淺論機關事業單位數字化檔案管理工作

孫秀艷 煙臺市芝罘公路建設養護中心

數字技術的應用得益于計算機的發展，以及應用范圍的擴展。數字技術的優勢明顯，可以通過虛擬化載體，將數據進行云端統計，輕松便捷。如果檔案信息相對復雜，則可可以通過數字技術加工，存儲分類，方便查找和利用，增加了檔案利用率，給人們的工作帶來便捷。

一、數字化技術在檔案管理工作中的運用意義

傳統的檔案管理方式為手寫的紙質文件，如果保存環境破壞，會導致檔案的丟失，且手寫數據不變查缺補漏，會產生大量的人力物力損耗。現在，計算機技術的應用使數字化技術應用于檔案管理工作當中，給管理人員的工作帶來了便捷。在事業單位中，檔案主要將承擔歷史使命的單位的發展變化進行記錄。電子記錄方式的應用，使得管理工作更加快捷，數據收集效率高，存儲速度快，且便于查找，已經成為了當前檔案管理工作的發展方向。檔案信息是一種重要的公共信息管理資源，在促進我國的政治經濟社會發展進步中也是起著非常重要的推動作用。對于各類事業單位而言，檔案管理是一項重要的文書工作。對于個人來說，它是一個記錄所有員工從學校到部門的學習、工作、獎懲情況的檔案，可以作為員工簡歷等檔案，作為單位考核、人才選拔、考核的有效憑證。就單位而言，它是事業單位的核心文件，其中包含了公司的大量機密信息，未經個人和單位同意，任何人不得泄露。檔案管理質量的優劣可以用來作為衡量事業單位人員在工作制度、人才培養能力和單位綜合實力的主要衡量指標。將數字技術應用于檔案管理，提高管理效率。數字化技術能夠節約工作成本，減少人員安排，便于數據核對。通過數據庫的形式能夠提高檢索效率，檔案的利用率也會有所提升，使得檔案管理工作能夠促進單位的發展，最大化檔案價值。

二、檔案管理工作中需要解決的問題

（一）缺乏數字化管理投入

在一些地區，由于公共機關事業單位對沒有將檔案管理工作作為單位發展的重要基礎之一，往往采取消極的管理方式，按部就班甚至落后于其他單位，限制檔案管理工作的資金投入，使得實際工作中對于數字化技術的應用和掌握不足，降低了檔案管理的有效性。

（二）現有檔案管理不便于綜合管理

完善的管理制度可以保障檔案管理工作的質量，但傳統的檔案管理方式難以實現各部門之間的有效溝通與協作，容易對重要文件數據進行冗余管理，檔案資料的綜合利用率相對較低等特殊實際情況，這必然也就是社會直接影響造成了企事業單位的個人檔案管理的工作穩定性相對的比較差，檔案資料的基本信息和資料保密性等方面仍然存在的諸多漏洞，管理人員對于如何進行企業檔案的管理工作缺乏了解，難以有效收集和保存昂貴的檔案資料。

（三）管理體系不健全

檔案管理人員必須制定檔案編制的操作流程，進行管理體系建設是工作有序開展、提高工作效率的重要基礎，傳統的紙質管理已經不能夠滿足現代化的社會需求。管理設備落后，也會導致信息更新緩慢，不能及時體現最新數據，制約著檔案管理工作的進步。新形勢下，完善檔案管理理念，尋找檔案管理的有效途徑，可以對加速我國社會經濟的發展起到促進作用。

（四）信息完整性的缺乏

每個業務部門的實際發展情況不同，會采用不同的檔案管理方法。由于其業務性質，許多單位會生成大量文件。實際上，很多文件是隨機保存的，這是不及時和有效的。歸檔的收集和分類會導致有價值的信息丟失，或者難以歸檔，使得檔案信息的完整性存在問題。

三、數字化檔案管理的優勢

（一）加快辦公自動化，降低管理成本

以往，我們的各類機關和企事業單位在對檔案資料的搜集、總結，存儲以及保管工作中，一直是采用粗放型的模式，換句話說，一種增加檔案人員、不斷更新檔案管理軟硬件設備、增加財務預算的解決方案，這種方法的主要問題是導致檔案管理成本飛漲。檔案數字化管理通過現代信息技術將大量傳統的紙質檔案信息傳輸到計算機上，成為機讀檔案，大大節省了存儲成本和空間。同時，查詢需要的文件數據非常方便快捷，有效避免了資源的消耗和浪費。

（二）提高文件利用率，實現資源共享

數字檔案管理采用計算機輸入、掃描等多媒體技術，確保重要檔案信息及時歸檔并盡快提供。政府機關和機關備案的應用非常普遍和及時，需要詳細準確的記錄信息用于任命、晉升。檔案進行數字化管理能夠隨時地為用戶提供實時、即位的資料和信息，為領導決策提供服務。同時，數字檔案管理成為一個“大數據”平臺，讓數據的查詢和共享更加快捷方便。隨著信息的共享超越了時間和空間的限制，數字檔案館已經成為“無形檔案館”，檔案館也從文件對象的存儲轉變為信息資源的交換中心。

