石油化工企業(yè)物資采購風險分析及防范

劉 剛

(中國石化上海石油化工股份有限公司，上海 200540)

大型石油化工企業(yè)一般擁有眾多裝置，所需的原輔料以及設(shè)備等種類繁多、數(shù)量巨大，因此物資保障是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)。因市場因素供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)都可能發(fā)生各類風險，如：物資選型不準確、采購周期超時、招標不規(guī)范、采購物資質(zhì)量存在問題，采購物資過程中還可能發(fā)生安全、環(huán)保、交通、裝卸等事故。因此，在物資供應(yīng)中持續(xù)開展風險管理，對于提升企業(yè)物資供應(yīng)工作質(zhì)量、增強企業(yè)競爭力具有重要意義。某石化企業(yè)的物資采購中心(以下簡稱物資采購中心)不斷深化物資采購風險管理的創(chuàng)新與應(yīng)用，通過自我查找分析物資采購中各類問題，經(jīng)過風險識別，共辨識出風險180余項，探索形成了物資采購領(lǐng)域風險管理機制，使物資供應(yīng)各類風險得到有效控制。

1 物資采購風險因素的識別和分析

中國石化安全風險矩陣將風險發(fā)生的嚴重性劃分為從輕微到特別重大，依次為A、B、C、D、E、F和G共7個等級；可能性從低到高分為8個等級，依次為1、2、3、4、5、6、7和8。風險矩陣中每一個具體數(shù)字代表該風險的風險指數(shù)值Risk Index(RI)，最小為1，最大為200，風險指數(shù)值表征了每一個風險等級的相對大小。中國石化安全風險矩陣是評定風險定級和風險值的重要工具，規(guī)定了中國石化可接受安全風險標準、評估指標和剩余風險值管理的最低安全要求，是安全風險等級量化工具，體現(xiàn)了中國石化容忍安全風險準則和可接受安全風險準則。對于某風險的具體風險等級，應(yīng)取3種后果中最高的風險等級，采用后果嚴重性等級的代表字母和可能性等級數(shù)字組合表示。例如：當后果等級為A，可能性等級為7時，其對應(yīng)的風險等級為A7。風險級別分為重大風險(紅色)、較大風險(橙色)、一般風險(黃色)和低風險(藍色)4個級別。容忍風險(Tolerable Risk)是最低合理可行(ALARP)區(qū)域的上限值，當超過該值時，屬于不可容忍風險。當風險處于容忍風險區(qū)域時，應(yīng)采用ALARP原則確定風險是否可以接受。可接受風險(Acceptable Risk)是ALARP區(qū)域的下限值，小于等于該值時，屬于廣泛可接受的風險。

物資采購活動的風險大致可分為外部風險、內(nèi)部風險、經(jīng)濟風險和商業(yè)風險。物資采購中心對照中國石化安全風險矩陣，針對物資供應(yīng)全過程進行風險因素識別。對識別出的風險進行評估和風險等級劃分，并根據(jù)風險值的高低區(qū)分出低風險、一般風險、較大風險、重大風險，其中低風險35項、一般風險55項、較大風險23項、重大風險9項。對照企業(yè)的物資供應(yīng)工作流程，對122項風險進行歸類，針對每一項物資供應(yīng)風險進行風險描述、風險等級劃分、風險值確定，形成物資供應(yīng)風險因素識別清單。

2 風險管控措施的實施與效果

在物資供應(yīng)風險因素識別和評估的基礎(chǔ)上，要求所有科室查找本部門工作中的主要風險。圍繞“安全、經(jīng)營、廉潔”三個方面，結(jié)合日常的內(nèi)控管理、一體化體系管理的要求，應(yīng)用安全矩陣風險值表的方法進行評估，形成科室的風險清單，根據(jù)風險值的高低區(qū)分出低風險、一般風險、較大風險、重大風險，再根據(jù)風險值的高低落實責任人和責任時間，并確定針對每一項風險的具體行動項，取得了一定的成效。

2.1 質(zhì)量風險和付款風險管控

強化物資質(zhì)量控制，采取現(xiàn)場考查和視頻檢查相結(jié)合的方式對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量管控情況進行檢查，了解其產(chǎn)品保供及質(zhì)量管控能力，確保采購質(zhì)量。嚴把技術(shù)文件關(guān)和監(jiān)造質(zhì)量關(guān)，細化技術(shù)要求、控制措施和驗收標準，對制造工作進行“飛行檢查”。加強專業(yè)管理部門、使用單位質(zhì)量管理主體責任分解，做好質(zhì)量風險的全生命周期管理。加強到貨物資入庫檢驗，在做好到貨物資外觀包裝、標簽標識、質(zhì)量證明文件等要素驗證驗收的同時，按照檢驗計劃，做好入庫檢驗。驗收時涉及技術(shù)性強，大宗和新、特物資，應(yīng)進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。同時做好落實不合格閉環(huán)處置工作，降低采購質(zhì)量風險隱患。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。財務(wù)付款時合理選擇付款方式并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。嚴格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項準確無誤后才予以支付。審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。實現(xiàn)上述措施后，確保了A類物資監(jiān)造率100%，質(zhì)量問題處理率100%；化工原輔料入庫驗收合格率始終穩(wěn)定維持在99%以上，實現(xiàn)了采購質(zhì)量風險的全面受控。

