企業(yè)存貨管理常見問題及應對措施

陳曉松 廈門大學嘉庚學院

一、企業(yè)存貨管理及其意義

存貨是指企業(yè)在日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務過程中耗用的材料或物料等。存貨屬于有形資產(chǎn)，具有較強的流動性，而且一般具有時效性和發(fā)生潛在損失的可能性。存貨管理指的是對存貨進行管理，是對存貨在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程中發(fā)生的流動和成本變化等等各方面進行安排、監(jiān)督、分析和決策，以達到存貨最佳的使用狀態(tài)，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。

存貨是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，對它的管理在企業(yè)生存和發(fā)展中起著十分重要的意義。第一，保障了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行。企業(yè)的生產(chǎn)活動的開展需要有足夠的原材料和周轉(zhuǎn)材料等等，否則只能是巧婦難為無米之炊；企業(yè)履行銷售合約向客戶供貨需要有保質(zhì)保量的庫存商品，否則就是違約將失去客戶沒有收入。存貨管理保證了企業(yè)日常經(jīng)營中有足夠的存貨支持，確保了及時生產(chǎn)和按時交貨，維護了企業(yè)的正常運營。第二，可以有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本。與存貨相關(guān)的成本費用包括采購成本，倉儲費用，人工整理費用，還有損毀、過期、貶值等帶來的損失。科學的存貨管理可以在保證生產(chǎn)經(jīng)營的同時減少存貨成本費用的發(fā)生，降低企業(yè)資金的占用，加速存貨資金的周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資產(chǎn)的效率。第三，促進企業(yè)經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)。存貨管理是企業(yè)財務管理和經(jīng)營管理的重要組成部分，它的管理好壞直接影響到企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營業(yè)績，對實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展起著非常重要的作用。

二、企業(yè)存貨管理的常見問題

（一）缺乏健全的存貨管理體系

做好存貨管理需要對存貨在企業(yè)的全部運動過程制定全面具體的管理制度，但很多企業(yè)往往做不到。存貨在經(jīng)營活動過程中可以包括采購、驗收、倉儲、出庫、盤點等多個流程，同時企業(yè)存貨數(shù)量多、種類雜、金額大，企業(yè)對存貨的管理常常難以面面俱到，而無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題都會影響企業(yè)的經(jīng)營活動。另外，存貨管理規(guī)定沒有明確崗位職責，沒有做到職位分離，比如采購人員同時承擔入庫驗收工作、倉儲管理人員同時負責存貨出庫手續(xù)，這樣的管理制度輕則出現(xiàn)了問題一時難以被發(fā)現(xiàn)，重則相關(guān)管理人員會徇私舞弊、貪贓枉法，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成很大的損失。還有，完整的存貨管理還應包括做好存貨的財務核算。企業(yè)的存貨管理沒有規(guī)范好對存貨的會計核算，隨意選擇和變更存貨會計政策和會計方法，將會導致存貨財務信息的不準確，無法真實反映企業(yè)的財務狀況，導致管理層做出錯誤的財務決策。

（二）存貨管理人員管理意識淡薄

不少企業(yè)人員沒有充分認識到做好存貨管理的重要意義，對存貨管理工作不上心、不重視。企業(yè)管理層在市場競爭壓力下更重視銷售收入和當前的利潤，很容易會不自覺地忽視對日常存貨的管理，淡漠了對存貨風險的管控意識。受此影響存貨具體管理人員也同樣沒有認識到做好存貨管理的必要性，對工作應付了事，或者流于形式，沒有真正做好各類風險的防范。另外隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和行業(yè)形勢的不斷變化，存貨管理人員仍然故步自封，一直沿用過往的管理意識理念，沒有與時俱進，主動打破陳舊過時的管理觀念，無法適用新形勢新變化下對存貨管理的要求。還有存貨管理流程需要采購人員、倉管人員、生產(chǎn)人員、財務人員等等參與其中，各類人員來自于不同部門，互相之間的溝通協(xié)調(diào)不好，沒有做到互相配合和各擔其則，這樣勢必導致存貨管理出現(xiàn)紕漏。

