以用戶為導向的高校數字檔案資源服務體系構建研究

張 俐

(湖北工業大學 檔案館，湖北 武漢 430068)

教育信息化背景下的“數字校園”、“智慧校園”建設，推動了高校檔案大數據環境的形成。作為高校核心戰略資源的重要組成部分，數字檔案資源通過匯集、整合、鑒定，依托網絡信息平臺，構建高效、便捷、一體化的數字檔案資源服務體系，是新時代高校數字檔案館建設的重要內容，也是數字檔案管理融入智慧校園建設的迫切要求。

高校數字檔案資源服務體系的構建，數字資源建設是基礎，信息發布平臺是支撐，而用戶則處于中心地位。數字資源建設要圍繞檔案用戶的利用需求，信息發布平臺建設要適應用戶的信息行為方式，服務管理要在保證信息安全的前提下包容用戶的個性化要求。因此，以用戶為導向構建高校數字檔案資源服務體系，才能滿足新環境下檔案信息化建設的需要。

1 準確定位高校檔案利用主體需求

(1)轉變觀念，面向檔案用戶構建服務。大數據環境下，高校數字檔案資源服務體系構建必須面向用戶，以用戶需求、用戶習慣為主線，精準定位服務模式，設計服務場景，建立服務流程，搭建服務平臺。

(2)找準方法，準確描繪用戶畫像。從社會信息學的角度，以學校內部機構、在校師生、校友、相關社會組織以及校外個人等檔案利用主體為目標對象，通過分析數字檔案資源需求類型與特征、信息獲取行為習慣、信息安全傳遞渠道、所獲取信息的使用與處理方式等內容，形成詳盡的用戶畫像，為建設具備合理性、全面性、兼容性的數字檔案資源庫提供核心依據。

(3)梳理場景，精準定位服務模式。高校數字檔案資源服務體系的構建，需要建立針對每類用戶的精準服務模式，設計切合實際的服務場景，建立安全可控的服務流程，才能準確快捷地提供服務，全方位滿足服務需求，提高服務質量。

2 強化資源整合，構建面向用戶的數字檔案資源服務內容

(1)找準定位，明確數字檔案資源整合目標。

傳統檔案資源普遍存在零散性、隨機性和區域性的不足，數據資源離散分布，形成了一個個“信息孤島”。《國家中長期教育改革與發展規劃綱要(2010—2020年)》明確提出，充分利用優質資源和先進技術，整合現有資源，構建先進、高效、實用的數字化教育基礎設施[1]。高校數字檔案資源整合是開展數字檔案資源服務的前提，高校數字檔案資源服務是高校數字檔案資源整合的基礎導向。目前，高校數字檔案資源共享及服務一定程度地存在機構職能不清晰、數據流程混亂、數據零散等問題，重點應從頂層設計著手，分析大數據環境下高校檔案工作機構與信息化機構或數字數據資源管理機構的職責差異和分工，找準高校檔案工作機構在大數據管理中的定位，以檔案利用主體需求為主線，深層次挖掘、提煉和分析檔案數據，以服務為導向進行數字資源整合。

(2)梳理脈絡，確定大數據環境下高校數字檔案資源整合方案。

大數據環境下，高校數字檔案資源的數據內容龐雜、數據體量大，如何通過科學合理的主題維度來梳理出數字檔案資源整合脈絡，決定了數字檔案資源整合的成敗。互聯網時代，數據內容是大家普遍關注的熱點，用戶對數字檔案資源的本身內容關注度遠遠高于其外部特征及表現形式[2]。依據內容主題和檔案利用主體需求來對高校數字檔案資源進行優先級劃分，是梳理高校數字檔案資源脈絡、確定整合路徑及方法的基礎。依據PDCA P(plan)、D(do)、C(check)、A(action)循環[3]，即通過計劃、執行、檢查、行動四個階段，分別解決高校數字檔案資源整合方案在大數據環境及高校實際應用場景中的適應性問題、在實際構建中的復雜問題、在與服務連接過程中的不確定性問題、在實際實現過程中的偏差問題，提供理論框架、頂層設計、基礎架構、偏差矯正。

