淺談電力企業(yè)文書檔案的管理與合理利用

摘要：隨著人們意識地不斷提高，文書檔案管理與利用得到了更高的重視，為提高管理及利用效果及效率，電力企業(yè)采用了多種技術(shù)手段優(yōu)化管理方式。誠然，對先進(jìn)技術(shù)手段及管理方式的應(yīng)用能夠有效提升管理和利用水平，但同時還需要有序的管理流程、部門之間的協(xié)同合作以及管理人員自身素質(zhì)與能力等多方面保障。對于電力企業(yè)的文書檔案管理與合理利用而言，還具有更高的保密性特征，在強(qiáng)化信息化管理之外，還應(yīng)重視對管理人員的素質(zhì)提升、相關(guān)管理制度體系及標(biāo)準(zhǔn)要求的建立健全，多角度出發(fā)提高管理及利用效率。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;管理;利用

引言：

企業(yè)文書檔案管理是一項(xiàng)繁瑣易出錯的工作，隨著時間推移，檔案的內(nèi)容及數(shù)量會越來越龐大，更容易導(dǎo)致檔案管理中失誤、遺漏等問題的出現(xiàn)，同時利用率也會大幅下降。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，逐年增長的資料檔案會導(dǎo)致管理工作效率及效果持續(xù)下降，同時也無法保證檔案資料的利用價值能夠得到真正有效地發(fā)揮。因此，在信息時代中，電力企業(yè)文書檔案管理必須要結(jié)合信息時代中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等多種技術(shù)對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，加大對檔案管理的創(chuàng)新與信息化建設(shè)地重視，同時整合優(yōu)化管理與利用制度標(biāo)準(zhǔn)，提高部門之間的配合度等有效方式，有效改善傳統(tǒng)文書檔案管理與利用中的多種問題。

一、電力企業(yè)文書檔案管理與利用過程中存在的問題

（一）數(shù)字化建設(shè)較為片面

在信息時代中，電力企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)得到了一定程度地進(jìn)行，但在實(shí)際的建設(shè)過程中，存在著建設(shè)力度不足、層次低、局限性較強(qiáng)等問題。是在結(jié)合計算機(jī)的基礎(chǔ)上沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)、人工管理的一種管理模式，這種數(shù)字化建設(shè)方式從本質(zhì)上而言并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，而是將計算機(jī)用作為一種記錄紙質(zhì)檔案信息的工具，并未發(fā)揮出處理、分析檔案信息的功能。這種創(chuàng)新模式不僅無法提高管理效率，可能還會導(dǎo)致人力、物力等方面投入的增加[1]。

（二）部門之間協(xié)同管理程度低

在電力企業(yè)文書檔案管理與利用過程中，部門之間并未形成合力與統(tǒng)一化管理，互相之間的文書檔案資料共享度不高，同時缺乏合作行為。這種相對獨(dú)立、各自為政的管理模式，即使每個部門自身的檔案管理創(chuàng)新與信息化建設(shè)水平得到了有效提升，也無法保障企業(yè)整體檔案管理與利用效率及水平地優(yōu)化效果。同時，這種獨(dú)立、缺乏統(tǒng)一化管理的模式，還會導(dǎo)致硬軟件配置、管理人才配置等需求的增加，不僅加劇了人力成本及物力成本地投入，更會影響與阻礙檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、電力企業(yè)文書檔案管理與利用優(yōu)化措施

（一）深化信息化建設(shè)與運(yùn)用

在運(yùn)用基礎(chǔ)計算機(jī)技術(shù)的同時，電力企業(yè)文書檔案管理及利用過程中應(yīng)深化信息化建設(shè)程度，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、掃描技術(shù)等相關(guān)技術(shù)地運(yùn)用，在企業(yè)中建立一個結(jié)構(gòu)完善、管理有序的信息檔案庫[2]。就目前而言，文書檔案的管理信息化建設(shè)應(yīng)側(cè)重于對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。一方面需要完成對現(xiàn)有檔案目錄信息的轉(zhuǎn)化，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案目錄信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上將其運(yùn)用于信息數(shù)據(jù)庫建立的目錄信息，從而提高文書檔案信息檔案庫建設(shè)的有序性，提高掌控能力，為優(yōu)化電力企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造前提條件;另一方面，應(yīng)重視對文書檔案信息的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)化，在建立數(shù)字化檔案目錄的基礎(chǔ)上運(yùn)用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案中的信息數(shù)據(jù)掃描成圖像并通過重新編制索引，以特定文本格式存儲于數(shù)據(jù)庫中，提高電力企業(yè)文書檔案管理與利用的效率。

