互聯網+時代智慧醫院檔案管理的實施困境與優化策略——以浙江省腫瘤醫院檔案信息化建設為例

■ 李鴿伶 康喬莉 王屹峰/浙江省腫瘤醫院

為加強檔案管理，適應國家治理體系和治理能力現代化要求，2020年6月《中華人民共和國檔案法》修訂通過，為檔案事業現代化發展提供了法治保障。為把握新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局，《浙江省檔案事業發展“十四五”規劃》提出，以高質量發展為主題，以檔案強省建設為主線，以數字化改革為牽引，全面推進檔案治理、資源、利用、安全體系建設。公立醫院作為保障群眾生命健康的關鍵哨卡，肩負民生檔案建設的重要使命，是聚焦生命科技高新技術融合推進智慧檔案建設的前沿陣地。但由于醫療機構業務專業性強、涉及范圍廣，當前醫院檔案建設仍處于較為基礎的數字檔案建設階段，未形成資源集聚的智慧檔案。從浙江省“十三五”衛生健康信息化建設成果看，全省二級以上醫院均建成了以掛號、收費、診療為中心的信息系統，與此同時文書檔案、科技檔案、病歷檔案也以電子化方式開展相關運作，但各類檔案資源未實現有效整合。本文以浙江省腫瘤醫院為例，就互聯網+時代醫院智慧檔案管理存在的困難問題進行剖析，嘗試精準研判醫療機構智慧檔案發展的定位，提出民生領域智慧檔案建設的框架和路徑。

1 智慧醫院檔案管理的實施困境

浙江省檔案信息化建設起步較早，20世紀80年代就開始應用計算機輔助檔案管理，2017年，浙江省部署開展“最多跑一次”事項電子化歸檔，2019年，浙江省衛生健康委印發《醫療衛生服務領域“最多跑一次”十大項目工作細則》，強調依托信息化互聯互通改善醫療服務能力，提升群眾健康獲得感，標志著全省衛生健康檔案信息化建設進入新的發展階段。但當前醫療機構檔案信息化建設尚未形成互聯互通、全面歸檔、智慧查閱的系統集成，需要在管理體系、隊伍建設、互聯互通上進一步完善。

1.1 檔案管理體系，尚未從“電子化”升級為“數字化”

由于醫療健康單位以醫療業務為主，存在多數醫療機構主管部門檔案管理意識不強，檔案工作易被邊緣化等現象，檔案管理仍停留在單一部門的電子檔案錄入，未形成滿足智慧檔案建設的“大數據”“大檔案”[1]管理體系。從機構職能看，綜合檔案室歸口屬于黨政綜合辦公室管理，各相關科室并未設立專職檔案管理人員，通常具有檔案管理專業知識的專職（或兼職）人員較少，不能滿足全院檔案歸集的需要。從醫院整體檔案管理看，醫院內部資源豐富卻管理分散，各類檔案分別保存在不同科室，分屬不同科室、不同上級行政管理部門管理，文書檔案在綜合檔案室，人事檔案由人事部門管理，病案由醫務部門所屬病案室管理，臨床信息系統（HIS）、物流管理系統（SPD）、檢驗信息系統（LIS）等數字信息由信息工程部管理。不同類型的部門涉及的醫療專業檔案又分布在各自部門或相關業務條線很難集中統一管理，如全省腫瘤登記地區腫瘤發病和死亡資料匯總、統計和管理由浙江省癌癥中心辦公室負責，省癌癥中心與省腫瘤醫院分別歸口于不同的上級行政管理部門，信息資源歸檔相對分散。同時，檔案管理制度與技術存在標準不統一、政策多門出、職能交叉不清晰等情形，完成“數字化”統一歸集工作實屬不易[2]。

1.2 檔案隊伍建設，缺乏具備綜合素質的專業人才

智慧檔案管理的核心是大數據綜合分析與應用，因此離不開具備多學科交叉的專業管理人才。從醫院當前檔案人員隊伍看，能夠掌握醫學知識且懂得數據分析利用的檔案人才較為短缺，嚴重制約著大數據時代檔案工作管理效率。從調研情況看，隨機訪談的3家省級醫院困于醫療機構編制所限，招聘人員以醫技專業人才和預防、檢驗等醫學相關專業畢業生為主，并非檔案專業管理人員，因此普遍檔案管理知識、對相關領域問題的認識不夠全面，不能適應現代多元化檔案管理工作[3]。大部分醫療機構為緩解用人壓力，聘任的檔案管理者通常為退休臨床醫技人員或年紀較大的行政管理人員，對計算機的應用能力遠不能滿足現代化政府“整體智治”的發展需要，對數字化檔案建設更是知之甚少，有些甚至不能熟練地操作智能檔案管理系統，對醫療衛生機構內部智慧檔案發展造成了較大的阻礙。

