淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革

◆ 陳慧娟

一、新形勢下事業單位檔案管理改革的意義

（一）緊跟時代發展的潮流。新形勢下對事業單位檔案管理進行改革，能夠使事業單位緊跟時代發展的潮流，運用現代化的科學技術進行管理，不僅能夠在使事業單位檔案管理的工作效率得到大幅度提高，減少事業單位的發展成本，有利于事業單位的長遠發展，并且能夠運用現代化的管理手段方便對資料的保存。

（二）能夠推動檔案事業的發展。檔案管理工作不同于其他類型的管理工作，其工作內容比較復雜，并且對于時間比較敏感。在實際的事業單位檔案管理中，檔案管理工作的順利開展需要各種因素的支撐，比如人力、物力等，才能夠使檔案管理工作得到具體落實。檔案管理工作具有連貫性的特點，在新形勢下對檔案管理工作改革，需要制定科學合理的管理方案，結合現代信息技術，定期分析檔案管理工作中的不足，總結工作中的經驗，為以后的檔案管理工作提供重要參考依據。

二、新形勢下事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理方法缺乏科學性。檔案管理工作是一項比較煩瑣的工作，但是其重要性不容被忽視，檔案管理工作的工作范圍涉及較廣，包括單位的發展歷史、發展案例、重要規劃等等，都是檔案管理工作的重要內容。在信息化快速發展的現代社會，網絡時代與人們的生活有著密不可分的關系，并且網絡的應用已經逐漸滲透到人們的生活和工作中，人們的生活在網絡的影響下發生了翻天覆地的變化。但是在現階段事業單位的檔案管理中，信息化的管理尚未得到充分應用。并且通過調查研究發現，一些檔案管理工作沿用的仍然是傳統的管理方法，需要手動翻閱，不僅浪費了大量的時間和精力，并且工作效率較低，難以滿足事業單位發展的需要。尤其是近些年來社會的快速發展，檔案工作的工作量不斷增加，工作程序更加繁瑣。因此，檔案管理工作中存在的問題迫切需要得到解決。

（二）對檔案管理的認識不夠，缺乏科學性。在現階段的事業單位中，缺乏對檔案管理工作的高度重視是長時間存在的問題，并且這個問題長期存在，雖然已經被多次提出，但是尚未得到徹底解決。一些事業單位對檔案管理工作的認識還停留在最初階段，一方面，領導重視程度較低。領導的一言一行都對工作人員有著重要影響，對于檔案管理工作的發展十分重要。一些領導片面的重視事業單位經濟效益的提高，認為檔案工作在事業單位的發展中作用不大。這種錯誤的意識導致檔案管理中的諸多問題不能得到深入分析和解決；另一方面，領導的不重視直接導致檔案工作相關的投入較少。一些領導認為檔案管理屬于閑職，甚至一些事業單位中的檔案管理人員是由其他部門人員擔任的，存在一人多職現象，阻礙了檔案管理工作的高效開展。

（三）檔案管理工作人員素質水平較低。檔案管理工作不僅要求工作人員具有較強的專業水平，并且對工作人員的素質有一定的要求和標準。但是在實際的檔案管理工作中，首先，由于領導思想上的不重視，導致其工作人員在工作中缺乏嚴謹性，認為努力工作和不努力工作都能夠得到同樣的待遇，缺乏工作積極性，沒有充分認識到檔案管理工作的重要價值。長此以往，容易在工作中出現敷衍、應付態度，對自身工作缺乏責任感，導致檔案管理工作中容易出現各種各樣的錯誤，并且一些錯誤沒有得到及時更正；其次，檔案管理工作的管理方式具有滯后性，缺乏新鮮的血液。一些事業單位的檔案管理工作人員年齡較大、素質水平較低，接受新事物的能力較差，缺乏利用信息技術的意識，仍然沿用傳統的管理手段，造成檔案管理工作的信息化發展程度較低；最后，檔案管理工作需要工作人員具備耐心和細心的心理素質，一些事業單位沒有對工作人員的素質水平嚴格把關，選拔工作人員時具有隨意性，甚至一些人員的工作能力不達標，很容易導致重要資料的丟失或者保存不當，如果一旦出現問題，將會極大的影響事業單位的整體發展。