（三）強化管理水平，提升人員素能

一方面，數字化的檔案管理工作主要是依靠網絡技術及其專業計算機設施，在對于設備的維修以及管理上，對于設備的配置和人才隊伍配備將會有較高的要求，確保了數字化的檔案管理工作可以正常進行。另一方面，隨著時代的進步和信息技術的進步，數字檔案館的管理和應用軟件也會隨之升級和更新，檔案管理者的業務知識也需要更新，同時適應新常態的經營形勢。

四、事業單位檔案數字化管理辦法

（一）檔案管理形式的創新

為了改善和提高企事業單位對檔案管理工作的服務質量，需要積極地改變傳統的檔案管理觀念和信息化管理方法，管理人員充分理解檔案管理工作意義，及時對檔案信息資料做出收集統計，利用計算機將信息存入數據庫。檔案管理工作非常重要，在日常管理中，我們嚴格進行檔案審核過程控制，定期整理檔案，加強檔案資源開發利用。

（二）投入設備設施建設資金

事業單位信息系統要想實現數字化管理模式，必須依賴于借助強有力的技術手段來作為基礎性支撐，這就要求我們黨和國家在實施信息系統工程時，應當進一步增大對于事業單位信息系統軟件研究和開發工作的支持和推動力度，正確地認識到數字化技術管理的重要意義，加強在資金、人力等各個方面的投入，并為這些設備開發正確的檔案管理軟件將提高檔案管理的工作效率和質量。另外，為了保證信息和數據的安全，需要進行防火墻等技術設置來避免黑客進入帶來的信息泄露損害。

（三）文件數字化管理的實現

在檔案管理操作過程中，處理文件是常規工作，處理文件的質量是影響工作效率的關鍵因素，通過電腦批注和登記文件，同時將文件上傳到數據庫，使用單位局域網進行流通，同時限制查看時間。如果流轉的單據沒有及時返回數據庫，系統會自動提示您，并讓您查看通過系統處理的單據排序情況，這樣就能夠大大縮短工作時間，工作質量得以提升。除此之外，由于文書的工作是實現了數字化的管理，所以我們就能夠實現網上傳輸，通過互聯網實現了對文檔的審查、批改和管理，節約了大量的工作時間。

（四）使用系統工程配置實現文件信息共享

在對企事業機關單位機構集團機關企事業機構單位機關集團機構企事業機關單位機構集團機關企事業機構單位管理信息系統的開發建設工作過程中，主要內容涉及了從系統總體設計、裝置的設計選型、軟件開發和對單位檔案管理信息系統進行收集整理、錄入等各個方面的建設工作。機關事業單位的發展過程中會產生大量的檔案資料，這些檔案必須明確分類歸檔，需要建立在一個完整的軟件系統，將檔案信息進行系統的歸類和存儲，便于后續的整理和查找，實現資源的共享。在進行系統配置期間，在設計雙服務器和磁盤顯示方案時，可以存儲文檔和數據，可以設計高速掃描儀完成數據掃描，備份文件信息。通過系統工程配置，根據檔案的特點，對數字檔案管理方法進行收集和分類，以提高信息共享能力。

（五）建設一支具有高素質和專業性的檔案保護與管理工作團隊

而且這種數字化的管理模式雖然由通國的軟件來實現，但最后還是需要一個人來進行控制，所以對于數字化技術應用于檔案管理工作，需要對管理者提出更高的要求。事業單位是重要的機關事業單位，檔案和數據非常重要，必須有專業的人力進行經營管理，對于數字技術和檔案管理的結合需要具備較高的理解學習能力和管理能力。對于部門工作人員，要不但進行技術安吉應用培訓，了解檔案管理的專業知識同時，需要進行思想品德教育。此外，事業單位注重引進優秀人力資源，聘用復合型人力資源，優化了事業單位檔案系統中的專業技術人員結構，使檔案管理工作信息化能夠得到深入的發展。

（六）加強檔案管理監管

由于事業單位有自己的特點，要更加重視事業單位的檔案管理任務，我國法律為檔案管理設定了某些標準。同時，事業單位需要對部門的工作特點進行分類，配置相應的檔案管理制度，加強對員工的約束和管理。此外，應建立科學的監督管理方案，確保檔案信息安全，同時促進檔案管理工作的數字化建設。

五、結束語

檔案管理工作是提高機關事業單位工作質量的重要環節，各級領導應高度重視。現在，計算機技術的融入，促進了檔案管理工作的數字化建設，通過完善的管理系統這幾，實現了信息的高速收集和整理，通過分類存儲，便于后續的查找和使用，實現現代化的檔案管理工作目標。數字化技術的應用使得檔案管理工作實現信息化，有利于促進檔案管理工作順利開展。