檔案信息化管理的優勢與安全問題研究

覃銳祺

【摘要】信息技術的快速發展是一把雙刃劍，在給檔案管理工作提供方便的同時，也帶來了許多安全問題。所以，檔案管理技術人員要認識到信息技術的重要性，不僅要對信息技術進行全面了解，還要考慮信息技術對檔案管理工作的安全性，采取有效措施，解決檔案信息管理的安全問題，從而實現檔案管理的完整性、真實性、可靠性。

【關鍵詞】檔案管理;信息化管理;優勢;安全問題;

引言

通過高效率開展檔案管理工作，不僅可幫助企業更加科學、合理化地安排現有資源，促進不同地區中人員管理分配工作的高效率推進，而且還能真實、全面地記錄現代企業在不同發展階段中的實際表現，保證工作效率的同時促進可持續發展目標的順利實現。目前，已正式進入到信息時代，各種先進科技手段的應用為現代檔案管理工作提供強力的支持，進一步突出檔案管理信息化建設的實踐功能，減少成本支出的同時提高檔案管理的工作效率。

1檔案管理信息化建設的必要性

1.1提升管理效率

依靠人工查閱檔案資料時，我們往往需要到檔案室去查找，這就給很多在外地出差臨時需要調閱檔案的業務人員造成不便，甚至延誤了很多寶貴的發展機遇。檔案管理信息系統中真正實現了足不出戶即可調閱所需檔案資料，企事業單位工作人員只需在線申請調閱檔案事由，經上級領導批示后，系統后臺會自動將批示信息推送到檔案管理部門，檔案管理人員會將檔案資料電子版發送到預留郵箱內，并且在調閱權限范圍內可以在線打印，凸顯了檔案資源調閱工作的便利性，大力提升了檔案管理工作效率，改善了檔案管理服務的落后局面，人們對檔案管理服務的滿意度也在逐漸好轉。

1.2存儲更加便捷

傳統的檔案管理模式大多數是通過人工進行整理、分類、記錄信息以及調整修改。傳統方式經常會出現檔案資料錄入錯誤或者遺漏等現象，降低了檔案的準確性與真實性，同時還增加了工作人員的負擔。為了更好地適應社會發展，把計算機技術與檔案管理相結合，在一定程度上便捷了檔案管理的存儲。通過對計算機進行程序設定，只要簡單地對鼠標進行點擊，就可以把相似的檔案資料統一歸類，既可以縮短查找資料時間，還可以提高資料的利用率，使檔案管理更加方便快捷。

1.3促進資源共享

檔案管理部門身處企事業單位管理的邊緣，長期受到忽視，形成了“孤島現象”，大量的檔案信息沉睡在檔案柜中，各業務科室卻經常反映檔案調閱時效慢的問題，檔案資源共享將以大力度打破這一禁錮，讓各業務科室與檔案管理部門能夠互通互聯，杜絕檔案資源利用滯后現象，積極促進檔案資源在企事業單位內部的流通與利用，使得檔案資料能夠不斷的更新和補充。檔案管理信息化建設的主要途徑就是要構建檔案資源共享平臺，各科室能夠在線傳送檔案信息，平臺會依據檔案內容關鍵詞來完成后臺的點對點推送，遇到檔案數據需要修改時，也可以在線進行修改，避免了反復報送檔案造成的數據誤差。

2加強檔案管理信息化發展的措施建議

2.1加大對檔案管理信息化的支持力度

首先，企業管理者需加大資金投入力度。逐步完善基礎硬件設施的同時，打造出適用于檔案管理信息化建設的工作環境，通過改善檔案管理部門的硬件條件盡可能滿足檔案管理信息化建設工作的各項要求，并盡可能地減少不必要的資源浪費與成本支出。在這一過程中，現代企業需建立起符合自身發展條件的日常維護機制，并將此項工作交由專門人員負責，定期對檔案管理信息化建設工作所需應用的基礎硬件設施進行檢查和維護，使其能處于正常的運行狀態，在現有的基礎上提高檔案管理信息化的工作效率。其次，在保證相關基礎硬件設施功能完善性的同時，相關部門還需根據以往的檔案管理模式，結合企業當前的發展情況制訂出統一化的檔案信息建設規范。為能確保檔案管理信息化建設任務的高效率開展，檔案管理部門要盡快構建出一套行之有效的檔案信息化管理制度，以此保證檔案信息資源的真實性、完整性以及可靠性。

2.2優化人才隊伍

由于檔案管理人員整體素質與檔案管理水平息息相關，因此，我們要提高檔案管理人員的創新意識，明確自身職責，提高在實際工作中的責任意識。認真努力的開展檔案管理工作。同時還要重視檔案管理人員的培訓，努力提高檔案管理的專業知識和專業技能，使其能夠熟悉運用現代化技術，全面提高檔案管理信息化的水平。

2.3加強技術應用，提高檔案資料存儲的安全性

對于檔案信息化管理的存儲安全問題，我們可以通過加強技術應用對檔案資料予以保護。目前，應用較多且效果較好的技術分為兩種：一種是采取對稱加密方式，就是在檔案資料進行加密管理時設置相同的加密秘鑰與解密秘鑰，這種方式被運用的比較廣泛，在檔案信息化管理中具有顯著效果，可以提升檔案資料的安全等級;另一種是非對稱加密技術，就是對檔案資料進行加密管理時使用不同的秘鑰，加密秘鑰可以適度公開，但是解密秘鑰必須由相關管理人員進行保管，確保檔案資料的安全性。利用加密技術可以完成對檔案資料的安全管理，避免核心資料被不法分子篡改或盜取，提高檔案資料的真實性與合法性。

結束語

綜上所述，信息化的快速發展，傳統的檔案管理制度已經不能滿足社會發展的需求，檔案管理工作也必須與時俱進，順應時代發展。因此，我們應積極創新檔案管理服務模式，深度優化人才隊伍，提高檔案管理信息化水平，讓檔案管理更好的服務于社會和經濟發展。

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