檔案信息數字化下的民辦高職檔案管理模式分析

徐輝

（大連楓葉職業技術學院，遼寧大連 116036）

0 引言

早在2005 年，國家檔案局實行的《紙質檔案數字化數字化的技術規范》中提到，要采用數字化檔案進行在線和離線的備份，并且要注意進行異地備份，將傳統的紙質檔案由靜態的、固定的、消極的狀態轉變為動態的、可變的、積極的信息，并且要在這種數字化形勢下不斷地優化，不斷地調整管理模式。數字化檔案的建設過程中，要針對高職院校歷年來的所有檔案資源進行整理，不僅要擴大整理范圍，還要在整理過程中對信息進行收集、整理、歸納、提煉等，不斷提高高職檔案管理的智能化和數字化，這個不斷完善檔案管理的模式，能夠讓高職檔案建設更加的科學有序，也讓高職院校對于檔案的利用率不斷提高，為高職院校檔案建設出一份貢獻。

1 檔案信息數字化對高職檔案管理模式的重要性和當前存在的問題分析

1.1 檔案信息數字化對高職檔案管理模式的重要性

第一，這是高職院校檔案管理改變的必然。在21世紀初期，電子檔案剛剛興起，各大院校開始用網絡來進行學生資料的錄入和整理，學生也通過網絡開始完善個人和家庭情況的相關信息，隨著數字化時代開始興起，對于學生信息的錄入進行了一種轉變，開始利用互聯網和多媒體對學生資料進行整理，并且建立了數據檔案庫，這在一定程度上對檔案的管理進行了規范，通過這種方式可以更加方便的對學生的檔案進行更新，學生檔案的利用率也可以得到提升。到今天，數字化信息已經完全覆蓋，學生受教育的程度不斷擴大，院校招生人數也是逐年攀升，各大院校的檔案信息呈現了一個突飛式的增長，對于信息的收集和處理難度不斷增加，依照之前的管理模式難以對當前如此龐大的數據庫進行整理和分類，這種舊式的模式迫切需要改進，所以說信息數字化管理模式是一種必然，目前各大院校都將這種管理模式運用到檔案管理中來，即方便整理和查看，也提高了高職管理方面的工作效率。

第二，對于檔案的管理具有明顯的優勢。信息化管理相較于紙質管理有明顯的優勢，不易損壞，可以永久保存，并且查找也不用翻頁查找，可以進行關鍵字檢索快速獲取數據，并且展示的結構化形式也可以是多種多樣的，也不用擔心儲存空間不夠，不用擔心在大量的學生檔案中進行查閱，數字化管理擁有海量的儲存空間，并且占據的空間可以壓縮，這些優勢都是促進高職院校信息化管理模式的體現，最重要的一點是節省了大量的人力、物力和財力，減少了管理檔案的工作人員，加快了工作效率，同時學生群體對于個人信息的管理可以進行網絡提交，由專門負責的工作人員進行審核，這樣也減少了學校老師的工作量，并且由學生進行提交，也方便檢查，出錯率也減少了，也不會造成學生大量聚集填寫造成系統崩潰的情況，且幾年下來要填寫和整理的信息量是非常大的，用這種管理模式明顯節約了時間，提高了準確率。

1.2 檔案信息數字化下高職檔案管理存在的問題

第一，檔案管理人員對管理模式轉變重要性還未充分意識到。部分高職院校對檔案的認識還是停留在對學生檔案的收集、整理和分類等，認為對檔案的管理只是對檔案進行保管和長期地保存、方便查找、不易丟失等，忽略了檔案管理是一項非常嚴謹和有價值的工作，在實際的操作中也并沒有這么簡單，對檔案數據的有效管理涉及到數據化的管理模式，方便對檔案信息進行實時的跟蹤檢查，確保學生檔案的準確性，當有突然情況出現的時候，要觸發對數據的智能保護，確保信息不被泄露，并且要對這個過程進行實時地監視，方便后續對管理模式中存在的問題進行修復，另外對檔案數據的歸納，歸納方法和模式都對學校的建設有非常重要的意義，為學校吸納人才提供參考，從海量的信息當中找到一些規律。高職院校學生的去處各有不同，比如有畢業檔案回生源地的，有進入國家單位的，有繼續從事學術的，到了這個階段，需要對學生的檔案進行歸類，發向不同的去處，并且這個過程要學生能夠進行實時的定位，便于確保檔案的安全，這就需要對每個人的檔案單獨用一份信息化的數據便于管理。而當前的管理模式并不能有效地處理這些信息，檔案中出現的問題也不能大概率地避免，對于一些潛在的問題也不能及時地發現，意識如果不跟上，對于檔案管理的科學發展會造成阻礙。

