個人，規范歸檔要求，確保崗位的工作步調、效率、展現一致，減少差異性。

4創新辦公室文書檔案收集與管理模式

隨著信息化發展腳步加快，企事業單位應該加強自身文書檔案信息化發展，一方面通過引進先進的信息化文書管理軟件，定期提示收集、定期完成電子備份等工作，在規定時間內完成文書檔案傳遞，信息化工作可以提升工作效率，減少人員投入成本以及人為錯誤。另一方面，信息化的文書檔案工作可以將數據實時展現給相關領導層，為決策與新規劃提供借鑒作用。

五、結束語

辦公室文書檔案收集與管理工作一直是企事業單位發展過程中的重要環節，面對當前工作中存在的不足，企事業單位工作人員應該積極反思不足，并探討新時期辦公室文書檔案管理工作新思路，提升工作質量與效率。

參考文獻：

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