數字檔案館建設驅動云南檔案事業創新發展
——在全國數字檔案館建設推進會上的交流發言

■ 云南省檔案局局長 黃鳳平

數字化是云南檔案事業發展的戰略方向，在省委省政府的關心支持和國家檔案局指導下，云南自2009年啟動數字檔案館建設。根據會議安排，現將云南省堅持數字化發展戰略，推動全省檔案事業發展相關情況匯報如下。

一、全力推進，數字檔案館建設成果豐碩

經過10 余年持之以恒實施檔案數字化戰略，云南省檔案館、楚雄彝族自治州檔案館已經建成“全國示范數字檔案館”，全省館藏檔案數字化總量超過6.38 億頁，其中省館達1.31 億頁，數字化率超過87.8%，館藏照片、聲像檔案100%數字化，制作檔案文件級電子目錄1400 余萬條，采集檔案專題數據500 余萬條，采集征集口述歷史、音視頻15 萬分鐘，構建了規模大、類型多、特色鮮明的檔案數字資源。云南省檔案館系統平臺配套完善，查閱利用方便快捷，檔案數據化初具規模。云南還建成了覆蓋全省的館藏婚姻檔案數據庫、民國檔案文件級目錄數據庫及18 個專題檔案數據庫；建設了6 個區域性電子文件在線歸檔和電子檔案在線移交接收平臺；建成全省重要檔案和電子檔案備份庫，構建了集近線、脫機、異質、異地為一體的電子檔案備份體系和機制，目前已有116 個館實施了集中備份，備份數據957TB，案卷目錄607 萬條，文件級目錄9125 萬條，數字檔案5.07 億畫幅。

二、成效明顯，創新驅動檔案事業發展

一是數字檔案館建設全面提升了檔案科學管理水平，有力增強了服務能力。省館檔案已實現精細安全管理，做到館藏檔案管理精準到件，破損檔案按件有序開展修復，檔案原件封存保管。有效增強了檔案資源建設能力，完成1100 余名抗擊新冠疫情援鄂、援外醫護人員口述歷史采集，建立了脫貧攻堅數碼照片音視頻檔案專題數據庫及18 個少數民族檔案專題數據庫。檔案利用與開發效率大幅提升，利用人次逐年增加，查閱檔案基本不使用原件，“分鐘級”完成檔案利用服務已成為常態，最近又成為全國檔案查詢首批試點單位；近5年出版檔案文化書籍30 余冊，平均編寫時間從過去2年左右縮短為半年，編撰檔案信息參閱20 余期。有力拓展了服務手段，制作檔案短視頻、專題片70 余部，其中有5 部檔案專題片在省級電視臺播出，尤其是中共云南老黨員口述歷史短視頻，在主流網絡媒體平臺上發布，點擊量超過4000 萬，已作為云南中小學、中高職學生思政教材，助力青少年“四史”宣傳教育。

規模化推進紙質檔案數字化加工

二是數字檔案館建設有力加大了投入，全面提高了檔案業務工作水平。全省投入檔案數字化加工經費近2 億元，其中省館投入檔案數字化加工、目錄制作經費近6000 萬元，全省在檔案業務建設方面的經費投入數倍于之前50年的總和，有力提升了檔案整理、目錄體系等業務建設水平。數字檔案館建設帶動了省重要檔案和電子檔案備份中心建設，累計已投入經費3700 余萬元，推動省館的數字檔案館運維、檔案征集、檔案文化產品開發等經費列入預算，有力保障了這些工作穩定開展。

三是數字檔案館建設有力推動了檔案科技工作，提高了人才隊伍建設水平。開展數字檔案館建設以來，云南省檔案局已先后承擔20 余個檔案科技、社科、決策咨詢等課題，其中有10 個課題獲得國家檔案局優秀科技成果獎勵，2021年又有6 個課題獲得國家檔案局立項，省級檔案科研課題立項數也逐年提高，這些課題大多與數字檔案館建設相關，并投入實際應用。在數字檔案館建設中，我省通過常態化開展數字檔案館建設培訓，將專業人員送專業IT 機構培訓，檔案人員素質得到明顯提升，全省有3 人入選首批全國檔案專家。

三、主要做法

一是省館示范，引領推進。省檔案局堅持將觀摩省數字檔案館作為各地各單位領導來訪以及各類檔案培訓活動的重要內容，新冠疫情前，每年都組織不少于3000 人次觀摩省數字檔案館，先后有近100 名州市縣檔案工作分管領導參觀過省數字檔案館。省檔案局還堅持在基層調研、檢查工作中，反復向各地介紹省數字檔案館建設，連續多年組織全省數字檔案館建設專題培訓，每年在有關會議、報刊和網站反復宣傳報道，推動全省不斷強化檔案數字化戰略意識，努力營造領導重視、各部門理解支持、檔案部門主動爭取，積極推進數字檔案館建設的氛圍。

二是規劃先行，爭取支持。我省堅持將編制規劃作為推進數字檔案館建設的首要工作。省數字檔案館建設伊始，就編制了達到詳規深度的規劃，并獲得省政府批準，先后投入專項資金7500余萬元，做到12年建設一張藍圖執行到底。省檔案局積極推動16 個州市及部分縣編制數字檔案館建設規劃，并完成審核把關。通過規劃工作，各地科學謀劃了數字檔案館建設內容，有效培養了業務骨干，為積極爭取投入提供了支撐，為分步實施建設提供了科學指導。應用規劃，除楚雄州館已完成1800 萬元數字檔案館專項建設投入，今年又有大理州館獲得近2 千萬元數字檔案館建設專項支持；有的館將規劃分解為多個項目逐年爭取，目前有6 個館基本具備建成高水平數字檔案館的條件；有不少的館將檔案數字化列入財政預算，每年落實數十萬元經費。無論采取何種方式推進數字檔案館建設，因有規劃為基礎，為爭取支持提供了科學依據，因有規劃為指導，有力保障了建設工作系統性、協調性，因有規劃為支撐，確保了建設績效。

