智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統研究*

趙鑫強 李穎

（河北大學管理學院 保定 071002）

2016年7月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合印發了《國家信息化發展戰略綱要》，并指出要以信息化推動現代化為主線，以網絡強國為目標。黨的十九屆五中全會也提出要“基本實現新型工業化、信息化、城鎮化、現代農業化，建成現代化經濟體系”作為目標之一。作為愈加重要的要素市場之一，數據和信息也越來越受到黨和國家的重視，研究者也在不斷思考怎樣更好地發揮數據與信息的價值為國家相關政策和經濟社會發展服務。

在智庫發展和建設的過程中，數據、信息和知識對其的支持是十分重要的。而檔案信息資源作為在社會實踐活動直接形成的原始記錄，其中也蘊藏著在組織內部形成的顯性知識。本文在分析檔案知識管理與檔案資源對智庫發展的作用的基礎上，闡述了智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統的內容，同時對該系統建設中所需的關鍵條件做了分析，以期利用檔案信息資源推動智庫建設和國家發展，更好地實現檔案的價值。

1 相關文獻綜述

2000年以來，檔案學界開始關注到知識管理的相關內容并開展了相關研究，并且逐漸形成了“檔案知識管理”的新研究方向。在利用檔案知識管理服務政府決策方面，張斌、魏扣和郝琦三人的研究較為突出。他們以檔案價值理論、知識管理理念、行為決策理論和人工智能科學四種理論為基礎，從理論層面研究了面向決策的檔案知識庫構建；[1]從政府決策對檔案知識庫的內容、功能和性能三個方面展開分析，充分地了解了政府對于檔案知識庫的需求；[2]并且提出了基于檔案知識庫的檔案知識服務模型，并認為檔案知識庫提供檔案知識服務的關鍵在于檔案知識檢索。[3]從已有研究中，尤其是檔案知識管理支持政府決策的相關研究中，不難發現多數觀點認為檔案知識管理的成果可以直接提供給政府進行決策。但檔案中的知識并不能直接作為決策被政府所用，而要通過一定的過程轉化為政府所需要的決策內容。因此，檔案部門通過知識管理所獲取的顯性知識不僅僅可以直接向政府提供相關知識參與到政府決策中，還可以通過智庫將知識轉化為政府可直接利用的策略，這將促進政府效率的提高和檔案資政作用的充分發揮。

2 智庫建設視角下進行檔案知識管理的作用

政務檔案作為政府及其相關組織在開展相關活動和事務處理過程中直接形成的原始記錄，其對于政府決策具有資政作用。而政府和檔案部門想要更好地發揮檔案資政作用，僅僅依靠檢索的方式從海量的檔案信息中搜尋出政府所需的檔案信息是不夠的，還應對檔案信息進行進一步加工，將檔案資源的顯性知識進行深度地提取和總結，向政府進行提供，這樣才能更好地滿足政府的決策需要。隨著“大數據”這個概念的普及和相關研究的不斷深入，傳統DIKW金字塔模型也受到了沖擊，數據也可以直接擺脫信息直接成為知識或者智慧，[4]也就是說，數據、信息與知識之間的關系已經不再是由數據轉化信息，再由信息轉化知識的單向關系，而轉變為在此基礎上，再加上數據直接轉化為知識的三角關系，而知識由數據直接轉化而來的新渠道實際上提高了相關知識產生的數量和效率，而政府需要的知識相對較多，必然要對這些知識以及反應知識具體內容的數據和信息進行有效地管理，這樣才能更好地為政府智庫的建設提供信息資源方面的支持，幫助政府進行決策。

根據美國賓夕法尼亞大學“智庫研究項目”（TTCSP）研究編寫的《全球智庫報告2019》，我國智庫數量已達507家，世界排名第三，并且有多家智庫入選全球頂級智庫；與此同時，有27家智庫位列 “亞洲大國（中國、印度、日本、韓國）智庫百強榜單”，[5]我國智庫建設及其相關研究的質量和效率也在不斷提升。政府智庫主要功能之一就是針對國家和政府在進行國家治理的過程中所面臨的復雜問題提出相應的對策和解決方案。而智庫在開展對策和方案研究時，也必然需要相關知識的支持。檔案中的信息以及其中所蘊含的知識對于智庫的建設和發展具有重要的作用。因此，政府檔案及其信息資源，通過進一步地總結上升為檔案知識管理系統中的知識，以此支持智庫研究，將更加有效地為智庫和政府提供資源支持并最大程度上發揮出檔案的資政作用。