(3)以需求為導向，構建高校數字檔案資源共享與服務內容。

從檔案利用主體需求出發，大致可以將高校數字檔案資源服務分為：可視化用戶需求交互服務、綜合檢索及查詢服務、基礎統計服務、基于檔案基礎業務及數字檔案資源本身的數據分析服務、數字檔案資源匯編服務、基于利用主體需求偏好及習慣的推薦服務、平臺基礎管理服務。服務劃分及內容見表1。

表1 高校數字檔案資源服務一覽表

3 搭建基于大數據環境的高校數字檔案資源服務平臺

(1)準確分析大數據環境下高校數字檔案資源服務特征，形成平臺特色。

大數據環境下，高校數字檔案資源服務平臺具有服務可視化、數據挖掘、大數據管理、海量數據存儲、業務及流程監控自動化等特色。服務可視化支持可視化的數字檔案資源數據采集、分析、查詢、業務及流程監控等；數據挖掘可根據服務需求對數字檔案資源進行快速抽取和分析，為服務層提供高效的數據服務；大數據管理可針對海量的高校數字檔案資源，形成完善的數據管理方案，確保數據的穩定性、安全性、靈活性；海量數據存儲支持以云存儲、分布式文件存儲等方式對海量數字檔案資源進行存儲及備份，同時生成安全可靠的容災備份機制，確保信息安全；業務及流程監控自動化支持對關鍵業務及流程的細節跟蹤，自動形成日志管理機制，及時發送預警信息，確保關鍵檔案業務安全有序展開。

(2)基于云計算技術，設計多層次、全方位的服務平臺體系結構。

大數據環境下高校數字檔案資源服務平臺的搭建離不開云計算技術。云計算分為IaaS、PaaS、SaaS三種類型[4]，提供不同的解決方案。參考現有對云計算體系結構的研究，大致將其分為物理資源層、資源池層、管理中間件和SOA構建層，見圖1。

圖1 高校數字檔案資源服務平臺示意圖

參照云計算體系結構，大數據環境下高校數字檔案資源服務平臺體系結構也應從物理資源、資源池、管理中間件、SOA構建層四個層面進行設計與搭建，但基于在高校整體信息化平臺中的職能定位，應側重管理中間件、SOA構建層和資源池的數據資源池、軟件資源池的建設，以最小的投入最大化地滿足檔案利用主體需求，提供全方位的高校數字檔案資源管理及服務。

(3)堅持協作創新戰略，加強深度技術合作，組建優質項目團隊。

目前，高校檔案人員結構不合理，專業從事檔案信息化的計算機學科等專業技術人才緊缺，而且各高校在檔案信息化建設工作中投入的經費相對不足，因此，將高校數字檔案資源服務平臺建設融入數字化校園系統，作為子系統協同其他業務系統同步建設，盡可能避免檔案機構獨立建設的情況，借力發展，是較好的策略。加強與檔案信息管理系統供應商及其他檔案信息化企業的合作也是有效策略之一。高校檔案機構在選擇信息化合作單位時，必須全面考慮合作單位的人員配備、技術素養及管理水平，組建跨學科、跨領域的優質項目團隊。

4 加強數字檔案資源平臺運行保障機制

大數據環境下，高校信息化建設步伐逐步加快，為適應智慧校園建設的需要，高校各部門信息化改革已是必然。高校數字檔案資源服務平臺的運行需要從部門、學校、國家三個層面確立運行保障機制。

部門層面，創新工作方法，加強專業技術人員培訓，完成適應數字檔案資源服務平臺的工作機制轉型。一方面，部門必須加強引導，幫助檔案工作者自主學習，創新工作方法，以適應大數據環境下高校數字檔案資源服務；另一方面，部門應強化工作轉型機制，制定符合實際情況的轉型策略及政策，確保高校數字檔案資源服務平臺由傳統環境向大數據環境平滑過渡。

學校層面，基于協同創新機制，建立新型檔案機構[5]。隨著檔案信息化建設的深化，必須基于協同創新機制，將檔案館的機構改革納入全校的組織機構改革，建立新型檔案機構，明確職能職責，深化高校檔案工作及管理機制改革。

國家層面，建立健全數字檔案資源服務評估指標體系，用于衡量高校數字檔案資源服務質量及其效果，起到評價與引導作用，促進檔案工作可持續發展。評價指標體系構建以評價目的為主導[6]，數字檔案資源服務評估，以用戶體驗理論為依據[7]。