醫院病案檔案數字化建設的組織管理應用

【摘要】經濟和信息技術的發展，為行業的發展帶來了機遇和挑戰，為管理和創新提供了更多的渠道和途徑，現已將信息技術應用到各行各業的發展和管理當中。醫院的病案檔案管理方式也在發生轉變，逐漸引入計算機技術和網絡技術，實現數字化建設發展，滿足不斷增多的、更詳細的資料需求，為病案檔案需求者提供更高質量的服務。本文主要通過分析醫院病案檔案數字化建設的組織管理應用，希望對強化醫院數字化建設發展有所幫助。

【關鍵詞】醫院病案檔案;數字化;組織管理

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]2096-5249（2021）09-0201-02

經濟和信息技術的發展，促使更多的行業加強信息化、數字化建設，創新管理和發展的方式。醫院也需要強化病案檔案的數字化建設和應用，實現病案檔案的無紙化存儲和數字化利用，方便對病案檔案的調閱、查詢、存儲、維護備份，防止信息資料的損壞、丟失等問題，提高檔案信息的使用效率和醫院的工作效率[1-2]。

1 醫院病案檔案數字化建設相關概述

醫院病案檔案數字化建設就是醫院利用微縮技術、數字影像技術等，對原有的紙質檔案進行拍攝，同步產生微縮影像和彩色數字影像，進行微縮數字一體化管理。利用微縮影像進行病案檔案的安全存儲，將數字影像用于醫院日常的查詢、調閱等工作當中[3-4]。通過醫院病案檔案的數字化建設，將紙質檔案與電子病案檔案的管理有效的結合起來，提高了檔案的使用效率，有助于醫院更好地展開工作，提高工作和管理的效率。

2 醫院病案檔案數字化建設的必要性分析

2.1 提高病案檔案信息的使用效率 病案信息資料在醫療及保險付費、傷殘鑒定、法律訴訟等作用顯著，原來的紙質病案檔案管理很容易發生丟失、破損、錯位歸檔、查找不到所需病案等情況，容易誘發醫療糾紛，引起檔案需求者的不滿。強化病案醫院病案檔案數字化建設，從原來的手工復印模式轉變為電腦打印，能有效的提高病案檔案信息的使用效率，方便病案檔案需求者及時的根據需要獲取相關信息資源[5-6]。還可以節約病案檔案的存貯空間，方便醫院管理和借閱等，有利于降低醫院的成本和管理效率。例如，可以通過數字化病案檔案系統根據需求進行快速檢索、選擇打印，還可以根據需求選擇相應的打印套餐，系統自動生成打印日志，簡化了原先查找、抽調、復印、歸位的環節，實現信息化管理，使醫院的病案檔案管理工作更加高效。還能簡化借閱流程，提高病案信息的共享，能夠實現多用戶同時調閱一份檔案，便捷的查詢所需病案，根據需求定位病程記錄、手術記錄等內容，有助于節約時間和部分醫療資源。病案檔案數字化建設可以科學的分類，并建立合理的索引，科研人員通過系統的病案號、疾病名稱和編號、手術名稱和編號、醫療診療情況等科學的檢索所需資料，可快速獲取所需數據，匯總統計分析。

2.2 提高病案檔案安全性 紙質檔案的管理需要注意防火、防水、防潮等一系列的管理，還容易出現丟失、損毀、破損等情況，影響到檔案的使用時限。強化病案醫院病案檔案數字化建設，可以通過系統實現病案檔案的在線查閱，實現病案的檔案的異質異地備份，有效的減少破損、遺失等問題的影響，延長檔案信息的使用壽命。而且系統對病案檔案信息設置了多層面安全保護，通過科學設置調閱權限、動態水印設置、日志管理等途徑，避免病案檔案信息外泄，及時的監測和管理病案檔案的打印時間和內容等，在保護病案信息安全的同時還能保護病人的隱私，也方便了醫院的管理工作[7]。

3 醫院病案檔案數字化建設的策略

3.1 建立和完善數字化信息檔案管理系統 強化醫院病案檔案數字化建設需要不斷地建立和完善數字化信息檔案管理系統，有效的引入大數據、云技術等相關軟件和技術，結合HIS，LIS、PACS、EMR等相關信息系統，建立和完善數字化的病案檔案信息管理系統，打造數字化管理平臺，進行紙質病案檔案的微縮數字化加工，對醫院的紙質病案檔案進行微縮數字化拍攝，實現數字化轉變。采用最新的疾病手冊、手術操作ICD編碼等重新編碼診斷和手術，及時的歸檔和存儲，根據實際情況不斷調整和增加，合理的分類管理，促使信息資料的保存更加完整、更加準確。還需要定期的進行系統維護，更新系統。