第二，在高職檔案管理的工作中對人才重視程度不夠。檔案管理看似是一份廣泛性的工作，不需要多強的專業知識和學歷背景，對管理的人員也沒有專業化的要求，在各大高職院校中，管理檔案的工作人員大部分都不是專業的人才，也沒有一個完整的管理結構，部分工作人員甚至都是以兼職的形式參與工作，管理人員的不專業化只是一部分，在實際的業務過程中，對于檔案管理的流程也沒有體現專業化程度，工作人員并沒有對檔案管理的流程進行改善，甚至都沒有對檔案的數據進行系統化的歸納，覺得對于檔案實時調用性要求也不高，相關流程就沒有花心思進行優化。在高職院校數據庫的不斷更新，學生群體的不斷擴大，對于檔案管理的要求也越來越高，對于檔案的管理和歸納都有更多的要求，比如說要求檔案進行查找的時候，要查到某一年或者幾年學生檔案的明細，并且要按照不同的專業不同的學院進行排序。人才的缺失勢必會讓這項工作的數字化模式變得更低，也對檔案數據管理和編輯工作帶來了消極影響。

第三，沒有建立完整的檔案管理制度。高職對檔案管理模式的落后，不僅僅是檔案統計工作的封閉性，還有一部分是檔案在歸檔時的制度不夠完善，在對不同專業的學生檔案進行整理的時候，在基礎的對數據統計階段需要將不同部門之間打通，需要獲取多個部門的授權，然后才能獲取各個專業的檔案信息，這個階段完成之后，才能對相關的檔案信息進行錄入、整理、分類，這項工作看似只是簡單的錄入整理，如果沒有使用數字化的信息處理工具和方法，就會浪費大量的人力和物力，并且這個過程是復雜且冗長的，還容易出現數據上的錯誤，但是這種錯誤涉及到學生的個人信息，不允許出錯。所以建立完善的檔案管理制度，強化信息化的建設和使用，能夠對檔案的管理起到一個積極的作用，對檔案管理的時間和成本都會減少，對于學生檔案信息的后期維護也會節省大量的時間，不僅可以提高工作效率，也對檔案管理后面的不斷優化，模式的不斷改進都有一定的促進作用。

第四，對電子檔案的管理過程保護不夠。信息化時代下，電子檔案越來越多，對于管理的質量和安全性能上面都提供了較高的要求，不僅僅是要加強對儲存電子檔案系統的保護，更要不斷提高檔案管理的信息化水準，要讓檔案管理過程越來越流暢，體系越來越完善，并且在信息的處理上面能有更好的發展，部分高職院校在檔案管理過程中對電子檔案的保護力度不高，市面上會出現學生信息的泄露，經常接到一些陌生的電話，對方卻了解到學生的全部個人信息，所以在工作人員對學生檔案信息進行統計的時候，要以安全性至上，線上匯總學生相關信息的時候要注意部分信息可以隱藏，在相關部門發送學生信息的時候，注意保密性，必要時可以通過移動硬盤進行存儲，通過這種方式可以顯著減少學生信息的公開紕漏，降低曝光度，也可以保護學生的信息，減少學生被騙的可能。

2 檔案信息數字化下高職檔案管理模式的優化途徑

2.1 對檔案管理工作進行大力的宣傳

檔案信息數字化下，高職要不斷地推陳出新，將思想觀念向新時代的管理方向走，要從全面并且客觀的角度意識到信息化管理模式已經成為一種必然，對于目前檔案的管理工作要不斷的反思，不斷地去發現問題，總結原因，不斷地改善，要最大化地利用數字化模式進行解決問題。同時要加大宣傳力度，不斷地進行行為上的監控，通過校園的網站、部門老師的培訓、校園內張貼大字報等多種方式進行宣傳，強調各部門的工作職責不只是做好自己分內的工作，更要總結其余各部門的工作進行反思，讓檔案的管理過程更加得流暢，數字化的運用更加的深入，宣傳之后要進行實時的監督，定期開展檢查模式，比如說，組織相關的人員進行使用，對檔案信息進行抽查，以此來發現其中的問題，組成各個小組對檔案管理的智能化、查詢功能的完善進行檢驗，然后進行打分，綜合評價檔案管理系統已有的優點和存在的不足，也可以結合小組給出的意見進行調整，在這不斷地磨合當中，對檔案的信息化管理會越來越流暢，并且能夠對發現的問題及時作出回應。