1.3 信息共享程度，數據壁壘“玻璃墻”仍無法突破

檔案信息化建設是一個系統復雜的工程，不是簡單的應用信息技術或檔案資源的數字化，還涉及法規政策、管理制度等諸多因素。當前，各醫療機構業務條線各自為政、數據技術標準和信息化建設水平差異直接制約著檔案的開發利用和服務工作[4]。由于各醫療機構檔案信息化建設缺乏統一標準，沒有明確的歸檔依據，加之各單位信息化重視程度不一，導致檔案信息化管理千差萬別。以浙江省腫瘤醫院為例，病案管理和腫瘤登記信息化程度較高，有統計分析等專職人員和專門的信息化管理系統；文書檔案有專人管理和專門的檔案管理軟件，人事部門則尚無專人管理及專業檔案系統，財務檔案僅紙質檔案歸檔綜合檔案室，等等，不同業務部門間檔案管理系統無法共享。若通過代碼轉換，院內系統穩定性較差，易受到黑客、病毒等不良攻擊，檔案信息安全存在威脅。

2 醫院智慧檔案建設的完善策略

為主動適應智慧檔案發展新要求，搶抓數字化改革先機，突出改革突破、數字賦能、創新引領、整體智治，推動檔案工作與新技術融合發展，在管理層、基礎層、應用層、制度層四維度，推進檔案理論、技術、制度、安全整體協同創新。

2.1 管理層：踐行“大檔案”管理理念

“大檔案”概念源于1995年孫嘉焯在《試論“大檔案”》文章中提出，主要用于闡述檔案工作應當納入社會發展的大環境中，即凡是與檔案工作有直接關系的、檔案部門參與后能促進其發展的都可劃為“大檔案”。黨的十九屆五中全會上習近平總書記提出強調了“十四五”時期經濟社會發展必須遵循的五個原則，即堅持黨的全面領導、堅持以人民為中心、堅持新發展理念、堅持深化改革開放、堅持系統觀念。隨后，“大檔案”的研究范圍更廣，不僅從檔案利用價值而言，更聚焦于檔案范疇和管理模式兩個維度。本文從規范“多檔合一”的管理模式入手，在廣泛調研多家醫療衛生單位業務系統檔案管理信息化建設困難和醫療健康檔案管理存在的問題后，認為構建“大檔案”管理不僅是一個技術性概念，更是一種新的檔案觀、系統發展論，具有重要實踐意義。其主要內容為：首先，成立專門的檔案機構，將文書檔案、人事檔案、病案檔案、腫瘤登記等院內產生的檔案集中分類統一管理。其次，拓展檔案機構職能，探索檔案機構保管職能向全省腫瘤數據中心、素質教育基地、校史展覽和研究基地、檔案信息管理和服務的中心等多層級延伸[5]，加強綜合性人才的輪轉和培養，形成全面系統的醫療機構檔案管理。第三，拓展檔案生成形式，將檔案大數據作為檔案職業發展的新方向，促進業務流向數據流轉變，形成工作實時有留痕，處處有記錄。

2.2 基礎層：搭建先進的云技術平臺

2.2.1 持續完善電子檔案管理系統。在遵守保密原則的情況下，將文書檔案、人事檔案、病案檔案、腫瘤登記等電子信息檔案統一歸集，實現各檔案資源庫之間的互聯互通。實現院內OA辦公系統與電子檔案管理系統的對接，建設融合檔案管理、科技文件、圖書情報信息知識管理系統，開發基于移動端的檔案管理平臺、情報管理平臺和期刊管理平臺，實現使用人掌上登陸、方便快捷。

2.2.2 采用業界先進的分布式云計算技術[6]，搭建一套以云計算、大數據計算、數據服務為主的IT基礎設施平臺。通過虛擬化和自動化技術，實現硬件、軟件資源統一管理、分配、部署、監控及備份。同時，拓展Web應用，采用三層Web技術架構[7]暢通云網數據資源。云建設架構和數字檔案館三層Web技術架構分別見圖1和圖2。

