平衡記分卡在完善高校財務報銷業務中的應用

張凡

摘 要：隨著我國高校的不斷發展，近幾年高校招生規模不僅在逐漸增大，而且科研經費到款也在逐年增加，這就給高校管理帶來了新的挑戰。尤其是在高校運行和發展中肩負著紐帶作用的財務部門，其工作的好壞成為衡量高校運行效率和管理水平的直接標準。然而實際中，一方面財務常常被師生評為“門難進、臉難看、事難辦”的部門，另一方面，財務工作人員卻覺得報賬工作量大、壓力大。本文在分析高校財務報銷問題的基礎上，擬將平衡記分卡引入到高校財務報銷管理中，從顧客、財務、內部業務流程、學習和成長四個維度構建以“服務”為核心的高校財務報銷管理體系，力求提高財務管理效率，最終實現和諧有序的報賬過程。

關鍵詞：平衡記分卡;高校財務;報賬效率

中圖分類號：F23 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.03.049

1 當前財務報銷過程中存在的問題

目前高校財務報銷環節依然存在很多問題，基于平衡記分卡的四個維度來分析，主要表現在以下幾個方面。

1.1 高校利益相關者層面

高校財務報銷中的主要相關者是全體教職工。日常工作中，由于財務工作強度大，導致財務人員往往疲于應付日常工作，不能把工作做深、做細，在工作中還存在考慮不周、協調不力、服務不到位等問題，無法滿足廣大教職工在業務辦理中的實際需求。同時，財務人員走進教職工群體的意識有待加強，就會導致教職工與財務人員之間信息不對稱。只有充分了解教職工需求，才能解決教職工和財務人員之間的矛盾，實現服務對象滿意度最大化。

1.2 內部運行流程層面

現在很多高校采取了網上預約報銷方法，這種方法雖然節省了報銷人員排隊等候時間，但是后續制單過程中存在退單問題。一般情況下都是制單會計電話通知聯系被退單人員，基于電話聯系不暢等原因就會導致退單信息滯后，而且會存在預約單在財務人員和遞單人之間重復傳遞的現象。同時，高校報銷“一支筆”制度，新問題出現時的“踢皮球”現象都會影響財務報賬效率。

1.3 學習和成長層面

隨著高校財務管理手段和工作內容的變化，高校財務人員不僅要懂專業知識，還需要具有較高的計算機操作水平，同時還需要了解科研業務領域知識。這就要求高校財務人員具備較高的綜合素質水平。而高校財務部門一般隊伍都比較龐大，人員素質參差不齊，部分人員會計理論水平不高。同時自動更新知識的能力不夠，一方面體現在財務人員自覺學習專業技術知識以及與高校會計相關法律法規知識的自覺性不夠，另一方面，高校對財務人員的業務培訓力度也不夠，就會導致財務人員對會計新制度、新政策以及某些業務實質把握不準，對新的事物拒之門外，讓報銷人員對財務人員產生意見。

1.4 財務層面

高校雖然屬于非營利組織，但是在其日常運行活動中，仍然應該按照成本效益原則，追求高效率和低成本。反映在報銷環節，主要是對經費管理的精細化，即在日常核算中做到對會計業務的精細管理，精細控制經費預算指標，實現資金的高效使用。但是，目前高校會計核算中，無法做到經費預算的精細化管理，往往存在超預算或者不合預算的報銷，導致教職工在項目結題中需要花大量時間進行項目經費調整。

2 基于平衡計分卡的高校財務報銷管理

根據平衡計分卡理論，結合目前高校財務報銷中存在的問題，從平衡記分卡的財務、客戶、內部流程和學習與成長四個維度出發，將其管理理念引入到高校財務報銷業務管理中，建立高校財務報銷業務優化模型，可以有效改善傳統財務報銷中執行與戰略脫節的問題。高校財務報銷優化模型如表1所示。

3 以平衡記分卡完善高校財務報銷工作的具體應用

高校財務報銷管理體系中四個層面內容是相互聯系的。因此，我們以完善財務報銷制度，提高報賬效率為使命，分別從顧客、內部業務流程、學習和成長、財務四個層面出發，分析平衡記分卡在完善高校財務報銷工作中的具體應用。

3.1 顧客層面

高校財務報銷的主要對象是全體教職工，服務好教職工是高校財務報銷的核心工作。提高財務報銷效率，要理順好管理和服務之間的關系，服務是財務報銷的目的，管理是手段，高校財務報銷的最終目標就是為高校教職工提供更好的服務。從顧客維度來說，高校財務報銷工作主要是提高質量、節約時間、優質服務和規范管理。

（1）提高質量。就目前高校報銷來看，反應最多的問題就是報銷口徑不一致。為了解決這一問題，首先，財務人員應該熟練掌握報賬業務和財務知識;其次，財務人員在處理經濟業務時，報銷規則必須一致，對老師咨詢問題的回答口徑必須一直。只有這樣才可以逐步提高教職工滿意度，減少報銷中發生的沖突。

