醫院基建檔案的重要性及有效管理措施分析

王志華

（哈密市中心醫院，新疆 哈密）

0 引言

盡管醫院基建檔案對醫院后續的項目驗收、維修、改建、擴建等工作尤為重要，但就目前的醫院基建檔案管理工作而言，仍存在管理意識不足、管理人員專業能力欠缺等問題，因此醫院需就此類問題，有效改進其基建檔案管理模式，經建立健全檔案監督機制、提升基建檔案管理意識，優化檔案管理制度，引進現代信息化技術，提升基建檔案管理人員的綜合能力等方式，提升基建檔案管理工作的工作效率，確保各項基建項目的有效開展和投入[1]。

1 醫院基建檔案的相關概述

醫院基建檔案主要是指醫院基礎建設項目實施過程中各項原始信息材料，其內容主要包括基建項目的立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收等各環節中所產生的文集、圖像、聲像文件，同時還包括基建項目實施過程中改建、裝修、設備等方面的相關記錄[2]。

目前醫院基建檔案管理制度雖然較為健全，但是對基建檔案的管理卻不太規范，信息化的利用不夠。首先醫院基建檔案員往往是綜合檔案室臨時調用或者是基建辦公室工作人員兼職。業務水平、理論水平、文化程度方面的參差不齊導致基建檔案的綜合管理水平不高。基建辦兼職工作人員在基建檔案的編制上對資料存檔范圍把握不準，在規檔文件的整理上缺少經驗。檔案室工作人員因缺少基建方面專業知識，因此一旦涉及到過于專業化的資料，對歸檔及歸檔后臨時查閱也存在一定難度。其次醫院基建檔案后期有專人開始負責管理，但相關管理知識、經驗處于相對缺乏狀態。

2 醫院基建檔案的重要性

2.1 真實完整地反映醫院基礎建設狀況

由于基建檔案是醫院相關基礎建設項目的原始資料，則其能較真實地反映基礎建設項目的基本狀況，即包括醫院基礎項目建設過程中所用材料的質量、各結構建筑的設計參數以及相關的監管指標等，能較真實完整地反映目前醫院基礎建設狀況[3]。除此之外，醫院在最后的驗收、后期使用、維護、改建、擴建過程中，則可將此檔案資料作為基礎或參考資料，來進行建筑質量的審核驗收，或是進行相關基礎建設項目的設計，確保醫院的基礎建設項目能順利開展。

2.2 為醫院審計審查活動提供重要依據，且有一定監督作用

醫院基建檔案也是醫院審計審查活動的重要依據，即由于基建檔案是醫院基礎建設項目的一手資料，其各建筑項目的預算資金、實際投入金額、總投資金額等都有相關的文檔記錄，在后續醫院資金審查過程中，可以此為依據，進行醫院基建項目資金方面的核查。同時由于各項資金數據有進行嚴格記錄，則醫院基建項目監督人員也可通過相關資料進行建筑質量和設計方面的核查，有效提升基建項目負責人的責任意識，避免公款私用、建筑使用材料不合格等狀況發生[4]。即經相關資料的核實對比，經追溯管理方式，能快速地找出各部分負責人，以實現較好的追責管理，保障醫院基礎建設項目的質量，避免項目事故的發生。

3 醫院基建檔案的有效管理措施

3.1 建立健全檔案監督機制，提升基建檔案管理意識

首先需改善醫院領導對基建檔案的管理意識，加強醫院基建檔案管理重要性的宣傳，使醫院內所有員工對基建檔案管理的重要性有正確認識，確保醫院各部門、科室能有效配合基建檔案管理工作，確保各檔案資料的真實性和完整性[5]。其次醫院需建立健全基建檔案的監督機制，可通過由醫院領導、檔案室領導及相關管理者所組成的監督管理小組，對醫院的基礎建筑項目資料進行監督管理，嚴格核查不同環節的檔案資料，確保資料的真實有效。

3.2 優化檔案管理制度

醫院需優化基建檔案管理制度，明確各檔案具體的記錄標準，對記錄內容不完整、記錄格式不規范的檔案資料進行退回重整，確保基建檔案的準確性[6]。同時需對不同類型的基建檔案進行分管模式，即科學地對檔案資料進行分類整理，并保留資料中各數據、內容的信息來源，確保基建檔案資料的可溯性，落實好責任制度。除此之外，需確保監督管理機制同檔案管理制度的有效銜接，落實好檔案資料的考核工作，提升基建檔案管理工作的工作質量。

3.3 引進現代信息化技術

隨著現代科學技術的發展，可在醫院基建檔案管理中合理引進現代化信息技術，即除傳統的基建檔案資料數字化外，可建立專門的醫院基建檔案管理平臺，并在平臺中引入云計算、大數據等現代化信息技術，使基建檔案管理者可通過此類技術快速且有效地對檔案資料進行分析、歸納，有效提升醫院基建檔案管理工作整體的工作效率。同時可利用現代化科學技術，通過掃描等方式直接將紙質的基建檔案信息電子化，使基建檔案管理者可直接對電子化后的檔案資料進行分類存檔，確保電子化基建檔案資料的準確性，避免因人工錄入方式，而增加資料錯誤的風險。建立相關的電子表格，使醫院基建檔案管理能實現集中性管理模式。

3.4 提升基建檔案管理人員的綜合能力

首先醫院需加強對現有基建檔案管理者的培訓工作，給予其更多的進修或培訓機會，使檔案管理者的知識水平和專業能力有效提升。除此之外，醫院還需加強培養管理人員對檔案法相關法律法規的認識與了解，提升其職業素養，培養綜合性基建檔案管理人才，有效提升檔案管理人員的綜合能力。其次醫院也需引進高素質的基建檔案管理人員，并對其進行知識理論、實際管理能力、基本素養等全方面的考核，確保錄入的基建檔案管理人員為綜合能力較強者，提升醫院基建檔案整體的管理水平。

4 小結

醫院基建檔案包含著醫院基礎建設項目實施過程中的各項原始信息材料，對醫院審核、驗收、后期維修、改建、擴建等過程尤為重要，經基建材料、結構與相關基建檔案資料的核查，能確保基礎建筑項目的質量，避免或減少項目事故的發生。同時醫院資金審查方面也是以基建檔案資料為依據，來進行基礎建設項目預算與實際資金方面的核查工作，有效避免公款私用等狀況發生，因此醫院需重視其基建檔案管理工作。在醫院基建檔案有效管理措施方面，本文主要提出了建立健全檔案監督機制、提升基建檔案管理意識，優化檔案管理制度，引進現代信息化技術，提升基建檔案管理人員的綜合能力這幾項措施，通過基建檔案管理模式的全面改進，以提升管理工作者的工作效率，確保各基建檔案資料的真實性及完整性，確保后期的基礎建設項目能有效開展。