（三）缺少完善的內(nèi)部監(jiān)督管控機制

為確保存貨管理流程的正常有序運行，企業(yè)還應設(shè)置完善的內(nèi)部控制機制來進行監(jiān)督，但是某些企業(yè)的存貨內(nèi)控機制制定得不夠完整具體，難以落實到位。存貨管理制度在執(zhí)行過程中必然會出現(xiàn)一些失誤或偏差，需要內(nèi)部監(jiān)督機制及時加以提醒和糾錯，對任一細小的存貨風險的監(jiān)管疏忽都可能導致嚴重的后果。為簡化流程和減少人力物力，企業(yè)對各部門存貨工作的監(jiān)督管理往往由各部門自己單獨進行，如對存貨驗收工作的監(jiān)督仍然完全由驗收部門自己開展，而不是設(shè)置獨立的內(nèi)審組織來管理監(jiān)控，這樣就很容易流于形式，大事化小小事化了，沒有嚴格地進行審查監(jiān)管。內(nèi)部監(jiān)控機制除了做好存貨管理日常流程的監(jiān)管外，其實還可以對平時監(jiān)管發(fā)現(xiàn)的問題提出優(yōu)化的建議，幫忙職能部門想辦法解決存在的管理問題，而這在實際工作中往往被忽視，只提出問題沒有解決問題，沒能真正地提高存貨管理工作。

（四）存貨信息化管理有待提高

企業(yè)存貨多而雜的特性非常適合采用信息化系統(tǒng)進行管理，然而不少企業(yè)的信息化管理水平不足，一般只能滿足最基礎(chǔ)的存貨管理需求，要獲得稍微復雜的信息和數(shù)據(jù)就必須通過人工和計算機相結(jié)合的辦法去處理，費時費力，效率低下，還容易出現(xiàn)差錯，信息可靠性無法保證。企業(yè)的存貨管理信息系統(tǒng)不能和其他的財務管理系統(tǒng)與運營管理系統(tǒng)有效對接，企業(yè)無法實施全面集成的信息化管理系統(tǒng)，存貨信息質(zhì)量無法有效地提高，存貨管理的發(fā)展嚴重受限。再者存貨管理人員的信息化水平偏低，往往沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，沒能熟練掌握信息化操作流程，更不擅長手工與計算機相結(jié)合的操作方法，容易產(chǎn)生存貨管理數(shù)據(jù)的風險，不能及時準確地提供存貨信息數(shù)據(jù)，影響了管理活動的開展和管理決策的水平。

三、存貨管理問題的應對措施

（一）建立健全的存貨管理體系

企業(yè)應對根據(jù)自己生產(chǎn)經(jīng)營的特點制定存貨全流程管理體系。采購環(huán)節(jié)要結(jié)合生產(chǎn)等部門的需求做好預算，合理規(guī)劃數(shù)量和時點等采購要素，既避免采購不足又不要大量囤積；制定客觀的驗收標準和具體的驗收流程，不僅要檢查數(shù)量還要嚴把質(zhì)量關(guān)，不合格品堅決不可以入庫；倉儲部門要做好貨物分類細分管理，根據(jù)存放特性整齊堆放，維護好倉庫環(huán)境，做好防火、防潮和防霉；出庫環(huán)節(jié)要管理好原材料和產(chǎn)成品等的領(lǐng)用數(shù)量，只有在出庫手續(xù)完備才可以出庫，避免出現(xiàn)被盜失的風險；制定定期盤存制定，總結(jié)經(jīng)驗提高盤點準確性，發(fā)現(xiàn)賬實不相符能夠及時處理解決，注意簡化盤點流程，提高盤點工作效率。規(guī)章制度里要寫明各環(huán)節(jié)中每個工作人員的工作職責，使他們知曉應該做什么、不可以做什么；同時還要明確職能分離，各管理環(huán)節(jié)的職位必須彼此分離，一個環(huán)節(jié)內(nèi)部有多個步驟如可以互相復核也要盡量職位分離，避免一人兼顧多職。嚴格按照會計準則的規(guī)定做好存貨的財務核算，遵守存貨計量的相關(guān)標準，合理選擇發(fā)出存貨的計價方法，并保持一貫性，確保存貨會計信息準確可靠。

