淺談事業單位人事檔案管理

王志超 濟南市萊蕪老干部服務中心

在新形勢下，事業單位人事檔案管理工作效率和質量要想得到顯著提升，就需要配備專業化、技能化的管理人員，而從實踐情況來看，在人事檔案管理工作中，相關的管理人員往往都不是專職的，其專業技能和業務素養嚴重不足，很多人員是從其他部門調去的，由此導致檔案管理效率不能得到充分提升，很多管理工作與相應的標準不夠吻合，整體質量不容樂觀。在事業單位的各項管理工作，人事檔案管理工作是其中至關重要的組成部分，著重做好人事檔案管理工作，才能使事業單位人事管理工作效率顯著提升，并且進一步適應時代發展需求，使事業單位實現更加良好的發展。當前，隨著社會的發展和時代的進步，事業單位檔案管理工作也要與時俱進，進行更加規范化、科學化的管理，然而從實際情況來看，在人事檔案管理工作中仍然有很多的不足，對于事業單位的管理效率造成嚴重影響，對此，就需要進一步提出切實可行的對策，使各項管理工作呈現更加良好的效益。

一、事業單位人事檔案信息化管理的意義

我國人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事檔案這一措施。檔案分為很多種，人事檔案只是其中一個重要的方面，有它本身獨特的作用。人事檔案主要收錄員工的履歷、考核、政治面貌、獎勵和處分、工資等方面，員工的個人信息都會包括在里面，因此保密工作一定要做好，錯誤率也應該盡可能降低，這是對員工的一種安全保障，人事檔案也可以作為選拔人才的重要依據。人事檔案對于企業有很重要的意義，可以減少人員不合理分配的現象。人事檔案管理如果與信息化相結合，可以更加方便快捷，方便更改和調動，大幅度提高管理效率。現代化的設備可以將紙質檔案轉化為圖片或者電子版，可以隨時隨地打印和復印，快捷方便，同時可以有效保障員工個人信息的安全性，對于員工而言可以更放心，同時更全身心投入到自己的工作崗位中。

二、事業單位人事檔案管理

（一）加大人事檔案工作的信息化建設力度

目前，在人事檔案管理過程中，應全面落實信息化技術，制定完善的人事檔案管理信息化體系，這個方式也可進一步解決人事檔案管理的質量問題。第一，在事業單位中，應該在人事檔案管理部門適當配備一些軟硬件器材，比如，計算機、管理軟件以及掃描儀等多個不同設備，這些設備都可以將圖片或文字形式逐漸轉化為數字形式，這樣就進一步達到紙質和電子格式互相儲存的目標，在很大程度上提高歸檔工作效率。除此之外，還需結合一些相關的計算機網絡技術，進一步改善人事檔案管理工作內容，從而為社會提供更加優秀的檔案信息服務，這樣就可以在很大程度上解決人事檔案工作的質量問題，促進相關工作可以更加穩定的發展和進步。

（二）引進競爭機制，規范考核機制

在人力資源管理工作中，可以引進競爭機制和激勵機制，激發工作人員的積極性，充分挖掘員工的潛能，合理配置人力資源，做到人盡其才。采用競聘上崗制度，能夠避免傳統工作制度的影響，打破封閉化的單位運作方式和一些腐敗現象。優勝劣汰，招聘高素質的工作人員。引進激勵機制，將工作人員的日常表現、業務能力和績效掛鉤，規范績效考核機制，從而激發工作人員的積極性。

（三）注重由檔案管理者向信息開發者之間的轉變

事業單位要實現檔案管理的信息化不僅要重視設備的更新和技術的引進，更重要的是轉變和提高人事檔案管理者的思想觀念和綜合素質。信息化管理已經是人事檔案管理模式的轉變趨勢，因此事業單位的管理者必須要給予充分的重視。檔案管理工作者的素質甚至在某種程度上決定著人事檔案管理系統的興衰。新時期的人事檔案管理者不僅要注重信息的保存，實際上還要加上很多方面的工作，才能組成人事檔案管理系統。管理者除了要有掌握基礎設施的能力之外，還要有強烈的責任心，每個人都有自己負責的板塊和區域，做好分內工作的同時也要開動腦筋，及時更新自己的管理理念，從而提高工作效率，減少錯誤率。另外，工作者一定要注重信息的開發，及時更新檔案信息庫，為企業提供更多的用人參考。同時人事檔案管理者一定要注重自己觀念的轉變，及時上報更新自己的管理設備和管理系統，為事業單位和員工提供更高效、更快捷、更方便的服務。

（四）逐步完善人事檔案管理的基本設施建設

事業單位應適當增加資金投入，購進先進的檔案管理設備，創新工作管理手段，提高這項工作的管理水平。另外，應該重視基本設施建設工作，以相關建設標準作為主要依據，建設檔案閱讀室，為人事檔案存放提供良好的條件，保證其采光與通風性能都符合檔案存放標準，并加強防潮與防盜保護措施，安全保存檔案。負責檔案管理的工作人員應該定期對檔案進行維護，保障人事檔案管理工作的順利開展。

三、結語

總之，在當前事業單位中，應建立一種現代化人事檔案管理措施和具體方案，這可以在很大程度上提升職工自身的管理水平以及工作效率。根據目前的發展現狀，在事業單位檔案管理工作當中仍然存在著一部分的問題，比如相關工作人員沒有全面了解檔案管理中的重點、自身的管理能力比較弱等，因此，本文就事業單位人事檔案管理所發揮的重要作用以及其中出現的問題提出一些相應的對策，以便可以為事業單位人事檔案管理更加規范提供參考。