現(xiàn)代醫(yī)院綜合檔案管理問題及對策探討

施萃

(中國醫(yī)科大學(xué)附屬盛京醫(yī)院財(cái)務(wù)部， 沈陽市 110004)

1 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵范圍

醫(yī)院檔案以紙質(zhì)和數(shù)字形式真實(shí)記載醫(yī)院的發(fā)展歷程及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，并作為醫(yī)院歷史和文化真實(shí)再現(xiàn)的載體，通過檔案可以了解醫(yī)院歷史，體現(xiàn)醫(yī)院文化的傳承和發(fā)展。醫(yī)院檔案管理就是對醫(yī)院所有檔案進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔、編號、存儲(chǔ)/存放、借閱、鑒定、銷毀、查找/檢索以及日志記載。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院文化建設(shè)和醫(yī)療業(yè)務(wù)開展的有效途徑之一。以醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案為例，它是醫(yī)院檔案的重要組成部分，其主要工作內(nèi)容包括涵蓋各類原始憑證等各類記賬憑證、各類賬簿(總賬、明細(xì)賬、科研明細(xì)……)、賬務(wù)賬表(年報(bào)、預(yù)算、決算……)、銀行對賬單、工資發(fā)放(績效、福利、計(jì)稅扣稅明細(xì)……)以及與銀行的業(yè)務(wù)往來信息[1]。其他檔案也都具有相應(yīng)的工作內(nèi)容和管理規(guī)范，本文定位于醫(yī)院綜合檔案管理的共性問題及對策研究。

2 醫(yī)院檔案管理的目的意義

2.1 為經(jīng)營決策提供信息基礎(chǔ)

醫(yī)院的發(fā)展需要領(lǐng)導(dǎo)班子在發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)做出科學(xué)的經(jīng)營決策，而正確決策的制定需要可靠詳實(shí)的依據(jù)為支撐。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程及其各方面的業(yè)務(wù)信息，醫(yī)院決策者可以通過這些檔案全面了解醫(yī)院的發(fā)展歷程、經(jīng)營特色、財(cái)務(wù)狀況和優(yōu)勢及不足，從而確立發(fā)展目標(biāo)，明確制定出適合于自身發(fā)展的規(guī)劃，改善醫(yī)患關(guān)系，提高職工滿意度行業(yè)口碑。

2.2 為相關(guān)醫(yī)療糾紛提供可靠證據(jù)

醫(yī)院經(jīng)營管理中起舉足輕重作用的是醫(yī)患關(guān)系，在大數(shù)據(jù)、人工智能高度發(fā)展的時(shí)代，對醫(yī)院經(jīng)營起決定性作用的是口碑。醫(yī)院的醫(yī)療和服務(wù)水平與患者的切身利益乃至生命安全都密切相關(guān)，這也是患者選擇就診醫(yī)院的最關(guān)鍵因素。這些年暴露出的逐漸緊張的醫(yī)患關(guān)系，給許多醫(yī)院帶來了很大的負(fù)面影響，直接影響了醫(yī)院的口碑，甚至阻礙醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展。醫(yī)院檔案詳細(xì)記錄患者的就診及相關(guān)情況，如果出現(xiàn)醫(yī)療糾紛，就可以依據(jù)患者就診檔案科學(xué)合理地明確各方承擔(dān)的責(zé)任，及時(shí)向社會(huì)各方公布實(shí)情，保護(hù)患者利益的同時(shí)也減小醫(yī)院損失。

2.3 為文化建設(shè)提供指導(dǎo)

為培育醫(yī)院文化提供參考。醫(yī)院必須根據(jù)自身所處的歷史和現(xiàn)狀、內(nèi)外部環(huán)境、醫(yī)療制度、管理方式和員工的狀態(tài)來建立檔案，并認(rèn)真探索如何才能建立醫(yī)院文化動(dòng)態(tài)沉淀的長效機(jī)制，以創(chuàng)立自己的文化品牌[2]。

為宣傳醫(yī)院文化樹立典型。醫(yī)院的締造者、決策者、崗位能手等都是單位的正面典型，其言行代表了醫(yī)院的形象，是醫(yī)院文化的重要組成部分。榜樣的力量是無窮的，通過典型案例傳播正能量，能獲得明顯的激勵(lì)和教育成效。如果人人都以先進(jìn)為榜樣，單位的凝聚力必然得到增強(qiáng)，每個(gè)個(gè)體的道德和職業(yè)素養(yǎng)提高，從而達(dá)到弘揚(yáng)醫(yī)院優(yōu)秀文化的目的[3]。

