高校項目管理中檔案管理的公共服務質量優化研究

周峰

（湖南財政經濟學院，湖南長沙 410205）

現代高校管理理念的提升和強化，對項目管理中檔案管理的公共服務質量提出了新的要求和標準。一方面，公共服務質量的提升，對于高校綜合實力的改善具有明顯的助益和幫助，另一方面，檔案管理的公共服務質量，涉及高校管理體系的多個層面，不僅牽連較廣，還會引發一系列問題和影響。

1 高校項目管理中檔案管理公共服務的主要內容

高校項目管理中檔案管理，是高校相關項目的數據結合，涵蓋項目的全部項目信息以及數據資料，是高校項目管控的核心內容，具有極為重要的商業價值和實用意義。一方面，檔案管理涉及高校所有項目的資料和內容，特別是具有一定科研價值的研究項目，對應的研究資料以及研究數據，是相關科研工作持續發展的重要基礎，另一方面，檔案管理工作，不僅是將檔案資料進行科學管理，同時還需要將檔案的價值和意義進一步顯現。以檔案管理公共服務為例，涉及檔案資料的建立、使用以及管理，任何一項環節出現問題，都會影響到檔案管理公共服務的質量和成效。檔案管理公共服務的內容，是現代高校項目管理的重點和核心，尤其是相關高校重點研發項目，對應的數據和資料，在當前市場中存在極大的利用價值，需要防范科研成果遭到無關人員的竊取，防止資源遭到違法之人的利用。

2 高校項目管理中檔案管理公共服務質量的基本現狀

2.1 公共服務能力不足

基于當前高校項目管理中檔案管理公共服務質量的分析和研究，目前高校公共服務能力存在明顯的缺陷和不足。首先，公共服務的內容和服務標準存在一定的認知差異，不少高校設定的公共服務內容以及服務標準，與社會的普遍共識存在一定的差距，從而導致在當前的公共服務體系中，高校檔案管理公共服務質量，存在較大的提升空間。其次，除公共服務標準的差異，還包括服務內容、服務流程以及服務方向等一系列內容，都存在較大的提升空間。

2.2 公共服務職能主體未能明確

作為高校檔案管理公共服務體系，其服務的職能主體未能有效明確，不少高校管理構架中，未能設置專業化的管理人員以及管理部門，不少工作人員大多身兼數職，導致在實踐過程中，未能有效落實相應的工作和成效，公共服務的內容和種類極為稀缺。因此，公共服務的職能主體未能明確和落實，導致相關檔案管理工作無法有效開展，同時還會影響檔案的管理效率和管理質量。不僅如此，作為公共服務體系的重要組成部分，相關人員、架構、管理邏輯等一系列方面缺少相應的管理要求和管理目標，導致在公共服務體系的價值未能有效實現，引發新的管理問題。

2.3 公共服務管理規范有待完善

公共服務管理規范，是確保公共服務實施和執行的重要舉措。不少高校由于檔案管理過程中缺乏完善的公共管理規范，導致在日常服務體系中，存在一些制度漏洞和服務問題，引發公共服務管理質量的問題產生。一方面，管理規范的制定和完善，需要結合當前運行的規范進行對比和分析，能夠針對客觀存在的檔案管理疏漏進行強化和管控，另一方面，管理規范的完善舉措，要體現管理規范的先進性和前瞻性，當管理規范存在一定的滯后性時，不僅無法促進檔案管理工作的開展和實施，同時還會引發管理體系的漏洞和問題，增加檔案管理的難度和負擔。不僅如此，作為現代高校公共服務管理工作，要體現相應的實用性意義和價值，當管理規范存在明顯性的漏洞和缺陷時，必然會導致部分工作人員利用相關漏洞，進行利益獲取。因此，高校檔案管理工作，需要進一步強化公共服務規劃的內容，完善相應的管理要點和管理范圍。

2.4 公共服務中檔案資源利用效率不足

作為高校檔案管理公共服務內容，要進一步提升對檔案資源的利用效率。不少高校的檔案資源存在嚴重資源浪費等情況，一方面，高校中具有一定實用價值的檔案資源未能成為社會大眾的參考數據，導致科研意義以及科研價值荒廢，引發社會大眾對高校資源的談論和爭議，另一方面，高校中的檔案管理工作，主要是為社會大眾提供相應的服務和幫助，而由于公共服務中未能將服務內容以及服務要求進一步明確，導致檔案資源利用率不足。資源利用率問題，不僅是高校資源浪費問題，同時也是現代公共服務體系中亟待解決的重要核心。除部分高校檔案資源的利用價值有限等客觀因素外，不少檔案資源由于宣傳性不足、服務管理內容滯后、公共服務舉措應對不足等一系列因素，導致檔案資源閑置率偏高。