2.2 計劃風險管控

根據(jù)實際需要編制需求計劃，科學安排采購計劃。采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，作為剛性指令嚴格執(zhí)行。建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)。明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購程序，嚴格按照預(yù)算進度辦理請購手續(xù)。具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理請購手續(xù)。加強訂貨后與供應(yīng)商制造的進度對接，根據(jù)需求科學控制送貨節(jié)奏，實現(xiàn)采購與需求的無縫銜接。針對物資計劃管理的關(guān)鍵控制點，如：“計劃提報”、“訂單創(chuàng)建”、“出入庫”等環(huán)節(jié)，推行“馬上就辦”工作機制，提高執(zhí)行力。以目標為導向，發(fā)現(xiàn)物資計劃管理中存在的主要矛盾和突出問題，及時溝通協(xié)調(diào)。例如針對出入庫時效的情況進行統(tǒng)計和分析，分析影響時效的各種因素，找出影響物資供應(yīng)時效的主要關(guān)鍵因素，有針對性地進行分類、分級協(xié)調(diào)處理。措施實施后，采購按需入庫時效從最低時的77%上升至目前的98%，改善效果明顯，物資供應(yīng)管理水平明顯改善。

2.3 招投標和采購價格風險管控

在招標采購中可能發(fā)生規(guī)避招標、串標圍標、應(yīng)招未招、低價中標等招標采購風險。建立科學的供應(yīng)商評估和準入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。應(yīng)當按照公平、公正和競爭的原則，在切實防范舞弊風險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。采取協(xié)議采購、招標采購、詢價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。應(yīng)當定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。應(yīng)注重對物資采購供應(yīng)鏈相關(guān)方的考核評價，規(guī)范供應(yīng)行為，強化供應(yīng)鏈風險意識。準確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同，避免因歧視條款、技術(shù)指定等原因造成流標的現(xiàn)象發(fā)生，做到舉一反三，積累典型案例，及時做好對招標失敗情況的通報、考核，提高招標成功率及招標質(zhì)量。針對可能發(fā)生的異常情況，提前做好應(yīng)對措施，降低各種風險的發(fā)生。強化招標過程管控，提高招標方案質(zhì)量，合理設(shè)置投標條件，優(yōu)化評標專家隊伍，加強對中標供應(yīng)商的資格審核和后續(xù)產(chǎn)品制造質(zhì)量控制方案的審核；一次招標成功率從2020年1月的70%提升至2021年8月的84%，成功率明顯提高。近兩年來，未發(fā)生“應(yīng)招未招”現(xiàn)象；推進招標標準化，持續(xù)提高物資采購效率和質(zhì)量，無招標投訴；實現(xiàn)“招標不見面、評標不聚集、全程無紙化”的全程電子招標；成立招標服務(wù)組，順利開展多次招標，規(guī)范有效動作受到肯定。

2.4 合規(guī)風險管控

合規(guī)管理是企業(yè)內(nèi)控的一個重要方面，也是風險管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效的合規(guī)管理有助于企業(yè)應(yīng)對不確定性、風險和機會。依照合規(guī)標準，對物資供應(yīng)的各個環(huán)節(jié)進行全面規(guī)范整治，對存在的違法、違規(guī)行為進行制止和改正，對可能存在的問題進行評估和分析。通過相關(guān)評估結(jié)果，全面制定合規(guī)經(jīng)驗管理制度，提出適合企業(yè)合規(guī)評價的技術(shù)管理標準，確定合規(guī)工作中存在的薄弱問題，及時對合規(guī)方案進行調(diào)整，解決各種違規(guī)問題，對相關(guān)隱患進行處理和改進。對合規(guī)評估結(jié)果根據(jù)相關(guān)標準進行分析，及時向管理層提出有效的改進意見，加強對違反法律法規(guī)制度問題的分析，完成重點跟蹤管理的培訓，提升綜合管理水平。對內(nèi)部監(jiān)督考察范圍進行規(guī)范，加強內(nèi)部審計管理工作，對內(nèi)部的風險評估、內(nèi)控管理等多項日常規(guī)定進行監(jiān)督檢查，逐步加強內(nèi)部關(guān)鍵崗位工作的流程管理，對可能存在的監(jiān)督問題進行分析，發(fā)現(xiàn)潛在的違規(guī)行為，及時進行整理和整改，對業(yè)務(wù)進行有效督促。深入分析企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督檢查管理問題，進行嚴格的制度規(guī)劃，完善企業(yè)規(guī)范程序，對全體員工進行責任規(guī)范劃分，加強企業(yè)綜合經(jīng)營責任管理力度，切實完善企業(yè)內(nèi)部員工管理技術(shù)水平，提升企業(yè)責任風險意識的培養(yǎng)，提高對合規(guī)風險的防范效果。

3 結(jié)語

物資采購中心通過全面風險管理舉措，把內(nèi)控管理、一體化管理真正融合為一體，建立了符合物資采購實際的合規(guī)管理體系，在預(yù)防風險的同時也能很方便地找到持續(xù)改進和管理創(chuàng)新的機會。通過分級管控，明晰責任，實施風險控制策略；對照任務(wù)清單跟蹤落實行動項的進展情況，力求取得實效；堅持開展全面風險管理，實施和持續(xù)改進的效果明顯；通過全面風險管理的實踐運行，提高了風險管理水平，進而提高采購決策水平，有效控制物資采購風險，科學及時地化解、減弱甚至消除了各項主要風險，確保物資的安全、及時、綠色，增強企業(yè)競爭力。