3.2 打造專業的管理團隊 強化醫院病案檔案數字化建設需要打造專業的管理團隊，提供更加專業的病案檔案信息化建設和管理人員。有針對性的引入計算機和網絡等相關專業的人才，提高醫院病案檔案信息管理隊伍的整體水平。還需要加強對醫院在職人員的相關理論和知識的培訓，提高在職人員的病案檔案數字化管理的意識，滿足檔案信息數字化管理的要求。強化交流溝通，吸取、借鑒其他醫院和機構的數字化建設成功經驗，并根據實際醫院的實際需求有計劃、有步驟地開展醫院病案檔案數字化管理建設。此外，好需要強化對外包單位的監督和管控，增強各環節人員的責任意識[8]。

4 醫院病案檔案數字化建設的組織管理應用

4.1 強化各組織的職責 醫院病案檔案數字化建設的組織管理應用需要強化各組織的職責，根據醫院病案檔案管理的實際狀況，分期、分階段的進行，各環節的人員需要明確自身的職責和任務，做好數字化病案檔案管理各環節的交接工作。一是，分管領導、設備與信息科長需要強化操作人員的錄用選擇;如需外包則要科學的制定標準，規范工作流程，強化對工作質量的監督控制;科學的篩選制作過程中多需要的各項設備等硬件設施;加強病案檔案的資料和內容的管理，確保給外包單位加工制作提供的檔案資料和內容的完整性、準確性;還需要加強各交接環節的管理，防止病案檔案信息的泄露、丟失等情況，確保病案檔案信息的安全性。二是，病案檔案數字化管理團隊和外包單位需要嚴格依照病案整理一病案翻拍一病案編目一圖像處理一圖像固臉一數據上傳的程序進行。規范加工流程，設置專人負責分包、領用、整理、翻拍、索引、校對等各環節的加工制作。還需要設置專人進行質量控制，做好登記、定期的進行檔案抽查、及時的發現病案檔案中缺頁、掃描等的問題，跟蹤查看分包是否符合流程和規定，統計領用登記中的缺號情況，加強系統識別等。三是，病案檔案整理和翻拍人員需要科學的整理和排序，準確地獲取翻拍的病案檔案信息，按要求合理編號，及時的對資料進行修補和完善，還需要不斷地補充和調整，科學的建立索引、做好信息的核對工作，促使病案檔案信息更加的準確、完整，方便查詢和調閱[9]。

4.2 科學建立素引 醫院病案檔案數字化建設的組織管理應用需要科學建立素引。合理的分頁編號，確保病案中所需記錄的信息沒有遺漏。醫院病案檔案數字化建設時需要對不完整、不清斷、未標記、原件不清等問題做好補充。還需要做好基本病案信息的核對工作，核對錄入病案號、出入院日期、病人的姓名等，對于不一致的病案資料信息做好增補和修正的工作，確保錄入的病案信息準確無誤。科學合理的進行分類，對錄入的信息進行病歷條形碼定位，科學設置檢索關鍵詞等，以便快速查找所需的病案信息。

4.3 內部病案實施小組長負責管理 醫院病案檔案數字化建設的組織管理應用需要強化內部病案實施小組長負責管理，強化對病案檔案信息的內部管控。通過運行后臺軟件檢查每天翻拍的病案檔案的病案份數和頁數，認真的核對，做好數據比對工作。強化質量監控，嚴格依照成品和質量的要求進行，確保圖像清晰、打印清晰，對生成的每份病案檔案仔細的核查，逐頁檢查，確保準確、完整、合格后，沒有字跡不清晰、字跡斷續、圖像雜點、圖像深淺不均勻、圖像歪斜等問題之后，在進行統一的存儲管理。索引的建立需要對每份圖像設置科學的屬性標注，不斷的根據實際的情況進行調整和更改，促使建立的病案檔案索引數據與實際的病案圖像相一致。通過光盤、硬盤、服務器L備份等方式進行備份管理，提高存儲的安全性，減少遺失和損壞等問題。還需要做好病案檔案數字化建設的驗收工作，隨機的對病案圖像和紙質檔案進行抽查管理，對照核對數量及質量，確保病案檔案準確、完整。

5 結束語

綜上所述，醫院病案檔案的數字化建設，有助于解決醫院病案檔案存儲、安全、管理等問題，節省存儲空間，提高檔案安全性和檔案的信息使用效率，有助于提高醫院病案檔案的管理和服務水平，更好地開展各項工作。醫院病案檔案數字化推進與應用需要醫院的管理人員高度重視，加大投入力度，不斷地建立和完善數字化信息檔案管理系統，有效的引入大數據、云技術等相關軟件和技術，結合相關信息系統，建立和完善數字化的病案檔案信息管

理系統，打造數字化管理平臺，及時的歸檔和存儲，根據實際情況不斷調整和增加，合理的分類管理，促使信息資料的保存更加完整、更加準確。

參考文獻

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作者簡介：劉可新（1969.07-），女，山東德州人，本科學歷，中級職稱館員，行政職務科員。研究方向：病案檔案管理。