為鞏固醫(yī)院文化化解矛盾。許多醫(yī)院通過減員增效、下崗分流等措施實(shí)施改革以調(diào)整結(jié)構(gòu)，但這樣也帶來許多新的問題，產(chǎn)生了新的矛盾。這些矛盾和問題得不到有效解決，就不能最大限度地調(diào)動(dòng)醫(yī)院職工參與改革的主觀能動(dòng)性，也不會(huì)產(chǎn)生預(yù)期的效果。通過民主程序征集職工提案，對提案進(jìn)行分類、梳理，了解職工的關(guān)切，有針對性地開展政治思想工作，消除隔閡，建設(shè)和諧的醫(yī)院文化，增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力和全體員工的向心力，豐富文化建設(shè)內(nèi)涵，筑牢文化建設(shè)根基。

為傳承醫(yī)院文化編修檔案。醫(yī)院的檔案記載了醫(yī)院的成長軌跡，承載著醫(yī)院的未來希望。醫(yī)院輝煌的歷史激勵(lì)員工奮發(fā)向上的斗志，更覺事業(yè)之偉大，責(zé)任之重大。對于新入職員工，醫(yī)院歷史檔案可以使他們快速地了解醫(yī)院文化，更好更快地融入其中，成為醫(yī)院文化的見證者和傳承者。

為創(chuàng)新醫(yī)院文化維護(hù)權(quán)益。病人就醫(yī)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是解決醫(yī)療糾紛問題的最原始憑證。國家頒布《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，病人的就醫(yī)診斷檔案對于處理各種醫(yī)療糾紛，保護(hù)患者利益，保障醫(yī)療安全，維護(hù)醫(yī)院名譽(yù)，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)開展具有積極意義。必須確保病歷檔案的準(zhǔn)確、完備，不容質(zhì)疑，使其在維護(hù)各方的利益中起到不可替代的作用。

3 醫(yī)院檔案管理的問題分析

3.1 檔案管理制度不健全

在“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能和大數(shù)據(jù)時(shí)代，大多數(shù)醫(yī)院尤其是規(guī)模大的三甲醫(yī)院都運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用。各類檔案都被采集并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，便于不同業(yè)務(wù)部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)和數(shù)據(jù)共享，極大地方便了醫(yī)院業(yè)務(wù)的高效開展，大大方便了患者，也為醫(yī)院創(chuàng)造了效益、贏得了口碑[4-5]。如此信息完整、規(guī)模巨大的檔案資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)，一方面帶來了數(shù)據(jù)管理的負(fù)擔(dān)，另一方面也存在完全隱患，不法分子可能會(huì)破壞或盜取檔案資料。目前醫(yī)院對此并沒有萬無一失的解決方案。這種潛在的不利局面并未引起很多醫(yī)院的管理層的高度重視，沒能從檔案管理制度上進(jìn)行設(shè)計(jì)，因此缺乏檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。

3.2 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化時(shí)代，數(shù)字檔案管理必將全面推行。隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，醫(yī)院在檔案管理中也引入各種先進(jìn)的信息技術(shù)手段，這客觀上要求檔案管理人員具備必要的信息技術(shù)素養(yǎng)。而目前醫(yī)院檔案管理人員的水平大都停留在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)和實(shí)物為載體的管理階段，他們的管理水平并不能滿足數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)的需要，形成許多醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平不高的局面。因此，目前急需提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一支專業(yè)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，提高醫(yī)院檔案管理水平，以更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展大局。

4 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

目前，作者所在醫(yī)院將辦公自動(dòng)化(Office Automation,OA)平臺(tái)和會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)先期的會(huì)計(jì)檔案的整理工作。首先，由財(cái)務(wù)部的檔案管理員，整理歸集所有會(huì)計(jì)檔案材料，按照檔案管理分類登記造冊并上傳OA系統(tǒng)后，檔案中心管理人員進(jìn)行后期編號入庫、核實(shí)信息并形成電子目錄，在醫(yī)院內(nèi)檔案庫統(tǒng)一留存。其次，后期檔案調(diào)閱利用等一系列工作，由院內(nèi)檔案中心按照檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相融合，提高了會(huì)計(jì)檔案的利用率和監(jiān)管力度，使查閱會(huì)計(jì)檔案更加便捷，節(jié)約人力和時(shí)間成本，也增強(qiáng)了安全性和保密性。

雖然本單位的檔案管理工作取得了一定的成效，但仍存在管理隊(duì)伍專業(yè)性需要提升、檔案數(shù)字化程度需要加強(qiáng)、檔案價(jià)值利用不充分等諸多問題，需要從以下方面進(jìn)行加強(qiáng)，以充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的文化價(jià)值導(dǎo)向。

4.1 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理體系，完善醫(yī)院檔案管理制度

在新型醫(yī)療改革體系下，要勇于向傳統(tǒng)過時(shí)的檔案管理模式發(fā)起挑戰(zhàn)，打造適合于“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的檔案管理平臺(tái)。確立符合信息化時(shí)代發(fā)展的數(shù)字化檔案管理制度，建立數(shù)字檔案管理的工作規(guī)范和評價(jià)機(jī)制，明確檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化數(shù)字檔案的歸檔、記錄、存儲(chǔ)、分類、查詢和借閱等要求，重視檔案管理人員的工作績效考核，實(shí)行責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一的檔案管理考評機(jī)制。

