新時代高校檔案信息資源的開發(fā)利用

房燕紅 朱麗娜 王桔 山東醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 山東 濟南 250002

隨著信息化的不斷深入，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展與普遍滲透，高校檔案信息量遞增，用戶對信息資源的有效獲取和資源的高度共享成為最突出的需求。高校信息資源是高校構(gòu)建服務(wù)體系的基礎(chǔ)內(nèi)容，而且它是一項系列工程，能夠很好地豐富和增加高校的文化底蘊，發(fā)掘高校信息資源中的全部利用價值，從而促進高校的健康發(fā)展。與此同時，開發(fā)高校檔案信息資源，能夠促進高校的精神文明建設(shè)，從而為高校的學(xué)生營造更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，提供富有內(nèi)涵的文化熏陶。還可以促進高校的創(chuàng)新能力，提升管理和服務(wù)的水平和能力，加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，從而最大限度地開發(fā)檔案信息資源的價值部分，因為信息資源是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，研究高校信息資源配置對于高校的發(fā)展至關(guān)重要[1-2]。所以，無論是從功能作用、文化角度和長足發(fā)展，還是用戶需求來講，加大新時代高校檔案信息資源的開發(fā)都具有深刻而長遠的意義。

一、新時代高校檔案信息資源的開發(fā)利用中存在的問題

(一)檔案信息化應(yīng)用程度不高

新時代雖然對高校檔案管理工作提出了新的要求，但在一些高校中檔案信息化的程度卻并不高，關(guān)鍵在于很多高校對這方面的認識不足，只重視對基礎(chǔ)硬件方面的一些投入，而對軟件卻投入嚴重不足，使得高校檔案的功能和作用存在局限性，只能滿足一些基本需求，比如信息整理和查閱，而且檔案信息資源在建設(shè)方面投入的力度和關(guān)注都不夠，導(dǎo)致高校檔案只能滿足基本的需要。

(二)專業(yè)管理人才不足及服務(wù)意識不足

在高校從事檔案管理的工作人員，大多并不是專業(yè)檔案信息資源畢業(yè)，因此，對信息技術(shù)的認知存在局限性，嚴重影響計算機信息技術(shù)在工作中的運用，也影響高校檔案在信息資源方面的一些研發(fā)工作推進。同時，檔案管理部門的服務(wù)非常傳統(tǒng)，缺乏主動服務(wù)的意識，只被動滿足相關(guān)需求，服務(wù)形式單一，離檔案管理的智慧化、精準化還有很大的差距。

(三)檔案信息開發(fā)利用的意識不強

對于高校檔案信息資源的開發(fā)利用，很多高校意識不強，只注重日常檔案的整理、收集、立卷和借閱工作，不能深層次提高檔案資源的利用率，自然也無法發(fā)揮檔案信息資源的價值，從而影響信息資源的開發(fā)利用效率。

二、新時代高校檔案信息資源的開發(fā)利用策略

在時代的背景下，想要做好高校檔案信息資源的開發(fā)利用并不是一項簡單的工作，而是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，需要高校能夠在思想和認知上對于高校檔案信息資源的作用與本質(zhì)，能夠清楚地明確，從方方面面給予高度的重視和大力支持，先從高校檔案信息資源的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作抓起，在日常工作中做好收集工作，不斷豐富信息數(shù)量和內(nèi)容。同時，注意做好開發(fā)和保密，對于高校檔案用戶的需求能夠認真分析和研究，從而加深高校檔案信息資源服務(wù)的深度、廣度和力度，不斷開辟檔案信息資源的利用領(lǐng)域，敢于嘗試和使用現(xiàn)代化的信息資源收集、管理和處理技術(shù)，加強對高校檔案信息資源的宣傳推廣，提升高校檔案信息資源相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)，最終實現(xiàn)高校檔案信息資源的合理、科學(xué)和有效的利用。

