加強醫院病案室信息化管理的方法及措施研究

朱玉萍

（山西省平定縣人民醫院，山西 平定）

0 引言

有效的病案室管理對于整合病例信息、提高醫院的工作效率具有重要意義，但是由于醫院的病案室管理涉及到多個科室，流程繁復，在進行整理的過程中極易出現遺漏或者偏差，對于整理人員的整理匯編能力也有很高的要求，一旦其中的某個環節出現漏洞就會嚴重影響病案室的管控質量[1]。信息化的管理方法則有效解決了上述問題，通過對病案室資料進行大數據分析歸類管理，不僅能夠提高管理的效率，同時簡便了提取資料的途徑，顯著提高工作效率。本文通過分析醫院病案室管理的重要性及不足之處，給出信息化管理的方法和措施，以期醫院能夠構建完善的病案室信息化管理制度。

1 醫院病案室信息化管理的重要性

隨著信息化社會的不斷發展，信息化管理滲透到社會的各行各業，醫院也不例外，尤其針對醫院病案室，繁多的病案信息資料，不使用信息化管理，則需要耗費大量的人力物力來整理匯編這些病案信息，查找相關病案資料的過程也十分繁瑣且費時，使得醫院日常工作效率下降。而信息化管理，能夠用較少的人力物力，較為快速地將所有的病案資料整理匯編，同時具有易于查找、存檔、不易丟失等諸多優點，因此，對于醫院病案室實施信息化管理對于醫院的管理工作是必不可少的[2]。

2 醫院病案室信息化管理的缺點

2.1 管理制度陳舊，管理人員專業素養參差不齊

很多醫院雖然實行了病案室信息化管理，但并沒有同步更新管理制度，沒有針對信息化管理制定相應的制度，使得醫護人員缺乏相應的管理意識，例如非信息化管理時代病案室是由專人看守的，查找借閱病案資料也需要經過一系列手續，但實行信息化管理后，病案室無人看守，供查閱病案資料使用的計算機可以任意使用，這導致非醫院人員也能夠查找病案資料，極易造成患者個人隱私的泄露，甚至引發醫患糾紛[3]。信息化管理要求相關管理人員熟練使用計算機，能夠解決基本的網絡問題，同時還具備一定的醫學背景及檔案管理知識。但現實是病案室的工作人員背景復雜，醫學、臨床、護理、計算機專業等都有，且人員流動性較強，使得日常工作中無法統一步調以提高工作效率。

2.2 缺乏硬件設施

信息化管理對于環境要求較高，不僅需要配備多臺計算機及打印設備，這些機器在運作時會散發大量熱量，電子設備由于靜電關系容易吸附灰塵，多臺設備同時運作需要安全的用電保障，這就需要一個通風散熱良好、沒有灰塵積聚、電力設施完善的辦公環境，這些硬件設施是高效率工作的保障。但是許多醫院缺乏這樣的條件去配備這樣的工作環境，硬件設施的缺失使得信息化管理工作無法有效推進，而原有的信息化管理方式及設備無法有效滿足信息處理的需要，造成工作效率的下降。

2.3 信息化管理系統網絡安全問題

病案的信息包括病人的個人信息、具體的就診情況、治療過程及用藥明細等，屬于病人和醫院的重要信息，不可泄露給第三方[4]。信息化管理系統是依靠計算機和互聯網搭建的，病案系統通過數據庫進行存儲，管理系統的安全性就顯得至關重要。一般的管理系統都缺乏足夠的保障措施，一旦遭遇網絡攻擊，極易導致病案資料的外泄，甚至還會影響其他的醫療系統，給患者及醫院帶來嚴重的影響。同時缺乏專業的人才建立有效的安保系統以防止網絡入侵，這些都會導致信息化管理無法發揮其本身的優勢，甚至降低工作效率。

2.4 醫院負責人重視程度不夠

信息化管理前期需要投入較大的人力物力，但是醫院相關的負責人缺乏對病案室資料管理的重視程度，導致前期準備工作無法順利進行，并且極易打擊工作人員的信心。硬件設施設備更新的不及時，安全保障系統搭建的不完善，管理人員的素質缺失，都與醫院相關負責人不夠重視有直接關系，這也直接導致了信息化管理無法有效推進。

3 加強醫院病案室信息化管理的方法及措施

3.1 健全管理制度，提高管理人員專業素養

更新完善管理制度，例如，病案室應該全天配備安保人員，進出需要登記。檔案室的計算機全部設置密碼，及時維護更新。查閱病案資料時，首先確認醫院相關人員信息，并在計算機上登記使用的時間。通過諸多制度的設置以確保病案資料的安全，并且使得醫院人員能夠迅速查找到相關的病案資料。提高管理人員的專業素養，進行崗前培訓，使得管理人員具備基本的計算機知識和維護系統的技能、檔案管理的知識以及與醫療相關的法律法規和基礎的醫學、護理等知識，培養具備綜合型能力的檔案管理人才。并且吸收專業的檔案管理人才，以提高病案資料的管理效率。

3.2 完善硬件設施，加大對病案室建設的投入

信息化管理對病案室具有較高的要求，完善相應的硬件設施即需要醫院相關部門加大對病案室建設的投入力度，病案室應該設置在通風、容易找的環境，且室內每臺計算機都應該配備單獨的散熱設備，配備中央空調，幫助計算機有效散熱，定期進行室內的大清掃。除硬件設施外，管理模式的軟件開發也同樣重要，為實現信息快速收集和共享，便于檢索的利用，從而有效提高病案室信息化管理工作效率[5]。

3.3 提高信息化系統的安全性

招聘專門的網絡安全人才，開設專線，建設單獨的防腐網絡，對患者病案進行等級加密[6]。提高醫護人員的安全意識，在使用信息系統中應嚴格遵守規章制度，避免不當操作引起的系統性問題。

3.4 強化醫院整體的檔案管理意識

醫護人員及病案室管理人員都應該具備足夠的檔案管理意識，通過各種宣傳手段、演講使醫院整體深刻意識到檔案管理工作的重要性和價值，并對信息化管理模式進行深入的講解[7]。檔案管理人員也應該摒棄陳舊的管理思想，學習信息化管理下的新管理方式及管理意識。醫院相關負責人也需要加強對病案室的認知，意識到有效的病案室管理系統對于提升醫院的整體服務質量、提高工作效率是具有重要作用的，重視對信息化系統的建設。

4 結語

病案數量的急劇增加給病案的管理工作帶來了新的挑戰，利用信息化管理的方式對于解決傳統管理手段的缺陷作用顯著，同時許多大型醫院的信息化管理在遠程醫療、患者跟蹤治療、科研的方面獲得了廣泛的應用[8]。通過對醫院病案室信息化管理的重要性及缺點進行分析，針對檔案管理制度的完善、管理人員專業素養的提升、硬件設備的升級及信息系統的安全維護方面給出了相應的建議，希望實現高效的病案室信息化管理。