（二）提高存貨管理人員的管理意識

做好存貨管理需要注重人員的主觀能動性，企業(yè)上上下下都要重視存貨管理工作。企業(yè)管理層要充分認識到存貨管理是企業(yè)經(jīng)營管理重要的一部分，推進存貨管理工作的開展與加強，促進員工管理意識的提高。具體管理人員要端正工作態(tài)度，樹立正確的職業(yè)道德觀念，嚴格遵守各項管理規(guī)章制度，積極參加各類相關(guān)的培訓活動，不斷提高業(yè)務和技術(shù)能力，根據(jù)形勢的變化和業(yè)務發(fā)展的需要不斷更新存貨管理理念，加強對存貨風險防范意識的敏銳度，努力提高存貨管理的意識和能力。存貨管理的完整流程是由多個部門共同完成，流水線型的管理工作需要彼此之間有良好的團結(jié)配合意識，保持相互的溝通與協(xié)調(diào)，做好管理數(shù)據(jù)與信息的分享，不能僅顧及本部門的局部利益，可以定期舉行會議解決合作中的主要問題和總結(jié)交流合作經(jīng)驗等等。

（三）完善落實內(nèi)部監(jiān)督管控機制

企業(yè)要針對存貨管理的全部流程設(shè)計一整套完整的內(nèi)部監(jiān)管機制，確保流程的各個環(huán)節(jié)都置于內(nèi)部監(jiān)管之下，不存在任何管不到管不了的地方。要避免管控機制流于形式化，注重落實到位，強化對存貨管理的風險防范。內(nèi)部控制機制還應包括明確的崗位職責考核制度和嚴格的員工獎懲機制，制定科學的崗位業(yè)績考核體系，根據(jù)存貨管理人員的真實表現(xiàn)，客觀地評價與考核，表現(xiàn)好的要給予獎勵和激勵，表現(xiàn)不好的要進行懲罰和約束。設(shè)立專門的內(nèi)審組織機構(gòu)來執(zhí)行存貨的內(nèi)控活動，使其能夠獨立自主地開展監(jiān)督活動，不受其他個別利益的干擾，這樣才能公正地評判存貨管理工作的履行情況，切實地規(guī)避不當管理產(chǎn)生的風險。內(nèi)控機制除了監(jiān)督日常管理活動之外，積極參與管理流程的優(yōu)化，為解決監(jiān)管發(fā)現(xiàn)的問題出謀獻策，為各管理部門的分工合作形成合力發(fā)揮推動作用。

（四）努力提高存貨管理信息化水平

企業(yè)管理層應重視信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要性，充分認識到信息化對提高效率、減少差錯、降低人為操縱的作用，以高標準高要求來建設(shè)管理信息化系統(tǒng)。雖然購買管理軟件會產(chǎn)生費用，但可以減少隨后的人工成本、降低后續(xù)的管理支出，而管理信息可靠性和及時性的提高是企業(yè)巨大的無形收益。企業(yè)應盡量減少需要手工和計算機共同完成的操縱步驟，如果外購的管理軟件無法滿足要求，則可以嘗試自行開發(fā)適合的信息管理模塊。存貨信息管理系統(tǒng)要可以和其他財務管理、運營管理系統(tǒng)互通互聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息資源共享，打造企業(yè)高度集成的信息管理體系。招聘具有信息化管理技能的專業(yè)人才，加強存貨工作人員的信息化管理培訓，確保上崗員工都能夠熟練掌握管理軟件的全部操縱流程，真正做到利用信息化提高存貨管理的水平，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標的最大化。

四、結(jié)語

存貨是企業(yè)的重要經(jīng)濟資源，存貨管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對維護企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序和控制經(jīng)營管理成本有著十分重要的意義。為進一步提高企業(yè)存貨管理水平，需要健全存貨管理制度體系，強化管理人員的管理意識，落實完善存貨內(nèi)部管控機制，增強存貨信息化管理建設(shè)，從而提升存貨管理的綜合效益，實現(xiàn)企業(yè)長期健康穩(wěn)定的發(fā)展。