（二）完善管理工作制度，提高部門協(xié)同率

完善的工作制度是優(yōu)化電力企業(yè)文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，電力企業(yè)需要技巧對文書檔案管理與利用工作制度的完善。要保障案管理工作制度的科學(xué)性合理性，首先必須要綜合考慮電力企業(yè)的實(shí)際情況，劃分出專門進(jìn)行檔案管理的部門及部門人員，并根據(jù)具體文書檔案分類明確劃分不同崗位人員的不同職責(zé);其次，在制度的完善上，應(yīng)做到管理的分級與領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一[3]，所謂分級管理，就是根據(jù)企業(yè)不同部門對文書檔案進(jìn)行匯總收集，保障的文書檔案管理以及后續(xù)利用的有序性與完整性。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)指的是所有部門的文書檔案管理工作，應(yīng)由一個獨(dú)立專門的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，保障管理及利用工作的有效與有序;最后，需要針對檔案內(nèi)容的差別，確定出對應(yīng)的管理體系，如分領(lǐng)域管理體系，進(jìn)一步提高電力企業(yè)文書檔案管理與利用工作的效果，確保各部門文書檔案都能在電力企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）統(tǒng)一文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案的整理是提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)工作，也是保障使用效率的關(guān)鍵，因此在文書檔案的整理過程中，要做到對檔案產(chǎn)生時間與形成材料之間的協(xié)調(diào)，保障編目的清晰化，確保文書檔案在查找與使用上的便利。例如在項(xiàng)目開展之前的檔案管理中，需要從項(xiàng)目建議書到可行性研究報告、到地形等勘察資料，再到設(shè)計、評估等工作開展的先后順序進(jìn)行立卷[4]，保障文書檔案管理的有序性。

（四）提高管理人員業(yè)務(wù)能力

在互聯(lián)網(wǎng)時代中，電力企業(yè)文書檔案管理工作也逐漸朝著數(shù)字化管理方向發(fā)展，檔案管理工作開展模式發(fā)生了一定程度的改變。這為檔案管理人員的管理工作習(xí)慣及能力提升做出了新的要求。因此，需要對檔案管理人員的管理方式進(jìn)行調(diào)整，針對新技術(shù)、新系統(tǒng)的運(yùn)用要求對檔案管理人員的操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案管理人員不僅具有過硬的檔案管理專業(yè)知識與能力，還具備操作新型管理系統(tǒng)及技術(shù)的能力，這樣既能夠提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，又能夠有效提高文書檔案管理工作開展效果。

結(jié)束語：

在社會發(fā)展的新時期，電力企業(yè)得到了進(jìn)一步發(fā)展，同時文書檔案的管理與利用難度也越來越大。為充分發(fā)揮出文書檔案的作用，需要結(jié)合信息時代的多項(xiàng)技術(shù)對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，在加大對數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用程度的基礎(chǔ)上，建立完善的制度體系，加大對管理人員專業(yè)性的培訓(xùn)，以此促進(jìn)電力企業(yè)文書檔案管理及利用效率地綜合提升，同時也為促進(jìn)電力企業(yè)日常運(yùn)營工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供資料支持。

參考文獻(xiàn)

[1]何鳳葵.淺析電力企業(yè)文書檔案的管理及合理利用[J].建材與裝飾，2016，（19）：148-149.

[2]張屏.電力企業(yè)文書檔案差異化管理初探[J].浙江檔案，2014，（11）：55-55.

[3]劉嵐.電力企業(yè)文書檔案的管理及合理利用[J].環(huán)球市場，2020，（5）：62.

[4]方彩霞.電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及措施[J].大科技，2020，（19）：21.

作者簡介：安樂成（1989年12月-），女，漢族，山東，大學(xué)本科，福利保障與離退休管理，館員。

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