2.2 加強人才培養，重視檔案管理專業能力的提升

檔案管理的人才應該重視起來，不能只是會收集整理數據信息等工作，更要注重對知識能力的要求，檔案管理的數字化需要這些能力，對部分基礎統計數據的工作可以交給兼職人員進行操作，但是對于整個檔案管理的大方向，應該要重視對信息智能處理能力的培養，對于一些數據分析軟件，比如mysql、python 等工具可以運用起來，要倡導相關工作人員進行學習，要不斷地進行突破。同時建立完善的考核制度，有獎有罰，對于只是局限于當前工作的人員，不愿意為檔案管理的優化做進一步努力的人員，應該實行一定的懲罰制度，并且納入每個月的績效考核當中，對于表現優異者，應該給予一定的獎勵，比如說績效獎金、提供學習的機會等。另一方面，學校應該組織工作人員到其他院校進行走訪和學習，觀察其他院校的用人制度和管理方式，多聽、多思考、多優化，相信能在不斷地嘗試中讓數字化更加的明顯。學校也可以邀請優秀的檔案專家來進行指導，幫助解決本校檔案管理存在的問題，對內部人員的培訓也應該跟上，老員工要進行學習，同時對新員工也要積極進行指導，共同進步。

2.3 對學生檔案的管理實行監督機制

數字檔案的建設和管理過程中，需要各個部門的協同處理，由部門負責人將各個部門串聯起來，在實際進行操作的過程中，要強化各個部門和人員之間的合作意識，對于電子檔案的整理和歸納要及時地進行反饋，部門之間的信息傳遞要暢通無阻，要對自己的責任有明確的認識，對于這個過程中檔案的保存，以及對檔案的部分信息進行歸類，要以方便查看為目的，還有如何將檔案信息更加的書面化，便于觀看，也便于查找，這些都是在整理數據過程中需要格外注意的地方，如果有誤，涉及到的都是上萬條的數據，損失的時間和人力成本都是非常巨大的。所以對這個過程要進行實時的監督，定期抽查，部門負責人應該對每個人的職責有明確的劃分，對于考核的關鍵點要一一列出來，并且要嚴格要求下屬按照制度執行，數字化化對管理過程進行監督并不困難，比如說在某個節點設置關鍵信息錯誤的提示，操作到某個不允許操作的地方，系統進行警告處理，所有在這個過程中出現有誤的地方，系統后臺都會有反應，這種方式就能實時的監控檔案管理的過程，并且能夠對后面出現問題的地方進行復盤。

2.4 健全檔案數據庫，推廣檔案軟件的使用

對學生成績的管理，不要只是對學生成績進行錄入和存檔，應該采用相關的技術軟件對信息進行數字化處理，要滿足學生日常對于成績查詢的動態化和實時化的要求，利用軟件對學生成績進行管理，然后對成績進行檢查，對于畢業信息的管理，相關人員要做好審核工作，對畢業信息要進行準確的校驗。同時相關技術人員要利用互聯網技術對檔案系統進行不斷的研發和升級，對服務器上傳的信息進行分層次管理，檔案的管理者可以通過特定的賬號進行訪問，而學生用戶，需要先注冊個人賬號，填寫在下相關的所有基本信息，由后臺的管理人員審核之后才能進行訪問，并且對于不同的IP 登錄要有相應的風險提示，軟件的內容展示，要包括基本信息、所得榮譽和在校活動、畢業的去向等板塊，學生在校期間表現良好，成績突出，或者在校期間積極入黨的情況，對于學生系統的檔案也應該進行修改，要不斷對內容數據庫進行完善，對軟件的開發團隊要提出更高的要求，系統軟件在流程上、操作上、視覺上等都應該不斷地進行修改，不斷地完善，這個過程要不斷地進行操作，結合多方面的意見進行優化，還可以進行多校聯用系統軟件，針對不同的學生群體進行系統的升級。

3 結語

通過對檔案管理模式的分析，以及對以后檔案管理優化途徑的以下建議，相信當前檔案管理過程中存在的一些問題會在不斷優化的過程中得到解決，對于檔案管理的信息和系統化流程，也會在不斷適應的過程中變得更加流暢。大力開展高職檔案管理系統的創新，便于以后學生填寫個人信息，日常對于個人檔案進行完善更加的有條不紊，檔案管理部門對于自己的職責更加的清晰，在工作中也可以加快溝通和工作的效率，對于學生檔案管理工作的快速開展也可以更加的流程化，數據更加的數字化。不斷地對管理模式進行升級，要求更方便、快捷的對檔案進行管理。