檔案知識管理系統和智庫建設實際上存在著一種互為基礎的關系。首先，政府檔案作為一種重要的的信息資源，在智庫開展各方面政策研究的過程中將發揮著十分重要的作用。但政府檔案中的信息往往是一種原生信息，信息粒度往往較粗，這對于深入利用檔案中的信息形成了一定阻礙。通過檔案知識管理系統，將政府信息進一步細化，深入開發已有政府檔案信息，不僅可以為政府的決策直接提供智力支持，也能夠進一步轉化為智庫研究的基礎。其次，智庫在開展相關政府政策等研究的過程中，必然會產生相關的研究成果和知識，而這些知識和成果也和檔案知識管理系統中的信息密切相關。將智庫中根據政府檔案或者和政府政策有關的研究成果和知識匯集到檔案知識管理系統中，有助于進一步豐富檔案知識管理系統中的內容，更好地為政府決策和智庫發展提供更加豐富的信息。正是這種互為基礎的關系，使得檔案知識管理在政府智庫建設中發揮著其他信息所不具有且不可替代的作用。

3 智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統的構建

檔案機構在政府決策過程中具有優勢，這主要是因為檔案機構占有著大量政府在行政過程中所產生的檔案。[6]而要使得政務檔案與知識順利進入智庫中，檔案部門必然需要建立起一套可以高效運行的系統，既可以快速地總結檔案中已有的知識，又可以方便地向智庫提供相關信息。因此，筆者采用文獻調研法和網絡調研法，在對相關研究和已有知識管理系統進行總結的基礎上，結合檔案管理的思想，認為智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統應當包含四個子系統，即檔案資源采集系統、檔案資源篩選系統、檔案知識存儲系統和檔案知識服務系統。具體如圖1所示，圖中的箭頭代表了信息流轉的過程，其中空心箭頭代表由外部進入系統內的知識和信息。

圖1 智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統

3.1 檔案資源采集系統

檔案資源采集系統主要是將檔案管理機構內已經形成的檔案進行有效收集的系統，主要包括收集與采集、鑒定與歸檔、可編性加工和標引存儲。

檔案資源采集系統所采集的信息不僅僅包括政府在開展政務活動中所形成的各種公文，還包括既往智庫在研究過程中所形成的各種文件。這主要是因為作為支撐智庫開展研究的檔案知識管理系統，其采集系統不僅需要收集智庫在研究過程中所需要的相關信息和數據，還應該積極保管智庫在研究過程中產生的過程性信息，這既是對智庫研究過程的記錄和保存，又是對研究過程中所體現出的經驗和知識的存儲。政府檔案信息可以直接對接辦公自動化系統、智庫科研成果登記系統等系統，檔案資源采集系統可直接進入這些系統收集和采集其中的檔案信息。并且數字化后形成的檔案信息，也應該納入到該系統中，因此，檔案資源采集系統需要直接對接檔案數字化數據所在的數據庫。在采集過程中涉及的信息格式應該參見已有相關標準和規定，應當在以保證造個系統中方便采集檔案信息的基礎上，維護檔案信息的長期可讀可用。

對進入系統的文件和信息而言，在經過鑒定和歸檔操作后，系統還需對信息所處的狀態進行一定的識別，判斷是否要對信息的可編性進行進一步地加工。我國信息化相關建設已經開展多年，其本質是一個將檔案信息從模擬態轉換為數字態的過程。[7]而為了在后續系統運行的過程中能夠對檔案信息和數據進行更好地開發，系統還需要對這些信息和數據進行進一步處理，使他們在可讀的基礎上能被系統編輯，這樣才可以更好地挖掘出檔案信息和數據中深層次的價值。因此，在資源采集階段有必要將檔案信息和數據全部轉變為系統可以直接編輯和識別的格式，這也為日后對其中信息的開發和知識的總結提供了基礎。

