檔案管理中如何強化對檔案主題的管理分析

摘要：檔案管理工作是檔案使用和檔案分析的重要組成部分，在實際工作中，如何對檔案進行有效和系統地管理，檔案主題的分析研究是不可或缺的一部分。對此，本文分析研究了檔案管理的主題，明確了檔案主題分析的現實依據，檔案主題分析研究的方法，一是對檔案主題類型的分析研究方法，二是對檔案主題結構的分析研究方法，三是對檔案主題相互關系的分析研究方法。通過驪這些內容的分析研究，為今后檔案管理工作提供方便，以便于使檔案管理工作能夠更好地服務于社會和人事選拔任用。

關鍵詞：檔案主題分析;檔案主題;主題分析;主題類型;主題結構;檔案

檔案主題的分析是根據檔案標引和檔案檢索的現實需要，并從檔案管理的客觀實際情況出發，依據一定的方式和方法對檔案管理的內容進行分析研究，以便于提取檔案主題概念，確定檔案主題的類型與結構的過程。主題分析的質量如何，直接關系到檔案標引的效果乃至整個檔案檢索系統的檢索效率情況。

一、檔案主題分析的現實依據

檔案是依據、是資源、是財富。機關檔案是機關公務活動的真實記錄，是檔案事業的重要保障，做好新時期檔案工作的現實意義十分重大。分析研究檔案管理主題的依據主要為檔案題名、文件版頭、附加標記乃至正方等，其中檔案題名是作者對檔案中心內容的概括，一般都能準確反映檔案的內容和性質，但也有一些檔案題名不能準確無誤地表達檔案的中心內容，所以題名不能作為檔案主題分析的唯一依據，此時就需要查閱文件版頭和附加標記。文件版頭包括作者、收文機關、文件字號、時間、密級等級內容，通過它有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值等。當從標題、文件版頭和附加標記還不能判定檔案主題時，就有必要瀏覽正方。通過翻閱檔案館中保存的檔案正方可以了解其撰寫的目的和中心內容，從而確定檔案論述和研究的主題。而在實際標引中，在絕大多數情況下，以檔案題名為主要依據基本上就能夠迅速、準確地判斷定檔案的主題。這主要是由于題名的擬寫有比較嚴格的規定和要求，形成了檔案題名規范性的特點。普通檔案題名一般由作者、事由、文件（案卷）名稱三部分組成，并且標明了發文機關的名稱，其中含有大量的可以供檢索的內容特征和形式特征，基本上能反映檔案的主題。

二、檔案主題的分析方法介紹

《檔案著錄規則》已經由國家標準局批準，正式列為國家標準。《檔案著錄規則》明確規定，要用分類法和主題法（敘詞法）兩種文獻檢索語言對檔案文件的內容特征進行標引。而分類法和主題法都以主題分析為基礎。為了互相交流，筆者在此僅就主題分析問題談點學習體會。一般來說，主題分析的方式有以下幾種類型： 一是按主題分析單元的不同，可分為“宏觀”分析和“微觀”分析。所謂“宏觀”分析，就是以一個案卷、若干卷宗進行分析，而“微觀”分析則是從細節上進行劃分，通過兩者對檔案主題進行分析能夠保證檔案管理工作順利開展。正確進行主題分析是確保標引質量的前提和基礎，也是標引工作的重點和難點。作為從事檔案著錄工作人員，深感主題分析的重要和難以駕馭。根據目前存在的檔案主題分析情況依據分析研究，結合目前檔案管理過程中存在的客觀情況，可以將檔案檔案主題分析為以下幾個方法。

1、對檔案主題類型的分析。依據檔案主題的數量，檔案主題類型可以分為單主題與多主題兩種。只是記錄或闡述一個事物的或者一個問題的檔案稱之為單主題檔案，如經濟作物、檔案館建筑設計等;論述兩個或兩個以上事物或問題的檔案，稱之為多主題檔案，如棉花和大豆的種植與銷售等。對多主題檔案應分解為幾個單主題分別進行分析。依據檔案主題的構成因素，可分為單元主題和復合主題。單元主題是指由一個主題因素構成的主題，如將農作物、圖書館等，論述的是一特定的事物對象或問題，分析時只需要將該主題概念析出即可;復合主題是指由若干個主題因素結合構成的主題，比如說大氣污染的防治、中國機構改革現狀等，對復合主題須深入分析其結構及主題因素之間的相互關系。依據主題的重要程度，可以將其分為主要主題和將要主題。在進行主題分析時，應重點分析主要主題，根據標引的需要對其作充分的提煉，而對次要主題，則應當根據它的實際標引價值決定取舍。依據對主題表達的明確程度，可以將主題劃分為顯性主題和隱性主題。顯性主題是作者明確闡述的主題;隱性主題是作者未直接加以表達，而是隱含于檔案檔案內容之中的主題。對顯性主題的分析較為容易，可根據檔案題名或者正文直接提取主題概念，而隱性主題則易漏標，須在深入了解檔案內容的基礎上進行分析和提煉。

2、對檔案主題結構的分析。檔案主題結構是指構成主題的客觀因素（也稱之為主題因素）以及這些主題因素在主題中的作用和相互關系。單元主題結構簡單，只由一個主題因素構成，而復合主題結構復雜，一般由幾個因素構成，因此分析主題結構，主題是針對復合主題而言。主題因素可以分為以下五種：（1）主體因素。即文件或案卷中論述的關鍵性主題概念，是主題中的核心部分。凡是具有獨立檢索意義的主題概念，都可作為主體因素。比如說《××縣人民政府關于加強糧食收購工作的決定》，其中的“糧食收購工作”即為主體因素;（2）通用因素。即構成主題的通用概念。凡是沒有獨立檢索意義的一些主題概念因素，比如說研究、方法、設備、總結等，均為通用因素。它們一般不能作檢索入口，在主題中主要對主題因素起細分的作用，用以補充說明主體因素。比如說“拖拉機的生產規劃”這個主題中，“規劃”為通用因素;（3）位置因素。即檔案所論述的對象所處的空間、地理位置等主題因素，它對主體因素所在的空間、地理位置起限定作用。比如說“北京市發展鄉鎮企業情況的調查報告”，其中“北京市”為位置因素;（4）時間因素。即檔案所論述的對象所處的時間范圍的主題因素。如朝代、年代、年度等，它也對主體因素起限定和修飾作用。比如說“××省人民政府2019年度工作報告”，其中“2019年”即為時間因素;（5）檔案類型因素。即用來表示檔案種類中文件名稱的主題概念，比如說會議記錄、指示、通知、報告、通報、命令等等。

3、對主題因素間相互關系的分析。主題因素間相互關系主要有下面幾種情況：（1）限定關系。表示事物與事物的某一屬性及其方面，比如說“汽車的保養”;（2）交叉關系。表示具有概念相交關系的同級事物或者對象，比如說“水生哺乳動物”;（3）應用關系。表示某種科學、原理、方法、材料、設備、工藝等在某方面的應用，比如說“激光技術在醫學中的應用”;（4）影響關系。表示某事物對另外一事物的影響，比如說“環境污染對生物的影響”;（5）因果關系。表示某事物是另一事物的原因或結果，比如說“大氣污染的危害”;（6）比較關系。表示兩個或兩個以上主題因素之間的比較，比如說“國有經濟與個體經濟”。

作者簡介：鄭立偉，男，漢族，1978年11月出生，中級職稱，吉林通榆人，現任職于吉林省白城市通榆縣重點項目服務中心，研究方向為檔案管理。