4.2 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，加強(qiáng)信息化數(shù)字化管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化規(guī)模擴(kuò)大，數(shù)據(jù)急劇增長，復(fù)雜度日益增加。醫(yī)院只有創(chuàng)新檔案管理模式[6]，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提升檔案管理效率，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院工作大局。醫(yī)院應(yīng)從資金和技術(shù)上增加檔案管理投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、終端、存儲(chǔ)等硬件設(shè)備的更新?lián)Q代，開發(fā)或購買功能完善、穩(wěn)定可靠、安全高效的軟件系統(tǒng)，同時(shí)兼顧與醫(yī)院其他軟件系統(tǒng)的互通互聯(lián)和數(shù)據(jù)共享，避免產(chǎn)生“信息孤島”。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)和管理，確保數(shù)字化檔案管理的深入全面推行和醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的一體化發(fā)展。

4.3 堅(jiān)持以人為本管理理念，建設(shè)數(shù)字檔案專業(yè)隊(duì)伍

任何社會(huì)最缺乏的都是人才，尤其是特定領(lǐng)域和技能的專門人才。新型醫(yī)療改革對醫(yī)院的檔案管理人員提出了更高更專的業(yè)務(wù)要求，提升醫(yī)院檔案管理人員的數(shù)字化管理水平已刻不容緩。一方面，對已有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)交流，提高數(shù)字化管理水平，但他們的專業(yè)背景和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)決定其發(fā)展空間有限；另一方面，醫(yī)院應(yīng)增加投入聘用能勝任數(shù)字檔案管理的專門人才，打造一支精干高效、業(yè)務(wù)精湛的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員與外界的聯(lián)系和交流，以保證其業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力能與時(shí)俱進(jìn)。

4.4 堅(jiān)持患者為本管理理念，建立檔案管理安全機(jī)制

當(dāng)前醫(yī)院的數(shù)字檔案大都重點(diǎn)考慮信息收集全面性、檔案利用方便快捷性以及管理高效性等方面，而在檔案本身的安全保密性方面存在很大漏洞。對醫(yī)院病人的病歷檔案而言，因其記載了病人的病情及診治信息，具有個(gè)人私密性，病人絕對不希望其就診信息遭到泄露、篡改，因此對病歷檔案管理要萬無一失。對財(cái)務(wù)檔案來說，其涵蓋分類廣、明細(xì)多，且與資金密切相關(guān)，這些檔案具有一定的保密性和高度敏感性，是醫(yī)院核心競爭力的體現(xiàn)，其安全性也必須得到保證。要對檔案管理人員進(jìn)行安全保密知識教育，增強(qiáng)安全保密的責(zé)任意識，掌握安全保密防護(hù)手段和技能，并邀請權(quán)威機(jī)構(gòu)定期進(jìn)行檔案管理的安全保密檢查。

4.5 搭建數(shù)字檔案管理平臺(tái)，挖掘數(shù)字檔案蘊(yùn)含價(jià)值

很多醫(yī)院都采取一定的手段實(shí)施檔案管理，有些醫(yī)院的檔案管理也達(dá)到了一定的數(shù)字化程度，但這些數(shù)字化的檔案被淹沒在檔案管理系統(tǒng)中，很少有醫(yī)院對數(shù)字檔案進(jìn)行了有效的挖掘和利用，未能充分體現(xiàn)數(shù)字檔案的價(jià)值所在[7-8]。信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，軟件系統(tǒng)的升級換代，硬件設(shè)備的性能提升，大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的廣泛利用，使數(shù)字檔案管理平臺(tái)的使用逐步普及，也使數(shù)字檔案價(jià)值的高效挖掘成為可能。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有資源數(shù)字化、實(shí)體虛擬化、管理系統(tǒng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用知識化等顯著特點(diǎn)，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)方法，結(jié)合數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)，充分利用檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，最大限度地挖掘出可以為醫(yī)院利用的潛在價(jià)值，為醫(yī)院的決策提供依據(jù)，也使得以患者為本的理念成為可能。

5 結(jié)論

筆者對當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理的狀況進(jìn)行了調(diào)研，指出了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題及其產(chǎn)生的原因。結(jié)合當(dāng)前所處的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化時(shí)代背景，提出了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐的數(shù)字檔案管理解決方案，充分挖掘數(shù)字檔案蘊(yùn)含價(jià)值，為醫(yī)院的文化建設(shè)和經(jīng)營決策提供重要支撐。作者下一步將對醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案做深入的分析研究，準(zhǔn)確定位財(cái)務(wù)檔案管理存在的實(shí)際問題，并尋求切實(shí)可行的解決方案，提升財(cái)務(wù)檔案管理工作效能，并尋求通用檔案管理的解決方案。