(一)提升檔案信息化應(yīng)用水平，構(gòu)建共享資源庫

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突飛猛進，也讓計算機信息化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，高校檔案信息資源的開發(fā)利用要跟上時代發(fā)展的步伐[3]，通過現(xiàn)代信息化的技術(shù)，加強其在高校檔案管理工作中的網(wǎng)絡(luò)化、自動化和資源化方面的應(yīng)用，從而提升高校檔案信息資源的信息化水平，為建設(shè)智慧型的高校檔案信息資源系統(tǒng)，進一步提高檔案信息的檢索、處理和存儲的功能，提升檔案信息資源的開發(fā)利用效率奠定堅實的基礎(chǔ)。

與此同時，為了提升高校檔案信息資源的利用率，高校檔案管理部門要進一步加強對信息化技術(shù)的充分利用，努力構(gòu)建一套標準化、信息化和規(guī)范化程度很高的信息資源庫，為構(gòu)造科學(xué)規(guī)范的檔案信息資源體系奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，精準判斷用戶需求，主動向用戶推送服務(wù)，進而為高校的科研活動、教學(xué)活動提供智慧型的服務(wù)，大大提高工作的效率，為學(xué)校的發(fā)展提供力所能及信息資源支持。

(二)提高管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化服務(wù)職能

眾所周知，檔案信息資源的開發(fā)會涉及到計算機信息技術(shù)和檔案管理兩個專業(yè)的內(nèi)容，在檔案信息化系統(tǒng)高度集成的發(fā)展趨勢下，除了要在技術(shù)和管理層面加強建設(shè)之外，還需要對相關(guān)檔案工作人員和管理人員的結(jié)合能力加強管理，進一步提升他們的綜合素質(zhì)[4]。同時，在現(xiàn)有人員的組織架構(gòu)基礎(chǔ)上，加大計算機信息技術(shù)、檔案管理水平這兩方面的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，快速有效地提高檔案管理人員的工作能力和工作水平。同時，注意引進計算機信息技術(shù)和檔案管理復(fù)合型人才，優(yōu)化人員組織配置，進而提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。最后，要采取多樣化的服務(wù)方法和手段，轉(zhuǎn)變被動服務(wù)的現(xiàn)狀，積極主動服務(wù)，全方面滿足用戶的需求。加強與客戶溝通，用熱情、貼心的工作態(tài)度和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升檔案信息資源的利用率。

(三)加大資源建設(shè)，豐富檔案信息資源

提升檔案信息資源的開發(fā)利用效率，其前提是擁有豐富的檔案信息資源為支撐。所以，要擴大和豐富檔案館藏的資源，加大檔案資源的建設(shè)力度，從科研、教學(xué)、招生、基礎(chǔ)建設(shè)、就業(yè)、對外交流、黨建、行政管理等方面的檔案信息資源的收集和整理。結(jié)合高校檔案信息資源的特點，能夠采取主動、積極的方式做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，從而有效提升檔案信息資源的存儲量。同時，要進一步優(yōu)化檔案信息資源，對一些過期、過時、利用價值不高的信息資源要及時的刪除、清理和過濾，從而確保檔案信息資源的準確性、高效性和價值性。

(四)加強信息資源開發(fā)利用意識

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，高度重視信息資源開發(fā)與利用不僅對經(jīng)濟、社會、高校發(fā)展都有著重要的作用，檔案管理利用者也都呈多元化趨勢發(fā)展[5]。因此，信息資源管理是社會的財富，在工作中必須要靈活運用檔案信息管理，推動高校發(fā)展，滿足高校日益增長的物質(zhì)文化需求，優(yōu)化傳播建設(shè)。高校更應(yīng)該加強高校圖書館、博物館、學(xué)生檔案的管理，對檔案進行歸類、統(tǒng)計、匯總，掌握實時的情況，檔案信息管理者應(yīng)與時俱進，發(fā)展電子檔案，體現(xiàn)高校內(nèi)資源共享的優(yōu)勢。

結(jié) 語：

綜合以上觀點所描述，當(dāng)代高校檔案信息資源是高校的共同財富與資源，也是高校整體發(fā)展理念的體現(xiàn)與記錄，而對于高校檔案信息資源的開發(fā)利用更應(yīng)該有效的實施，例如加強信息的優(yōu)化整合與推廣傳播，可以極大地縮減檔案信息資源的搜索、采集、整理和傳播的時間，并且能夠為檔案信息資源用戶提供更加迅速、準確而又高效的服務(wù)。