企業(yè)合同管理的內(nèi)部控制方法探討

梁潔 中色科技股份有限公司

一、企業(yè)合同管理的必要性

企業(yè)合同管理是一種流程化、系統(tǒng)化的管理行為，整個(gè)管理活動(dòng)都是圍繞著合同各個(gè)步驟環(huán)節(jié)來開展的，在合同管理的流程中也會(huì)存在一些相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，合同管理大致按照流程可以分為合同準(zhǔn)備階段的管理，合同簽訂階段管理，合同履行階段管理，合同的歸檔保存、糾紛處理，企業(yè)的內(nèi)部控制能有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同的規(guī)范性、科學(xué)性、合理性，能有效維護(hù)企業(yè)的合法利益，對(duì)于企業(yè)的管理水平來說也是很大的提升，因此加強(qiáng)對(duì)企業(yè)合同管理的內(nèi)部控制十分必要，實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范合同流程，完善合同內(nèi)容，保障企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)順利進(jìn)行。

二、企業(yè)合同管理的內(nèi)部控制方法

（一）合同準(zhǔn)備階段的內(nèi)部控制

首先企業(yè)內(nèi)部對(duì)于合同要進(jìn)行集中管理，除了在制度層面的規(guī)范化，也要對(duì)合同管理的全程進(jìn)行實(shí)際參與，組建專門的合同管理隊(duì)伍，對(duì)于企業(yè)合同申請(qǐng)的合理性、必要性、經(jīng)濟(jì)性做出明確的判斷，對(duì)市場行情、行業(yè)信息等相關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查，確保合同需求切實(shí)符合企業(yè)發(fā)展需要后再批準(zhǔn)申請(qǐng)立項(xiàng)；其次要在合同簽訂之前對(duì)合同主體進(jìn)行調(diào)查，包括其身份、資質(zhì)的合法性，信用情況，履約能力，要根據(jù)合同主體的財(cái)務(wù)狀況，判斷其運(yùn)營能力、獲利能力和償還能力，并及時(shí)、密切關(guān)注合同主體的資信變化，對(duì)其綜合情況進(jìn)行分析比選，進(jìn)而擬定合適的合同談判策略；第三做好預(yù)算編制，嚴(yán)格預(yù)算審核，預(yù)算是合同談判定價(jià)的基礎(chǔ)，也是企業(yè)進(jìn)行成本控制的重要依據(jù)；第四要規(guī)范合同文本，明確文本制定標(biāo)準(zhǔn)和修訂管理，嚴(yán)格制定、檢查、審核合同條款內(nèi)容，避免漏項(xiàng)，確保合同的合法性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性。

（二）合同簽訂階段的內(nèi)部控制

對(duì)于企業(yè)重大項(xiàng)目的合同，要由企業(yè)內(nèi)的財(cái)務(wù)、技術(shù)、法律相關(guān)人員共同參與小組談判，對(duì)合同的技術(shù)要求、價(jià)格、責(zé)任劃分、條款變更、違約處理等一系列的風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)問題進(jìn)行解決，并作出有針對(duì)性的合理決策，就合同談判過程做詳細(xì)記錄，并由雙方簽字確認(rèn)；對(duì)于簽訂合同的權(quán)限，企業(yè)內(nèi)部可以做分級(jí)授權(quán)管理，在限額范圍內(nèi)進(jìn)行批準(zhǔn)簽訂合同，如果超出限額，則由企業(yè)內(nèi)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行核準(zhǔn)，簽字確認(rèn)后再由合同管理部門對(duì)合同進(jìn)行核對(duì)與確認(rèn)，要嚴(yán)禁企業(yè)內(nèi)部越權(quán)簽訂合同的現(xiàn)象發(fā)生，以免因企業(yè)內(nèi)部管理疏漏而造成合同風(fēng)險(xiǎn)損失；如果簽訂的雙方對(duì)于合同條款有不明確的地方或者有分歧，需要雙方協(xié)商進(jìn)行修改，如果不能達(dá)成一致，則根據(jù)國家的法律規(guī)定，適當(dāng)調(diào)整或者終止合同，此時(shí)需要企業(yè)內(nèi)部合同管理人員加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，熟練合同的簽訂、談判技巧，提高合作幾率；另外在企業(yè)內(nèi)部還要對(duì)印章使用加強(qiáng)管理，避免印章濫用的風(fēng)險(xiǎn)，做到印章使用有據(jù)可查，避免合同被篡改或者泄露，合同簽訂后要妥善歸檔保存，避免遺失；合同成功簽訂后，企業(yè)合同管理部門要對(duì)合同的相關(guān)條款進(jìn)一步分析，預(yù)測(cè)合同在履行階段可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并采取一定的措施進(jìn)行防范，做好風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急處理。