（2）優質服務。市場營銷中推行“顧客是上帝”的服務理念，在高校財務報銷工作中，財務人員也必須秉持服務理念，不斷提高服務水平。要不斷加強主動服務的理念，主動走進教職工群體中，比如推行學院財務助理、走進學院宣講、建立財務服務交流微信群等，搭建和教職工交流與反饋的交互平臺。

（3）規范管理。要規范財務報銷，首先要明確各類經費的列支范圍和標準。這就要求財務部門必須按照經濟合同對各類科研經費制定清晰的指引規定，減少教職工報銷中因報銷不合規而引起的經濟風險。

3.2 內部報銷流程層面

高校財務報銷環節的價值主要是通過服務教職工來實現的，而報銷過程是由一系列業務構成的。在財務報銷管理中，流程可以解釋為報銷過程中的一系列活動，目的是為教職工提供高效優質的財務服務。根據平衡記分卡基本理論，高效財務報銷流程主要包括以下三個主要方面：

（1）制度建設流程。財務核算部門在制定報銷制度時，一方面要遵循法律法規，另一方面要對教職工需求進行調研，根據教職工需求提供恰當的服務。比如，通過與教職工溝通，整理財務報銷中的制度，匯編成手冊，向報銷人員派發，一方面方便報銷人員查閱學習，另一方面起到很好的宣傳作用，使教職工充分認識財務制度。

（2）內部業務流程。規范財務報銷，首先應該審查和規范日常報銷流程，一是補充漏缺制度;二是讓模糊制度清晰化;三是讓繁瑣制度合理化。在優化內部業務流程時，應該明確和細化崗位職責和工作流程，對新入職員工進行輪崗學習，以便為教職工提供更全面的服務。

（3）服務跟進流程。所謂服務跟進就是在教職工完成報銷之后，財務部門繼續提供善后服務的過程。比如財務部門設立專門小組對教職工滿意度進行調查，到學院及有關部門進行交流和座談，收集教職工對財務報銷工作中的意見，以便為下次流程的修訂完善做好準備。

3.3 學習與成長層面

財務人員的業務水平與報賬效率密切相關，這就要求財務部門必須及時組織員工進行學習，鼓勵員工自覺學習新的政策和法規，提高競爭意識和競爭能力。從平衡記分卡的學習和成長維度來說，高校財務部門應該做到加強培訓，提高競爭能力，推進信息化建設。

（1）加強培訓。提高報賬效率，高校應該加強員工培訓，一方面，及時組織大家學習國家新出臺的政策和法規，做到與時俱進。另一方面，對于某些專題，財務部門可以聘請外部審計稅務等方面的專家開展講座，及時解決工作中遇到的難題。同時，財務部門可以適當抽時間進行科室學習交流，對實際工作中遇到的問題集思廣益，形成解決方案，避免出現處理問題口徑不一致的情況。

（2）提爭專業能力。財務報銷質量的提升更離不開高素質的會計人員。提高財務人員的綜合素養，首先，應該鼓勵員工學習，比如鼓勵員工多考證、報考在職研究生;其次，財務部門在制定規章制度時應該鼓動員工參與，讓其發揮主人公精神;最后，高校財務部門應該不斷吸取其他院校在財務報銷中的先進管理方法。

（3）推進信息化建設。高校財務報銷效率的提高離不開財務管理信息系統。財務部門應該加強信息系統的建設工作，改變傳統面向系統的觀點，以業務和用戶的視角梳理和優化服務流程，進行流程再造，逐步實現從現在的“只跑一次”到“一次不跑”，切實提升財務精細化管理水平和服務質量。

3.4 財務層面

高校雖然屬于非營利組織，但是財務報銷工作中做好對辦學、科研經費合理管理是高校發展的基礎。財務核算要做好這一方面工作，就需要從會計審核、內部控制兩個方面進行努力。

（1）規范會計審核。會計審核是財務報銷中最關鍵的經濟活動，包括原始憑證審核、記賬憑證審核。財務人員在接單審核時，要保證原始憑證信息填寫完整規范;制單會計在做記賬憑證時，要保證會計科目使用準確恰當。因此，會計核算科要對教職工報銷業務的真實性、合法性以及有效性進行嚴格審核。

（2）健全內部控制。合理控制財務風險是高校財務部門必須解決的一個問題。在財務報銷中做好這一點，首先，應該健全內控制度，完善大額資金使用和常規資金支付的授權審批制度;其次，健全經濟合同管理制度，明確合同簽訂的程序和權限;最后，優化往來款管理辦法，降低壞賬損失和貸款風險。

4 結論

隨著高校財務報銷流程的逐步規范、報銷崗位的逐步細化、報銷模式的逐步創新、報銷信息的逐步透明化及財務管理水平的逐步提升，加上財務人員業務能力的進一步提高，財務“報銷難”將不再是困擾高校財務的難題。

參考文獻

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