經過鑒定與歸檔和數據轉換，采集系統還需要對現有的信息進行標引和存儲。對于檔案信息的標引，不僅僅可以使得利用者在利用檔案信息和相關數據時可以快速地找到所需要的數據，而且能夠在后續信息的處理過程中追根溯源。在智庫進行決策研究的過程中，不僅僅需要相關知識的支撐，還需要既往形成的數據的支持。在將數據和信息轉化為知識的過程中，系統需要對這些檔案數據和信息進行有效分析。在后續研究的過程中，如果需要追蹤源頭，則可以方便利用查找。

3.2 檔案資源篩選系統

檔案資源篩選系統主要是在對已經收集和存儲上來的檔案信息和數據進行開放審核和鑒定的基礎上，將可以開放的檔案信息和數據通過辦公系統、網站、政府信息公開平臺、政府數據開放平臺等內外部系統進行開放，并鼓勵用戶對已經開放的檔案進行創新，并通過對這些檔案使用情況的分析，將用戶更為關注的和具有創新價值的信息從龐雜的檔案資源中篩選出來。這一系統主要包括開放鑒定和審核、價值判定、利用調查和篩選。

隨著信息時代地到來，檔案信息的體量也不斷增大，如果將所有的檔案信息都轉化為知識不僅僅需要技術，更需要時間。而在這一過程中，許多相對重要的問題很可能會被延誤，因此確定一個有效的方式對這些檔案信息進行篩選是有必要的。并且系統可以鼓勵用戶利用相關信息進行創新，這樣可以在發揮檔案信息和數據價值的同時，為檔案內知識的總結提供思路和方向。篩選條件主要從兩方面考慮。首先從格式上考慮，將不利于信息后續處理和信息長久保存的數據篩選出去，以保障后續檔案信息處理的順暢。其次從保密角度上看，將涉及不應向社會公開和保密的檔案信息利用語義分析的方式篩選出去，以保證檔案信息內容的安全。

檔案資源篩選系統首先可以保證檔案信息和數據的開放。檔案存儲到檔案的利用首先要保證被利用的檔案信息和數據是可以向用戶開放的。而作為需要通過檔案利用情況來對檔案資源進行篩選進而總結出其中蘊含的知識的系統來說是十分重要的，因為只有將不涉及國家秘密并可以向社會開放的檔案信息和數據進行分析和總結，才可以在保證國家和社會安全的前提下最大程度地發揮出檔案知識對智庫建設的作用。檔案資源篩選系統其次可以利用適當的方法和技術手段對檔案信息和數據進行篩選。檔案信息和數據的篩選直接關系到后續對檔案知識的效率和質量，因此高效地確定檔案信息的價值和重要程度十分重要。如今，信息分析技術日益成熟，在學術研究過程中，也不斷采用相關的技術手段對數據進行分析，從而確定研究重點和熱點。在檔案信息和數據利用情況的分析中同樣可以采取這樣的方式，將人們所關注的重點內容和熱點信息及時篩選出來，有助于解決政府所急需解決的相關問題。

3.3 檔案知識存儲系統

檔案知識存儲系統主要是通過對已經篩選上來的檔案信息和數據進行進一步的分析與總結，對其中的知識進行提煉，并結合相關的外部知識，不斷完善知識內容并將其保存起來的系統，主要包括對檔案信息和數據的分析、總結與提煉，對外部知識的篩選，以及對所有知識的標引與存儲。

