淺談如何做好大學行政秘書工作

朱玲

摘要：教學工作是高校的中心工作、重中之重，教學工作的良好運行是人才培養順利進行的保障，同時，教學管理在教學秩序的維護和教學質量的提升上都發揮著重要的作用。從目前高校行政秘書的本職工作可以看出，行政秘書在教學工作中發揮著重要的作用，行政秘書的高效、準時、耐心和認真工作是教學有序運行的重要保證，它在教學管理活動中的作用是不可替代的。要關心、關注和關懷行政秘書的工作，充分發揮其職能，對于促進教學改革，提高高校教育管理水平有著重要意義。

關鍵詞：高校學生;行政秘書管理;提升策略

引言

高校中的教學管理工作主要是對高校內與教學相關的事務進行有效管理，它是管理工作來中的重點內容，將會直接影響整體管理工作的實施效果，也會對行政管理工作的內容以及性質造成一定的影響。而行政管理工作主要是針對高校內部與行政事務相關事務的有效管理，在高校內部管理工作的過程中，只有正確處理教學管理和行政管理工作，才能夠使教育工作實現健康穩定發展。

1高校行政秘書的職責

（1）日常管理。負責學院資產管理、轉發學校職能部門日常行政通知，負責督促檢查行政工作計劃和落實辦公會決議的事項，負責學院日常訪客接待，負責保管學院印章、開具各類介紹信、學院日常安全工作，采購分發辦公用品、家具、儀器設備及其入庫、日常保管和維護等，節假日工會禮品發放，負責各項信息統計和管理等。（2）財務報銷。學院日常辦公用品報銷、借款、沖賬等。領導辦公差旅報銷、學院主辦的各類會議中的住宿、場地、租車等費用的報銷，各類設備、家具、實驗儀器的采購和報銷，各類設備維護和維修費用的報銷，各類學院勞務發放，年底酬金發放等。（3）會務工作。學院各類會議的會場布置、設備調試等，負責每周行政例會安排、年度會議的編制規劃，協助領導做好其他會議的組織通知等會務工作，整理保存相關會議的記錄。（4）文字工作。負責一般性行政公文的起草;負責各類行政會議的記錄和整編，負責起草一般性的行政公文和相關文字材料的校核，負責重要會議上院領導的發言稿和相關材料的草擬工作;負責起草學院年度行政工作的年度總結、規劃和決定等文字材料，重要會議的報道及新聞稿的撰寫，完成院領導交代辦理的其他文字材料。

2高校行政秘書管理現狀分析

2.1工作服務意識淡薄

高校行政管理工作存在憑經驗辦事、守舊規辦事的問題;存在對自身的工作性質認知不清、對自身工作服務型認知不清、對自己的身份認知不清等問題。問題的主要原因是沒有時刻把服務意識印在腦中，這樣就使得多數高校行政管理工作者不求進取、不懂創新，在無形中大大降低了行政工作的效率。習近平總書記曾強調，我們黨要樹立服務型政黨。那么在高校行政管理工作中，更要建設服務型高校行政管理模式，只有為教師和學生做好服務，才能提高我們的工作效率，為高校教學活動和科研活動提供更好的學習氛圍。

2.2行政管理人員缺乏較高的專業素養

由于高校對行政秘書管理工作重視程度不高，一些管理人員都是由高校教師兼任。他們雖然具有良好的教學經驗和文化素養，但是他們沒有接受管理專業的知識培訓，缺乏一定的行政管理水平。并且他們平時還有繁重的教學任務，不能將全部精力和時間放在管理工作中。還有的高校招聘的管理人才自身缺少社會經歷，沒有管理經驗。導致在高校行政管理中缺乏具備專業素養的管理人才，直接影響到行政管理效能。

3高校行政秘書執能力提升的策略

3.1明確崗位職責，強化科學管理

高校應進一步完善行政秘書的管理體系，明確行政秘書的崗位職責，使其更好地開展教學管理工作。強調行政秘書專職服務于教學管理日常事務性工作，執行教務處、系主任布署的關于教學管理工作的相關事務，傳達教學相關的各項通知，如在教師調停課、學生選課、教師臨時更換上課地點等緊急情況的統籌與協調，保障教學各個環節有序運行。目前，高校采用信息化管理教學，倡導無紙化辦公，這就要求行政秘書必須熟練掌握辦公軟件和教務系統的操作技能，靈活運用新媒體技術等，通過信息化的科學管理來提高工作效率和工作質量。

3.2完善行政管理制度，提高行政管理效能

隨著信息時代的進步與發展，互聯網技術不斷應用到學習和生活中。因此，高校行政秘書管理工作也要做到與時俱進，利用先進的信息技術不斷進行改革創新，建立信息化、規范化的行政管理模式。高校也要提高行政管理工作重視程度，促進各部門之間建立良好的互動交流模式，強化行政管理工作與各部門之間的聯系，促進高校管理數據有效整合，提高學校行政秘書管理工作效能。另外，高校還要建立監督機制，讓各部門之間能夠做到相互促進、相互制約、相互發展。在考核中明確獎懲措施，對于行政管理工作中表現優秀的員工給予上升空間和福利待遇，提高他們工作熱情，有效提高管理工作效能。

3.3制定素質提升培訓計劃

要想科學系統地提升高校行政管理人員的素質，教育部門就要對各地區高校的實際情況進行全面調查和了解，然后根據調查結果制定提升的路徑以及詳細的提升計劃，同時還應嚴格督促各高校行政管理部門認真落實、嚴格遵守，并對行政管理部門內部管理制度的制定情況、行政管理人員的素質素養以及整體的工作范圍進行嚴格的檢查，如果發現有考核人員的素質不達標，應按照規定進行處理，情節嚴重的應給予嚴厲的處罰或開除。相關管理部門一定要加大干預和治理，采用科學的方法來提升高校行政管理人員的素質，只有讓管理者和行政管理人員意識到問題的嚴重性，才能夠確保其認真遵守、系統提升。

3.4加強信息化建設，實現智能化管理

第一，提升高校硬件和軟件設施，加大相應投資力度，硬件和軟件兩條腿走路，做到高校業務信息化全覆蓋，智能化全發展，做到無須人工操作，從“有紙化”向“無紙化”辦公發展;第二，制定全面化系統性制度，通過頂層設計，對高校資源進行整合統籌，制定符合本校的科學有效的制度規定，將信息化、智能化建設合理納入學校規章制度中，并逐級落實推廣;第三，創建高校信息共享平臺，通過互聯網特有的優勢，將高校所有師生數據進行分類存儲，使高校行政部門需要任何數據時可直接從數據庫中調取，并做到在日常工作中不斷完善該數據庫，如此能大大減少重復性工作，提升工作效率;第四，提升高校行政管理人員信息化素養，高校行政工作不是一個人或者一個部門可以完成的，需要多個部門交流協作的，每一位行政工作者都要緊跟時代潮流，做到日常辦公能線上非線下、能網絡不跑腿的信息化辦公意識和思維。

結束語

綜上所述，高校行政秘書管理工作是高校改革發展的重要環節，管理人員是直接面向教師和學生的。因此，要增強行政管理意識，不斷創新管理模式，積極尋找解決管理中存在不良現狀的措施。還要引導管理人員主動學習和進步，提升自身的綜合素養。最終有效提升行政管理工作效能，推動高校在教育事業中持續發展。

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