圖1：云建設架構圖

圖2：數字檔案館三層Web技術架構

2.2.3 系統布網支持內網和互聯網用戶聯通。包括電子文件的接收、傳統載體檔案數字化、數字檔案資源整理、建立數字檔案資源庫。通過逐步完善和迭代升級，使得系統能提供館藏檔案信息資源的查詢利用服務、網絡檔案信息資源的檢索利用服務、檔案信息的傳送服務以及個性化服務。

2.3 應用層：建設掌上數字檔案庫

樹立系統思維，用好系統方法，將系統觀念貫穿檔案事業發展全過程各領域，推動檔案工作形成系統性、整體性成果。

2.3.1 整合全院資源建立數字檔案庫。實現傳統載體檔案數字化率95%以上；實現電子檔案歸檔率100%；建設檔案知識編研庫、醫院歷屆領導、機構沿革等專題數據庫；建設標準規范、圖書期刊、情報信息等其他數字資源數據。強化檔案信息開發利用體系建設，大幅度提高電子檔案管理系統的歸檔管理和利用效率。實現新增各類檔案文件信息的跨庫檢索。實現檔案、圖書、標準、期刊、情報等資源信息的統一管理，各類知識信息的數據挖掘與定制推送，有針對性地為醫院提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。如專題數字庫建設，建成了醫院院史館，在實體基礎上，基于檔案信息的挖掘與利用，形成醫院歷屆領導、企業機構沿革、科技檔案等專題數據庫。

表1：專題數據庫主要數據項

2.3.2 升級電子檔案管理系統。借鑒國內外先進醫院檔案管理系統，重點開發常用表單自動生成導出、文件關聯關系建立、移交管理、銷毀管理、編研利用管理等功能[8]。主要技術為便攜式采集終端技術、電子簽章技術、輔助實體管理技術、緩存技術、信息分類聚類與智能發現技術。此外，要加強四性檢測與系統測試，運用加密等技術對真實性進行檢測；通過系統校驗進行完整性檢測；定期對系統中的數據進行可靠性檢測，發現異常定期進行提醒；通過監控、防病毒等對可用性進行檢測。同時，從功能測試、性能測試、安全保密測試、兼容性等方面進行電子檔案管理系統測試，確保系統滿足電子檔案真實、可靠、完整、可用、安全[9]。

2.3.3 開發掌上智慧檔案。基于App和釘釘平臺，開發建設基于移動端的檔案管理平臺、情報管理平臺和期刊管理平臺，即掌上智慧檔案館[10]。實現借閱管理的移動端審批、檔案編號的手機端查詢等功能，實現遠程檔案管理。基于釘釘平臺，實現期刊稿件狀態查詢和過刊查詢閱讀。

2.4 制度層：完善安全體系建設

2.4.1 建立完善的數字檔案館制度管理體系。包括：數字檔案館人員崗位職責、系統運行維護管理制度、機房和檔案數字化加工場所制度、數字檔案館電子檔案收、管、存、用等覆蓋電子文件全過程管理的標準規范[11]。重點研究電子文件的歸檔范圍、各類電子文件格式的轉換標準、元數據的規范等。強化底線思維，壓緊壓實責任，增強法律制度執行剛性，運用信息化智能手段確保檔案安全管理。

表2：數字檔案制度范例

2.4.2 建立完善的數字檔案館安全與保密管理體系。建立安全與保密管理制度，配備安全設備[12]；嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發布審核制度，嚴格控制數據訪問權限；做好各類電子文件的分級備份管理。根據GB/T22239—2008《信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求》二級要求開展安全保密體系建設，在安全管理方面，完善現有信息安全管理措施，形成信息安全方針準則，健全安全管理機構和標準，完善安全管理制度，加強人員安全管理，關注系統建設管理，強化系統運維管理。建立信息安全事件管理、容災應急管理等安全管理措施和機制，構建更高水平風險防控體系和應急管理體系，全面提升安全工作的科學性、主動性、預見性。在技術防護方面，從物理環境、網絡、主機、應用、數據五個層面建立了較為全面的安全防護措施，降低運維過程中的安全風險[13]。通過構建一個基于檔案查找搜索便捷化、檔案收集豐富化、檔案服務多元化、檔案載體多樣化、利用價值效率最大化和智能平臺[14]，實現對傳統實體檔案和數字檔案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服務，助推醫院檔案工作轉型升級。