2.5 檔案管理人員綜合素養不足

檔案管理人員綜合素養，是高校公共服務質量的重要影響因素。一方面，部分高校的檔案管理工作依然面臨著“人管理”的模式問題，亟待對管理人員的綜合素養進行提升和強化，同時對檔案管理的技術和設備亟須進行升級和優化，另一方面，檔案管理人員普遍存在專業性不足以及管理技能缺失等問題，導致在實踐過程中，管理效率和服務質量有所不足。檔案管理人員的核心素養，代表著高校公共服務體系的基本水平，相關人員綜合素養有待強化，進一步說明高校公共服務管理工作存在巨大的提升空間，也說明當前公共服務工作中存在一系列的問題和不足[1]。

3 強化高校檔案管理公共服務質量的優化舉措

3.1 提升公共服務質量和水平

公共服務質量和水平的提升，是高校創新發展的系統化工程。

首先，公共服務的范圍極為龐大，涉及的人員和內容極為眾多，改變高校公共服務質量，需要進行系統化的梳理和研究。一方面，針對高校項目管理中檔案管理工作的基本內容進行分析和探索，針對每一項環節對應的公共服務內容進行說明和標記，另一方面，對公共服務的內容以及服務成效進行調研和分析，明確對應的問題焦點。了解高校公共服務質量不足的具體影響因素，才能按部就班開展相應的改善策略。以針對性、專業性、有效性的管理理念，推動高校公共服務內容的改革和創新。

其次，針對具體的改革方向以及改進要點，要對相應的內容進行明確和分析，尤其是涉及的關系主體，要進一步明確改革的宗旨和目標，對可能存在的改革難點以及改革瓶頸進行分析。公共服務質量的優化，需要高校在日常管理進程中一點一滴做起，強化對細節和問題的把控力度，強化對廣大群眾的反饋成效，強化對問題的管理效率，要做好言必行、行必果，推動高校檔案管理工作的實踐化和創新化。

最后，高校檔案管理的公共服務質量，需要社會大眾的廣泛監督以及高校全體師生的共同維護，對可能存在的問題焦點給予必要的提醒和支持，對客觀存在的服務質量問題，進行多元化的督促和監督，發揮全體師生的模范效應，推動高校公共服務管理質量的改善和提升。需要注意的是，在進行相關政策的實施或者制度的改進進程中，必然會出現不可預測的阻力和影響，作為高校的領導層，要具備勇于改革的勇氣和魄力，對可能存在的瓶頸和難題，要堅決予以克服，踐行高校公共服務的改革目標和發展要求[2]。

3.2 明確公共服務職能主體

作為高校項目管理中檔案管理的公共服務工作，要明確對應的職能主體，對服務內容、服務要求、服務標準進一步明確，設定對應的管理架構和管理層級，對可能存在的管理問題進行研究和探索。同時在明確公共服務主體后，對服務內容進行標準化的管理和設定。

首先，針對管理責任，制定一系列的管理規范和管理制度，明確管理范圍的同時，強化檔案管理部門的職能作用，發揮檔案管理人員的應用價值和管理價值，同時對于日常存在的管理職能主體混淆等問題進行有效的解決和處理，并對職能內容進行明晰和強化，有效梳理目前職能服務主體的欠缺內容，強化公共服務的發展要點和發展方向，助力公共服務工作的創新和優化。

其次，在進行公共服務職能劃分工作中，要進一步深化對應的管理目標和管理要求，針對公共服務內容以及服務流程進行梳理和研究，尤其公共服務職能存在管理模糊、責任重疊等一系列問題，要強化職能的實踐應用價值[3]。

最后，在進行公共服務主體明確過程中，除了對主體構架、主體人員以及主體服務內容進行明確，還需要對工作標準以及公共服務水平進行明確，為后續公共服務質量的提升，打下夯實的基礎。同時，結合傳統管理模式中的問題和疏漏，進行針對性的改善和強化，確保相關公共服務體系中的職能主體問題，能夠得到系統化的解決和處理。

3.3 完善公共服務管理的相關規范

作為高校公共服務管理的制度和規范，要進一步提升公共服務管理的核心價值，尤其是對于公共服務的基本要求，只需進一步深化和完善。一方面，作為高校公共服務管理的相關規范，要具備與時俱進的管理優勢和管理價值，尤其是能夠針對當前的公共服務工作給予相應的助力和支持，為檔案管理的工作人員提供標準化的管理章程和管理方向，另一方面，高校公共服務的規范和制度，需要進行科學性的升級和優化，對潛在的公共服務問題給予相應的改進和提升，能夠實現公共服務管理質量的改善和強化，對高校檔案管理工作的實施和運行，提供重要的指導意義和改善作用。不僅如此，相關規范的內容制定和完善舉措，能夠彰顯時代的根本需求，能夠實現對檔案管理價值和管理意義的有效促進，并為高校檔案資源的合理化應用打下夯實的基礎。作為相關檔案管理人員，要不斷提升對管理規范的落實力度，尤其是對于規范的要求和標準，強化執行的根本效果。作為高校管理層，還需要在實踐過程中，完善檔案管理考核工作的強化舉措，針對檔案管理人員制定一系列的獎懲舉措，推動高校檔案管理工作公共服務質量的升級和蛻變，在高校管理體系內，形成群員爭先的管理氛圍，以標準化的管理規范以及管理舉措，推動高校公共服務質量的提升。