檔案知識存儲系統首先應該不斷豐富政府的內部知識。政府的內部知識包含了對檔案資源中所記載的工作經驗的總結，對于這部分的挖掘主要依賴于相關技術對現有檔案信息和數據的挖掘。對于這些檔案信息和數據的分析主要是從定性和定量兩個角度開展。對于定性分析來說，系統主要針對的是現有信息對于同一問題或者相似問題政府在解決的過程中提出有關做法。對于其中相似的部分進行提煉并將其上升為知識；而對于存在差異的地方進行原因分析，并對同一問題在不同情況下的解決策略進行總結。而定性分析來主要是針對政府檔案中所表現出的具有統計學意義的數字來說的。系統可以利用SPSS、MATLAB、SmartPLS等軟件對政府檔案中反映國家發展情況或者某類事務發生的次數和程度的相關數據進行分析后得出相關規律，并在標引后存儲在系統之中。

檔案知識存儲系統還應當結合現今和內部知識相關或者有聯系的外部知識，這樣才能更加完善政府檔案知識管理對智庫相關研究的支持。對于外部知識的引入，系統會根據已有的內部知識對相關的外部知識進行篩選。篩選應該以利于后續的知識服務為主要原則，實時地將已有的相關研究成果和文獻等納入到系統之中，并將智庫研究過程中產生的相關研究成果納入到整個知識管理系統。這些外部知識不僅反映出現今研究的最新成果，而且可以有效地對內部知識進行補充，使得檔案知識管理可以在智庫中提供更加系統和完整的知識。并且檔案知識存儲系統應當將內外部知識有效地結合起來，并通過標引將他們有效地組織起來。

3.4 檔案知識服務系統

檔案知識服務系統是智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統的最終環節，也是檔案信息和數據得以發揮其價值的最重要的環節。在這一系統中，由檔案信息和數據總結提煉出來的知識可以更好地提供給智庫利用，并且可以通過對政府和智庫內的研究人員利用信息的類型、數量以及政府對檔案知識利用的需求，對檔案知識產品的內容進行補充和更新。

首先，系統可以通過檔案知識存儲系統中存儲的相關知識開發相關的知識產品，比如知識門戶、知識庫、知識圖譜等。并且這些知識產品中的內容會根據檔案知識存儲系統中的內容而進行實時或者定期的更新。這樣的更新既是對現有知識的不斷更新，又是知識產品的自我完善，為智庫開展相關研究提供最新知識成果。

其次，系統還可以通過對知識產品中智庫機構使用知識的情況進行獲取。通過對這些信息的分析，系統可以得出某一時期，政府和智庫內的研究人員對于政府檔案知識管理系統內某一類知識的利用頻率。這種系統自主的分析可以幫助系統維護人員抓住政府在某一段時間內關注的問題，并通過加強某類檔案信息和知識的收集與提供等方式，不斷滿足政府和智庫機構在研究過程中的需要。與此同時，系統維護人員會定期向政府和智庫研究機構的工作人員進行調查，這樣可以在更加深入地了解政府和智庫對知識產品需要的同時，不斷完善系統內信息和知識的內容，提高知識產品的用戶友好性，使得智庫在開展各項研究的過程中可以高效地獲取其所需要的信息和知識。

4 智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統實現的關鍵點

4.1 信息和數據資源建設

智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統的構建需要大量各類的信息和數據資源作為支撐。只有在豐富的信息和數據資源的基礎上，系統才能夠更加全面地分析檔案中所記錄的問題并能更好地提煉和總結檔案中的內部知識。智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統是以信息和數據資源為基礎的，其中政務信息和數據較為重要。隨著相關法律法規的不斷完善，在政府政務活動中形成的相關信息、文件和檔案的開放力度將逐步變大。根據2020年上半年發布的《中國地方政府數據開放報告》顯示，截至 2020年 4 月底，我國已有 130 個省級、副省級和地級政府上線了數據開放平臺，我國各級政府線上數據開放平臺建設速度較快。[8]因此，從現有的情況看，隨著我國政務信息和數據公開的不斷發展，政府檔案知識管理系統可以擁有穩定的數據來源，能夠為智庫提供豐富的知識資源。

