事業單位辦公室行政管理工作探析

劉志云

事業單位的辦公運行離不開辦公室的支持，它是單位形象的對外展示，發揮著綜合協調的作用。目前，我國事業單位辦公室行政管理中存在著一定的問題，不利于辦公人員工作效率的提升以及行政管理工作的健康發展。本文對當前事業單位行政管理工作中存在的問題進行了列舉并提出了一些政策建議，希望能為辦公室行政管理工作的健康發展提供幫助。

在事業單位工作管理當中，辦公室是一個全面綜合的辦事平臺，它的主要職能包含進行業務接待，對文件進行處理等，是行政管理能力強弱的體現，代表著對外的整體形象。在實際管理當中，存在著相關制度不完善、人才短缺、團隊合作能力欠佳等問題，需要進行調整優化。

一、新時期事業單位辦公室行政管理工作的必要性

（一）促進事業單位改革與優化

據有關資料記錄，我國事業單位有近130萬家，職工至少有3000萬人，規模非常大。事業單位運行所需的資金大部分或者完全由國家財政支持，是國家財政支出的重要組成部分。但是，很多事業單位自身的運作機制存在問題，比如定位不明確、政治事務不分、機制不靈活，甚至存在權力共享等。面對事業單位自身存在的問題和現狀，相關負責人應該深刻認識到其中的問題，然后進行改革與優化，比如：明確年度目標，制定好年度規劃，加強單位文化建設，完善獎懲機制，提升員工工作的積極性。

（二）推進事業單位的科學管理

在我國，事業單位充當著社會服務的角色，它是國家機關為實現社會福利而創辦，或者是由其他組織機構等為從事教育、科技、文化、衛生等活動而創辦，由于事業單位管理缺乏科學性以及合理性，目前我國部分事業單位存在著人員過剩、人才缺乏、職能劃分不明等問題，基于這些問題，實現事業單位辦公室管理的科學性勢在必行。事業單位辦公室管理過程中，不應該直接照搬傳統的辦公室行政管理模式，應該推行科學管理，提升辦公室管理質量和效率。

（三）有利于事業單位健康發展

貪污腐敗問題是一個社會問題，在事業單位當中也不免有思想不正而做違法亂紀事情的人，所以，應該加強事業單位辦公室管理工作，減少此類事件發生。事業單位應該加強對工作人員的思想教育，并且要嚴格按照法律、法規和章程來管理單位內大大小小的事物。相關監督部門，要認真履行監督職責，如若發現違法亂紀或者思想不正的行為，要根據相關規定進行處理，不斷促進事業單位辦公室管理健康發展。

二、辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）缺乏嚴格的行政管理制度

近些年我國經濟發展迅速，并且經濟體制發生了變化，為適應社會經濟發展的需要，我國政府機構也隨之進行了調整，并且調整規模較大，這使得辦公室管理工作內容變得更加復雜，出現了很多弊端和漏洞。事業單位辦公室管理改革沒有跟上社會經濟體制以及政府改革的步伐，很多社區的服務人員工作效率較低，因此，辦公室行政管理模式的不兼容導致了單位內部管理的漏洞，行政管理制度的缺失不利于事業單位的健康發展。

（二）人才短缺影響管理職能的發揮

事業單位辦公室是一個綜合事物型的平臺，它涉及到的職能比較多，相對來說較復雜，不僅需要協調和多部門之間的工作聯系，還要肩負起文件管理、保密管理、會議記錄、監督、目標管理考核等工作職能。這對于員工的工作能力要求很高，既要有較強的業務能力還要有較高的綜合素質，但是目前部分事業單位對于這樣的人才比較缺乏。很多辦公室管理人員對工作缺乏熱情和主動性，很多事項的推進都比較被動，只是配合執行，員工缺乏積極進取和奮斗意識，需要多部門協作的事項很容易被擱置，處理完成耗時較久，這也造成了事業單位管理工作整體效率的低下。

（三）辦公室作風建設存在的問題

辦公室作風問題一直是一項難題，它長期存在且形式多樣，主要有：事業單位辦公室工作人員之間拉幫結派，對于工作比較懈怠，很多事項都不認真完成，只是敷衍了事，流于表面，還有的對于單位組織的學習培訓等不認真參與，出現不學或者假學的情況。

事業單位應該加強對辦公作風建設問題的管理，完善相關制度并要切實落實，不要因為辦公作風問題拖累事業單位的科學健康發展。

（四）團隊協作意識不強

前文提到，事業單位辦公室是一個綜合事物平臺，它對于團隊協作能力要求較高，很多工作事項都是需要各環節工作人員共同推進來實現，需要辦公室工作人員具有較強的團結意識和責任感。但是，當前，很多事業單位的部分工作人員缺乏大局意識和團結友愛精神，自我意識較重，不利于團隊協作管理的推進。