（三）合同履行階段的內(nèi)部控制

在合同生效之后，企業(yè)要派專人對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理，建立起合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同內(nèi)容、金額、付款方式以及執(zhí)行進(jìn)度、重點(diǎn)要求進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，督促雙方嚴(yán)格按照合同約定履行，減少管理方面的疏忽；加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行情況資金流動(dòng)方面的追蹤，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)規(guī)模越來越大，合同管理工作也更加復(fù)雜，因此很多企業(yè)會(huì)借助于開發(fā)合同管理軟件提高合同的審查效率，加強(qiáng)合同管理的效果，并能夠及時(shí)溝通協(xié)調(diào)工作；對(duì)于在合同履行過程中出現(xiàn)環(huán)境的重大變化，出現(xiàn)合同變更的情況，要及時(shí)協(xié)商簽訂變更合同或者在無法履行時(shí)及時(shí)解除合同，對(duì)于企業(yè)可能會(huì)存在的違約行為要及時(shí)采取措施將損失降到最低，訴諸法律，解決糾紛，合法保障企業(yè)利益。

（四）合同的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)管理

合同的靜態(tài)管理主要是在企業(yè)內(nèi)部合同制定的流程和制度上有明確的行為準(zhǔn)則與規(guī)范，保證合同的合法性、可行性，也要加強(qiáng)對(duì)合同的動(dòng)態(tài)管理，避免一些管理措施的滯后性而影響了合同的管理效果，出現(xiàn)一些管理不到位的疏漏，對(duì)合同進(jìn)行全方位的監(jiān)測(cè)和全過程的管理，保證合同從制定到履行都在可控范圍之內(nèi)；同時(shí)也要明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，讓合同管理工作的管理目標(biāo)明確，管理內(nèi)容詳實(shí)，管理方法切實(shí)，提高合同管理工作的水平，并對(duì)合同管理工作制定評(píng)價(jià)與考核標(biāo)準(zhǔn)，督促合同管理人員加強(qiáng)責(zé)任心，提高業(yè)務(wù)能力；另外對(duì)于合同文件的歸檔保存也要重視起來，合同簽訂的相關(guān)文件都要分類保存妥當(dāng)，并且留一份數(shù)字檔案，不僅方便查閱管理，還能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息共享，為企業(yè)決策提供參考，對(duì)于實(shí)體合同文件要制定相應(yīng)的合同借閱制度，嚴(yán)禁隨意借閱合同原件，借閱復(fù)印件也需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意，降低合同濫用的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)合同檔案管理責(zé)任要落實(shí)到人，并定期對(duì)合同進(jìn)行檢查整理，是否有遺失或損壞情況，保證合同的有效性，提高合同管理效果。

三、結(jié)語

企業(yè)合同的有效內(nèi)部控制不僅是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)，更是企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展必需的管理手段，合同對(duì)于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要性是不可忽視的，企業(yè)開展合作、創(chuàng)造效益、保障利益都有合同的約束作用在內(nèi)，因此加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的合同內(nèi)部控制，在一定程度上就是加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的有效把控，幫助企業(yè)避免風(fēng)險(xiǎn)損失，規(guī)范經(jīng)營活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。