三、新形勢下事業單位檔案管理的改革措施

（一）全面提高檔案管理工作人員素質。人才的作用對于各行各業都十分重要，事業單位要進一步加強對檔案管理工作人員的培訓。在新形勢下，人才的作用越來越被重視。首先，檔案管理工作人員的能力直接影響著工作效果，事業單位要根據實際發展情況，制定科學合理的培訓計劃，提升工作人員的管理水平，加強對檔案管理的人才隊伍建設。事業單位可以制定長期培訓計劃和短期培訓計劃，短期培訓計劃能夠根據事業單位目前的發展情況進行培訓，解決檔案管理需要迫切解決的問題，為事業單位的快速發展提供有利條件。長期培訓計劃可以制定檔案管理工作的發展方向，階段性的對工作人員進行培訓，為事業單位的可持續發展提供重要保障；其次，分階段性的對檔案管理工作人員的素質進行培訓。不僅要使檔案管理人員對工作具有高度的專注力，使工作人員能夠從思想上認識到自身工作的重要性，引導工作人員樹立愛崗敬業、一絲不茍的工作態度。并且要使工作人員認識到檔案管理工作的重要價值，在工作中善于總結經驗教訓，有提高自己工作水平的意識；最后，事業單位可以引進管理水平較高的人才，在檔案管理工作中注入新鮮的血液，發揮人才在檔案管理工作中的重要作用。事業單位可以在檔案管理工作中實行激勵制度，對工作態度認真的人員進行一定的物質或者精神獎勵，調動全體工作人員的工作積極性。也要對工作態度懶散、懈怠的工作人員進行適當的懲戒，使工作人員能夠對工作產生壓力感，在壓迫感的作用下認真工作，提高檔案管理工作的工作水平。

（二）加強對檔案管理工作的重視程度，創新管理理念。一是檔案管理理念服務化。新形勢下，事業單位需要對檔案管理工作引起充分重視，使檔案管理工作能夠緊跟時代發展的潮流，與時俱進，創新管理思路。第一，要將事業單位檔案管理中的服務功能充分發揮出來。在以往的事業單位檔案管理中，工作人員服務功能的意識較差，難以在檔案管理工作中體現服務功能。近些年來，檔案信息量不斷增加，因此檔案管理工作需要更加精準，要從各個方面、多角度分析不同階段、層次用戶的需要，根據不同客戶人群的需求從而制定出針對性的服務功能，并且向用戶提供高質量的服務；第二，檔案工作的服務化功能要向綜合化發展。體現檔案管理工作的服務化功能，可以對用戶信息進行全面分析，為用戶提供更多潛在的服務，要使服務化功能更加智能，提高用戶的滿意度，真正滿足用戶的實際需求，使事業單位檔案管理服務向全面化方向發展。二是檔案管理內容的網絡化。新形勢下，事業單位的檔案管理要充分利用信息技術的優勢，使電子檔案能夠逐漸替代傳統的紙質檔案。現階段我國檔案管理工作的網絡化還處于初步階段，網絡化方向是現階段檔案管理工作發展的主流方向。使檔案管理工作向著網絡化的方向邁進，能夠使檔案管理工作的服務范圍更廣，并且網絡具有便捷、共享等多種功能，能夠使檔案管理工作的效率更高。此外，檔案管理工作的網絡化并不完全是安全的，也具有一定的風險，比如，一些病毒的入侵、黑客的攻擊等，事業單位要采取有效措施防范互聯網中的風險，保證檔案管理工作的安全。三是檔案管理人才的復合化。復合型的人才對于現代社會的發展十分重要，對于事業單位檔案管理工作同樣如此，引入高素質的復合型人才，能夠有力推動檔案管理工作的改革。對此，事業單位要重視對復合型人才的培養，加大對管理者的培訓以及教育。

（三）建立完善的檔案管理制度。新形勢下，需要事業單位加大對檔案管理工作的執行力度，將信息化逐漸滲透到檔案管理工作中。尤其是檔案管理相關工作人員的基本工作，主要是需要做好對單位人員檔案的管理工作，比如檔案資料方面的收集、整理以及歸檔，這些為基礎的本職工作，要使檔案管理工作能夠及時、準確的為單位的發展提供重要參考依據。首先，相關部門要加強對檔案管理工作人員的管理，明確考核機制的內容、對象、標準等，使檔案管理工作的標準清晰化，提高檔案管理工作的整體水平；其次，有意識的培養工作人員的信息化意識，使檔案管理人員能夠利用互聯網的優勢不斷在探索中創新管理方法；最后，根據事業單位發展的情況做好長期的工作規劃。使行動目標更加清晰、具體，將檔案管理工作有效的融入到事業單位管理工作的重要管理平臺之中，借助事業單位管理平臺保證檔案管理工作的有效性。

四、結語

綜上所述，新形勢下事業單位檔案管理的改革十分重要。對此，事業單位要立足于事業單位發展的實際情況，具體問題具體分析，通過多種方法和手段，在不斷的管理實踐和摸索中探索出適合事業單位檔案管理的改革方案，合適的才是最好的，才能使事業單位的檔案管理改革更加科學化，為事業單位的快速發展奠定堅實的基礎。