4.2 信息技術的利用

在全球化的背景下，隨著知識經濟的發展和信息時代的到來，國家與國家之間的競爭已經不再局限在政治、經濟、軍事等“硬實力”上，對于以知識、思想、文化為主要內容的“軟實力”的競爭也愈加激烈。[9]在對于信息的管理上，用于管理和處理這些信息的相關信息技術發揮著十分重要的作用。檔案作為一種重要的信息源，通過運用高效的信息技術，不僅僅可以實現對檔案信息的有效保存利用，對于其中知識和信息的提取和有效利用也具有十分重要的實際意義。在系統運行的過程中，信息技術對其提供了強有力的支持，對促進檔案信息和數據向檔案知識轉變和檔案知識為智庫開展研究提供高效地服務具有重要意義。在智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統各子系統的運行中，通過大數據技術、數據分析技術和區塊鏈技術等技術手段促進系統內信息和數據的采集、分析、組織的高效運行，為智庫開展研究提供強有力的基礎。

4.3 相關規范的制定和完善

智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統的運行除了需要依靠一定的信息技術以實現各子系統和系統建設的目標外，還需要通過制定一定的規范對系統運行和維護的過程和可能出現的問題進行規范，這為整個系統的運行提供了有效地保障，這些規范除了要能保證整個系統的安全運行，還要符合智庫建設的相關需要。隨著2015年《關于加強中國特色新型智庫建設的意見》的發布，多地就智庫建設管理提出了相應要求，比如2019年浙江省頒布的《浙江省新型智庫建設管理辦法（試行）》中就對智庫建設的總體要求、任務、組織管理、成果管理和評估提出具體要求?，F今，除了各級地方政府，國家部委、高校、科研院所也都制定了自己的智庫建設管理辦法，這些文件為中國特色智庫的建設提供了強有力的指導。而以服務政府智庫建設為目的的政府檔案知識管理系統也要在充分領會相關要求的基礎上進一步制定本系統的建設方案，以更好地支持政府智庫的建設與管理工作。與此同時，在構建系統的過程中應當打通智庫和檔案知識管理系統獲取政府檔案的政策壁壘，以政策的形成明確智庫和檔案知識管理系統獲取政府檔案的合理性、合法性和合規性，為后續建設提供便利。

4.4 人才隊伍的建設

智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統不僅僅是數據、信息和知識的系統，同樣也是人才所建立的系統。無論是系統的建設，還是系統的維護，都需要相關人才予以支持。對于該系統的建設，首先需要檔案學相關人才的參與。馮惠玲教授就曾指出，隨著檔案工作由檔案的實體向電子檔案轉變，檔案人員的工作重心也需要由實體管理向信息管理和知識管理轉變。[10]因此，在系統構建的過程中，檔案人才除了需要在檔案信息收集和存儲階段發揮其應有的作用，還需要在信息和知識的利用階段進行干預，更好地發揮檔案的價值。對于該系統的建設，其次還需要其他相關人才的參與。系統的構建和維護并不是單一專業人才就可以完成的，而是需要一些相關的各專業人才共同努力才能得以實現的。因此，政務檔案知識管理系統的建設還需要不斷吸納相關人才的參與，才能不斷完善系統的構建和維護。

5 總結

雖然我國智庫各方面的發展水平在不斷提高，但我國智庫的國際影響力仍然較低，相較于現今的實踐發展和決策需求來說仍相對落后[11]，因此，現今智庫提供的服務與決策活動的需求之間存在較大的矛盾[12]。通過檔案，尤其是利用在政務活動中形成的檔案構建的檔案知識管理系統，在最大化發揮出檔案所具有的價值的同時，可以更好地為智庫開展相關研究提供更為有效地知識，從而使得智庫在為政府服務中能夠更好地滿足用戶地需要；在更好地發揮智庫功能的同時，完善智庫建設。

誠如相關研究所指出的那樣，在開展與政府相關的研究過程中，需要了解政府在開展決策活動時所經歷的過程、決策的類型和范圍等。[13]本文所構建的智庫建設視角下的政府檔案知識管理系統雖然大體上形成了從檔案信息、數據的收集、篩選、保管及知識開發、服務的整個流程，但在結合政府決策特點的上還稍顯不足。因此，后續的研究應該進一步在政府決策特點和智庫開展決策研究特點的背景下，探討系統構建的有關細節，以期想成一套完整的理論體系，更好地指導實踐的發展。