三是存量優先，苦干實干。12年來，省館按照館藏檔案全部數字化的目標，以全宗為單位，逐件逐頁、扎實推進檔案數字化。為確保數字化工作進度，我們做到每周開工6 天，每天不少于10小時，任務難度大時甚至超過13 小時。12年來，省館的數字化管理人員先后更換了近30 人，但無論人員如何調整，大家始終堅持自覺加班，從無間斷，數字化外包公司員工爭分奪秒，確保每個項目按時高質量完成。

云南省檔案館將檔案數字化質量放在重要位置，精益求精，檔案數字化成果被有關領導和專家評價為“量多質優”。在檔案數字化初期階段，面對錯誤率徘徊在5‰左右的困局，我們堅持求真務實，積極探索質量管理方法，形成了“與數字化加工同步進行質量驗收”及“100%人工逐件逐頁檢查質量”“100% 軟件檢測”“發現錯誤100%修正”等確保數字化成果高質量的工作辦法。為確保數字化工作“快而不亂”，我們又創新管理方法，對關鍵節點進行跟蹤管理，實現高速推進中的進度、質量、安全管理高效協同。為解決民國檔案數字化難題，我們創新民國檔案文件級目錄制作方法，僅3年半就制作近600 萬條目錄，確保了30 萬卷民國檔案“掃得出來、查得準確、用得方便”。

四是搶抓機遇，推動轉型。我省把電子檔案管理、照片與音視頻檔案應用、檔案數據化作為重點突破方向，推動檔案工作轉型升級。

在電子檔案管理方面，一是抓住機遇，主動協調，構建“檔案云平臺”，體系化推進電子檔案管理。今年，省級和4 個州市已構建符合標準規范的電子公文在線歸檔和移交進館系統，省局與省政務服務局協作的全省政務服務電子檔案系統基本建成，我省電子檔案管理能力薄弱的問題得到改觀。二是抓住國家檔案局推進有關試點工作的機遇，推進經濟領域電子檔案管理。云南稅務征管電子檔案單套制管理試點已通過驗收，實現稅務機關和納稅人“雙減負”，電子發票有關應用試點也成功探索了多種模式，有力彰顯了電子檔案在數字經濟和放管服改革中的重要作用。

在照片、音視頻檔案應用方面，我們堅持把建設和應用音視頻檔案采編系統開展檔案收集征集和開發利用，作為高水平數字檔案館建設的重要內容。省館完整采集了12年中央電視臺有關云南的報道以及云南電視臺有關省委領導公務活動的電視新聞，采集了云南特有少數民族、中國遠征軍、抗戰老兵、滇緬公路筑路人、非遺傳承人、大學生夢想等30 余個專題的口述歷史，征集了大量脫貧攻堅和新冠疫情防控的音視頻和照片，音視頻檔案已成為檔案資源建設工作的重要組成部分。省館持續應用音視頻檔案，數字賦能檔案資源開發，不斷擴大檔案文化的受眾和影響力，開發“省領導公務活動視頻光盤”、與電視臺合作制作電視專題片、與主流媒體合作開發檔案短視頻、與博物館、高校合作舉辦展覽等已成為常態化工作。

在檔案數據化方面，我們根據檔案開發利用的需求，從檔案內容中采集有關數據，先后建立復轉軍人、滇軍抗戰陣亡將士、云南陸軍講武堂師生、云南土司世系等專題數據庫，尤其是試驗性的從1 個全宗近萬卷檔案逐頁采集了190 萬條數據，探索建設民國檔案人名專題數據庫，不但大幅提高檔案查找的精準度，而且民國時期云南的社會組織結構、民生業態、人物關系逐漸清晰明朗，展現出強大的檔案資源挖掘能力，為檔案管理找到了新方向。

五是量力而行，注重實效。我們深知在經費緊缺、人才匱乏的條件下推進數字檔案館建設，只能量力而行，循序漸進，突出實效。因此，我們在檔案數字資源建設方面始終堅持高標準、高質量、低成本原則，絕不重復建設和浪費資金。在軟硬件方面，根據IT 產業特點，不追求“一步到位”，堅持滿足實際需要以及確保后續發展能力的原則，不為了看起來好而堆砌用不上的設備，不為了看起來先進而購置短期內用不上的軟件功能，把錢用在刀刃上，把技術體現在實用上，把進步搭建在發展上，確保數字檔案館建設與經濟社會發展相適應。

雖然云南數字檔案館建設取得了一定的成效，但發展不平衡不充分的問題仍十分突出，與先進地區相比還有很大差距。《“十四五”云南檔案事業發展規劃》對數字檔案館建設提出更加明確的方向和要求，任務更加艱巨。我們將在國家檔案局的指導下，廣泛學習先進經驗，埋頭苦干，創新方法，抓住電子文件深化應用的風口，主動作為，乘勢而上，加快推進以信息化為核心的檔案工作現代化，推動云南檔案事業轉型升級，實現高質量發展。