另外，在進行管理規范的完善工作時，還需要汲取廣大群眾基礎的建議和想法，對于公共服務的內容進行革新和改進，對可能存在的關注要點進行強化和重視，以社會大眾的服務滿意度為重要的考核依據，推動高校公共服務質量的升級。同時，作為公共服務的管理規范，強化管理的時效性和關聯性，凸顯檔案管理人員的主人公意識，以創新化的服務理念、高效化的管理模式、合理化的完善建議，助力高校公共服務內容的增加和補充，助力公共服務領域的持續改善[4]。

3.4 提高公共服務中檔案資源的利用效率

公共服務中檔案資源利用效率過低，是當前高校檔案管理中的常見通病。基于檔案資源利用率較低等實際現象，結合高校項目管理工作的具體要求，可以有序開展檔案管理工作的升級和創新。首先，對高校公共服務中的檔案資源進行網絡化管理，在網絡終端建立相應的數據庫，提升高校檔案管理工作的信息化水平，同時結合高校現有的互聯網基礎設施，提升互聯網設施的建設程度，推動高校檔案管理工作與互聯網的有效關聯，實現線上模式的管理和應用，為廣大社會群眾以及高校師生提供便捷化的檔案管理服務。不僅如此，將檔案資料進行網絡化應用后，能夠讓所有人同步開展對檔案資源的了解和研究，能夠進一步實現高校的社會價值和科研價值，能夠助力高校公共服務體系的創新和升級。其次，作為高校檔案管理的具體工作內容，借助網絡化的應用，能夠減少部分核心檔案的損失和涂改，降低對重要檔案資源的干擾和影響，能夠實現高校檔案管理工作的創新和改善，是現代高校信息化建設的重要發展路徑，也是推動高校公共服務產業全面改革的重要舉措。雖然在改進初期，會增加大量檔案管理工作，但是隨著檔案管理模式以及檔案管理系統的應用和創新，不僅會進一步提升公共服務的質量和水平，同時還會降低相應的人工成本和管理成本，推動檔案資源創新化應用打下夯實的基礎[5]。

3.5 提升檔案管理人員的綜合素養

作為高校公共服務體系的重要組成成員，檔案管理人員的綜合素養，會直接或者間接反饋到公共服務水平當中，尤其是檔案管理人員的核心思想，需要與檔案管理工作保持同步性，從而保障檔案管理工作的創新和突破。作為檔案管理人員，要進一步提升對個人的追求和成長，尤其是對于綜合素養的提升，要不斷追求新的服務理念和服務精神，以貼近社會大眾、服務高校師生為核心，構建具有一定服務理念和服務標準的現代化檔案管理人員，同時對于檔案管理工作面臨的難題和挑戰，要堅決予以克服，尤其是對于檔案管理的基礎性工作，要進一步提升對應的服務質量和服務水平。另外，基于現代高校對檔案管理公共服務質量的要求和標準，融合信息化檔案管理技術，成為檔案管理工作人員的核心內容，一方面，需要檔案管理工作人員不斷提升對應的水平和能力，能夠高效融合多種電子信息化設備的應用和融合，另一方面，不斷強化個人的技能水平和職業素養，增加檔案管理工作深層次的管理能力，對檔案的內容、種類、價值以及發展意義如數家珍，能夠高效率掌握相應的資源和內容，實現檔案管理工作的創新和優化。因此，檔案管理人員需要具備多種職業素養以及管理能力，能夠應對社會大眾對檔案管理工作的諸多要求，并且將各項公共服務工作有效完成，實現高校檔案管理工作的持續改進，助力檔案管理公共服務質量的升級和蛻變[6]。

4 結語

綜上所述，隨著我國高校項目管理中檔案管理公共服務目標的進一步明確，針對高校的公共服務水平與服務成效，成為社會大眾關注和重視的焦點，作為社會公共服務體系的重要組成部分，其自身的服務質量和服務水平，要不斷與時代同軌，同時還要在相應的領域內推陳出新，尤其是在檔案管理工作中，要發揮高校檔案管理公共服務的水平和特點，為社會大眾提供優質的公共服務內容，同時進一步促進高校檔案資源利用效率的提升，明確高校公共服務主體以及服務環節，助力高校檔案管理工作的創優和升級，實現高校公共服務體系能夠持續化改進和提升。