無紙化辦公環境下電子檔案信息安全管理對策分析

摘要：隨著我國科學技術的迅猛發展，各個行業都開始施行無紙化辦公。在這種大背景下，無紙化辦公如何保證檔案信息的安全逐漸成為一個急需解決的問題。本文詳細分析了無紙化辦公的優勢及存在的問題，并提出了加強無紙化辦公檔案信息安全管理的具體措施。

關鍵詞：無紙化辦公;電子檔案;信息安全管理;具體措施

科學技術的快速發展在很大程度上帶動了我國檔案信息管理的無紙化辦公進程，同時也帶來了諸多挑戰。隨著無紙化辦公的逐漸普及，檔案管理工作也越來越依賴于計算機和網絡。但是，眾所周知，計算機在運行過程中肯定會出現一些安全問題。尤其對于檔案管理來說，安全是一項十分重要的問題，對電子檔案的完整性會產生很大影響。因此，相關部門要在日常工作中及時排查可能存在的安全隱患，建立健全完善的安全防范制度。

1、在檔案管理中無紙化辦公突顯的優勢

在傳統的檔案管理工作中，需要用到很大的場地來對紙質版檔案進行儲存，并且需要聘用專人進行檔案的整理和分類儲存，這不僅耗費了大量的人力物力，還浪費了很多時間。無紙化辦公在檔案管理中的運用能夠大大減少檔案管理工作的人工成本，縮短了檔案整理的時間，并且人們可以通過專門的電子檔案管理系統隨時查找自己需要的檔案，為人們提供了更加方便快捷的檔案檢索途徑。

2、無紙化辦公后檔案信息安全管理存在的問題

2.1電子檔案安全管理制度不完善

科學高效的電子檔案管理制度能夠幫助電子檔案安全管理工作更好地實施。現階段，我國的電子檔案安全管理制度覆蓋范圍較小，而且缺乏針對性和統一性。在無紙化辦公的大背景下，若要提升電子檔案安全管理的效果，就要逐漸完善管理制度，保證管理規范的統一性、針對性。

2.2電子檔案安全管理人員缺乏防范意識

保證電子檔案的安全是電子檔案管理人員的首要責任，因此，管理人員的專業素質和業務水平直接影響到電子檔案管理工作的質量。目前，我國很多地方的檔案管理還是以紙質為主，檔案管理人員沒有及時將紙質版檔案錄入計算機內，造成電子檔案與紙質檔案不同步的情況，這是檔案管理人員缺乏工作細致性的體現。不僅如此，電子檔案管理人員缺乏安全防范意識，還會導致計算機存在潛在風險而沒有做到及時處理等現象的發生，這會導致檔案泄密、丟失等一系列嚴重后果，造成很大的損失。

2.3電子檔案信息安全管理技術落后

現階段，我國網絡覆蓋面逐漸增大，但是網絡隔離技術卻沒有全面普及。眾所周知，如果計算機沒有安全的通訊保障和有效的隔離技術，就會導致計算機受到黑客或者病毒的哥攻擊，大大降低了計算機的安全性。不僅如此，我國計算機安全技術尚未掌握自主研發能力，核心的安保技術依舊依賴于其他國家，這就導致計算機系統中出現問題但是我國的技術人員不能及時發現的情況出現，給電子檔案安全管理埋下了很大的隱患。與此同時，由于我國信息安全技術的相對落后，無法采用最先進的安全防護系統對檔案管理計算機進行保護，導致檔案泄露風險加劇。

3、增強電子檔案信息安全管理的具體措施

3.1建立健全電子檔案信息安全管理制度

要保證制定的電子檔案安全管理制度科學且高效，就一定要遵循以下幾個原則：第一，制度的制定要符合自身實際情況，參考其他國家的先進管理理念，全面提升電子檔案安全管理制度的針對性。第二，要防范汲取其他行業安全管理的優秀經驗，并充分運用到電子檔案安全管理工作中去。第三，在制定電子檔案安全管理制度時，要保證其合理性，緊跟時代步伐，避免制度落后、不符合實際等情況的發生。

3.2提升電子檔案信息安全管理人員的安全意識

提升電子檔案信息安全管理人員的安全意識的有效方法有以下兩點：第一，加強對于檔案管理人員的專業培訓。通過開展培訓課程來提升檔案管理人員的專業素質和業務能力，通過實際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計算機。第二，加強檔案管理人員對隱藏危險的預警能力。可以通過邀請專家開展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。

3.3建立合理的電子檔案管理協作機制

電子檔案管理的一個重要特性就是對于信息資源的開發和利用。正因如此，建立合理的電子檔案管理協作機制顯得尤為重要。重點要建立起檔案管理部門其他部門或單位的協作機制：第一，與單位內部其他部門建立良好的協作機制。由檔案管理部門牽頭開展，關注電子檔案管理中出現的問題，并且在內部提出解決辦法，集思廣益，共同維護電子檔案管理的安全性。第二，與上級單位之間建立協作機制。能夠更好的解決信息資源共享方面存在的問題，當電子檔案信息管理出現安全問題時，可以及時和上級部門溝通，吸取經驗，學習方法，在最短時間內解決出現的問題。由此可見，在電子檔案安全管理工作的過程中，只有建立起科學高效的協作機制，才能更好地處理好電子檔案信息管理中出現的各種問題。

3.4建立電子檔案安全管理應急預案

在建立應急預案時，一定要遵循實用性和時效性的原則，讓應急預案于發生的危險相匹配。安全預案的實用性指的是預案中的內容貼合現實中出現的問題，時效性指的是，預案中的內容能夠在最短時間內解決電子檔案安全管理中出現的棘手問題。不僅如此，單位所制定的應急預案要對電子檔案實現24小時全覆蓋管理，以此保證在任何時間電子檔案出現突發問題都能及時解決，并有效執行補救措施。

3.5做好電子檔案備份與保存工作

在無紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成了檔案管理的主流，但是電子檔案也存在明顯的缺點，如果機器和設備收到外力的沖擊，很容易出現故障，而且目前的網絡環境瞬息萬變，病毒活動猖獗，極容易對電子檔案的管理產生侵擾。因此在電子檔案的管理中，要重點做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應對由于突發事件導致的檔案丟失，減少損失;第二，開發電子檔案的“云”系統儲存空間。在對檔案進行錄入時，將數據同步錄入到“云”空間中進行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。

4、結語

隨著我國科技的飛速發展，越來越多的行業開始使用無紙化辦公，尤其對于檔案管理來說，無紙化辦公既帶來了機遇，也面臨著不小的挑戰，因此做好電子檔案安全管理工作十分重要，本文對增強電子檔案信息安全管理提出了五點具體措施，旨在幫助我國的電子檔案信息安全管理更好的發展。

參考文獻

[1].肖晏夏.無紙化辦公環境下電子檔案信息安全管理對策分析.[J].產業創新研究.2019（07）.156-158.

[2].于淑敏.無紙化辦公環境下電子檔案管理的思考.[J].赤峰學院學報（自然科學版）.2019（05）.55-58.

[3].岳翠平.無紙化辦公——檔案管理的全新路徑.[J].辦公室業務.2019（01）.203-205.

作者簡介：姓名：王亞男、出生年月：1990年8月、性別：女、籍貫：黑龍江、單位：無線電臺管理局，單位所在城市：北京、單位郵編：100866民族：蒙古、職稱助理級、學位：經濟學學士、研究方向：文書檔案整理

（無線電臺管理局?100866）