三、辦公室行政管理工作的幾點思考

（一）改變管理方式，提高服務意識

事業單位本身就是為幫助實現國家福利政策而創建，處理問題時，要著眼大局，不要拘泥于小部門或者個人的利益，同時也要意識到一個小團隊的利益并犧牲整個團隊的整體利益。因此，單位的決定和領導集體的決定必須認真履行，在工作對接中，保持良好的態度和耐心，在接待客戶以及跨部門協作溝通中都要積極熱情。所有工作的出發點和立足點必須放在整體形勢和全局的高度上，這樣我們才能正確處理關系的方方面面。單位辦公室的行政管理應以單位的利益為基礎，為社會服務，避免以管理為管理的理念。必須摒棄形式主義，追求實效;要嚴格控制財政支出，防止鋪張浪費，注意勤儉節約;有必要根據單位的實際需要，選擇合理靈活的方式。最高原則必須是單位的利益，消除不適當的管理模式。其次，要加強與實際情況的結合。事業單位行政人員的職業道德修養是提高本單位行政能力，培養其責任感和忠誠度，以身作則的基礎。它在執行本單位的規章制度方面起主導作用，并成為一名能夠了解該服務的辦公室管理員。

（二）建立健全辦公室行政管理制度

辦公室作風問題的存在，主要與辦公室管理制度不完善具有主要的關系，所以需要建立健全辦公室管理制度。對于一些事項進行明確的規定和說明。對于違法亂紀的行為要進行嚴格的處罰和懲治，對于表現較好的的工作人員要進行表彰，適當給予現金獎勵等。制度建立之后要切實落實，完善監督舉報機制，加強工作人員之間的互相監督，保障新的辦公室管理制度能夠順利推行。要提示工作人員的整體素質，從思想上杜絕不良作風的出現，切實保障辦公室管理科學健康發展。

（三）不斷提高事業單位團隊的協作精神

事業單位辦公室的工作是復雜的，每個人的工作任務與責任不僅相同。寫作工作可以由部分職員獨立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，對于我們應該注重如何提高辦公室團隊團結合作精神。只有良好的合作關系才能帶來最大的利益。其次，辦公室里有很多的工作，比如交流和收發。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常繁瑣任務，這也給很多辦公室人員帶來了挑戰。同時，還需要加強學習和掌握辦公室的工作，不僅要了解辦公室的基本業務知識，而且還掌握單位的工作的進展和當前關鍵任務，真正處理所有事務和為人民服務。

（四）對管理方法創新，提高工作效率

辦公室管理是否科學直接關系到管理系統是否能夠協調運行，辦公室工作內容混雜、聯系廣泛、工作量大，在新時期科學發展下，電子計算機也被廣泛地應用到了辦公室工作中。辦公室自動化為辦公信息采集、記錄、文件傳輸和處理等都帶來了便利，不僅工作效率顯著提高，同時也讓辦公室從傳統經驗管理轉變為現代科學管理。因此，事業單位領導應大量支持辦公自動化流程，提高對辦公室自動化的重視力度，工作人員也應該積極學習和掌握辦公自動化技術，利用現代信息技術提高工作效率，如門戶網站、QQ工作群、微信工作群等。

（五）建立相互學習與協作意識

事業單位綜合辦公室工作需要大家寫作共同完成，因此工作人員要具備很強的團隊寫作一是，只有互相團結才能讓工作任務保質保量的完成。工作人員必須樹立大局意識，工作中做到相互學習，取長補短，團結一致，共同進步，密切合作，在工作之余還可以積極參加單位集體活動以營造出辦公室乃至整個單位的良好工作氛圍，打造出積極進取與團結奮進的隊伍，這樣才有利于促進事業單位的發展。

（六）對辦公室崗位進行精細化分工

事業單位綜合辦公室的行政管理工作比較復雜，領導臨時交代事項比較多，因此在實際的辦公當中，辦公室部分崗位均為隨機設置，因而存在著崗位分工模糊、工作分配不到位、職權重疊、崗位銜接空白等問題，容易造成相互推諉責任、遇事不處理或者多人反復處理同一事務的情況，不僅浪費人力還造成資源浪費，大大降低了工作效率。針對上述情況，辦公室各項任務與各個崗位必須詳細梳理，按照行政管理工作實際對崗位進行合理設置與細化分工，明確崗位職責，保證崗位職責不出現重疊現象，不同崗位工作銜接順暢，提高行政工作的時效性、針對性，全面提高行政管理工作的精細化水平。

四、結語

由此可見，行政管理對于事業單位而言是管理的核心內容，事業單位管理部門要求行政管理工作實施必須闊時到位，從而才能讓既往管理中的混亂形象得到解決，達到提高管理效率、節約管理成本的目的，從而保證單位的穩定發展。事業單位辦公室在面對新形勢與新任務下，對工作也有了更高的要求，面臨著新的挑戰，辦公室作為事業單位的中樞部門，必須梳理正確的工作理念，與時俱進，對管理方式方法不斷創新，對辦公行政管理體系不斷完善，進而保證辦公行政職能充分發揮，促進單位的穩步發展。

（作者單位：鹽城工學院）