軍工電子類科研院所檔案信息化管理淺析

牟敏 中國電子科技集團公司第二十二研究所

引言：軍工電子類科研院所承擔著國家與國防軍工電子技術專業的產品與裝備研制、技術開發、試驗測試、市場推廣、國際合作等工作，是我國軍工電子技術“國家隊”、信息化產業“主力軍”，其科技實踐活動形式多樣，檔案資料數量龐大，檔案管理要求高，對檔案信息化提出了迫切需求。隨著計算機、互聯網等技術的快速發展，檔案信息化也逐漸得到廣泛應用。通過信息化，促進了檔案資料的交流共享、提高了檔案資料的利用效率、提升了檔案管理的水平，信息化已成為了科技檔案管理的必然選擇。我國各軍工電子類科研院所都不同程度采取了信息化措施、建設了信息化系統、嘗試了檔案信息化管理。

一、軍工電子類科研院所檔案管理信息化的現狀與不足

技術開發與產品研制是軍工電子類科研院所的中心工作，檔案管理長期以來一直被視作支撐保障性工作。當前軍工電子類科研院所檔案管理信息化存在以下幾個問題與不足：

（一）檔案信息化建設的規章制度不完善。檔案管理信息化的水平是隨著檔案、信息化等技術的發展而不斷發展的，必須與時俱進，結合實際不斷制定修訂檔案信息化建設的規章制度。而當前檔案信息化管理的制度還不健全完善，存在諸多缺陷或漏洞，特別是沒有針對軍工電子類科研院所安全保密、知識產權保護等要求建立出臺針對性的規章制度，沒有協調好保密、知識產權保護、檔案資源開放共享的關系，沒有實現檔案資源的充分共享和利用，導致檔案管理的效率不高，對科研生產的服務支撐作用有限。

（二）檔案信息化基礎條件不完備。軍工電子類科研院所科技檔案信息化建設需要長期穩定的人財物投入作為保證。特別是初期，更需要投入較多的財力來購置相應的檔案管理軟硬件設施，包括服務器與數據存儲系統、數據庫與專業管理軟件、激光掃描等信息錄入設備、保密設備等。由于檔案管理信息化的見效周期長，部分單位不愿意投入過多的經費進行軟硬件環境的改善提升，影響了檔案管理人員的工作積極性與效率，也不利于了檔案管理信息化效果的提升。

（三）檔案管理人員信息化水平不高。由于重科研、輕檔案現象的長期存在，導致檔案管理人員隊伍的信息化水平不高，工作狀態也有待改觀。一方面，檔案管理人員的計算機、網絡等技術水平有限；另一方面，檔案管理人員主動意識不高，常處于被動應付狀態，檔案資料由用戶提供、檔案服務需求由用戶提出、檔案信息化水平由現有條件決定，不能充分發揮主觀能動性，沒有從用戶需求的角度、從檔案要充分發揮與創造價值的高度出發，嚴重制約了檔案管理信息化水平的持續提升。

二、軍工電子類科研院所檔案管理信息化的幾點建議

隨著檔案管理、信息化技術的不斷發展和變化，檔案信息化管理要不斷創新、與時俱進，從制度建設、條件建設、人才隊伍建設、科技創新等方面全面發力，不斷提高檔案信息化管理對科研生產實踐活動的服務支撐作用。

（一）制度建設。在檔案信息化管理過程中，必須結合相關法律法規和自身工作實際，結合信息化技術發展，建立完善各類規章制度，包括檔案信息化錄入與存儲、業務化運行、檔案資料安全與保密、知識產權保護、人員考核與績效評價等方方面面，從而使檔案信息化管理有章可循、有規可依，促進檔案信息化管理的順利開展。特別在安全保密與知識產權方面，要制定嚴格的專人專管與安全責任制度，加大安全責任制的落實力度。此外，要加強檔案信息化管理的學習與培訓，增強對檔案信息化管理重要性的認識，樹立效益意識和服務意識，充分認識檔案信息化管理的價值與作用。

（二）條件建設。一方面，要加大軟硬件基本條件建設改造的資金投入，配置先進的軟硬件條件，確保軟硬件條件與信息化技術的發展相匹配。另一方面，要加強檔案安全與保密的管理，采用物理隔離與防護、安全登錄、數字簽名、加密傳輸、冷熱雙備份等技術手段。特別在安全保密方面，科技檔案資源雖然可以共享共用，但是也不能未經授權擅自改寫或者盜取，因此，必須加強對檔案資源的安全保密條件建設。

（三）人才隊伍建設。檔案信息化管理人員不僅需要檔案管理基本知識、還需要一定的信息化技術知識。一方面，要安排具有較高素質人員進入檔案信息化管理隊伍；另一方面，要經常性開展有關的專業知識和技能的學習培訓，包括參加有關的培訓班、學習班、研討會，聘請有關專家開展講座和技能培訓，學習最新的信息化技術、檔案管理知識與經驗等，提升檔案信息化管理人員的專業知識水平與綜合素養。此外，檔案信息化管理人員要發揮主人翁精神，從“被動”服務向主動服務轉變，由“封閉”型向“開放”轉變，主動加強與用戶的聯系溝通，了解用戶的最新需求，從而有針對性地開展檔案管理。

（四）科技創新。要積極營造創新的氛圍、提供創新的條件、支持檔案信息化管理創新發展。結合當前的大數據、人工智能等技術，針對不同項目任務的特點與不同用戶的需求，探索建立專題服務、自助服務、“一站式”服務等檔案信息化管理新模式。比如，針對重大任務或新興技術，建立專題檔案資源子庫與服務模式，提高檔案服務的及時性、完整性、準確性、針對性等。

三、小結

隨著檔案管理、互聯網、計算機等技術的不斷發展，檔案信息化管理已成為必然。檔案信息化管理的發展不是孤立的，與檔案管理規章制度、信息化基礎條件、檔案管理人員等多個因素有關。本文分析了軍工電子類科研院所檔案信息化管理的問題與不足，提出了發展的建議，對于促進科技檔案資源的共享共用、提升我國軍工電子類科研院所檔案信息化管理水平具有重要參考借鑒意義。