高校檔案室持續性發展策略探討

宋菲菲 黔南民族幼兒師范高等專科學校 貴州 貴定 551300

引 言：

學校從辦校以來各種教學活動的開展，從無到有的建設與發展是高校檔案主要內容，學校以外的人通過翻閱檔案資料就能夠對高校的發展歷程、校園文化、組織結構等了解得一清二楚。但就是目前的高校檔案管理的現狀來看，依舊有很多的不足之處，傳統的檔案管理方式無法滿足高校發展的需求，那在之后的發展中如何打破傳統檔案管理方式帶來的弊端，利用檔案管理為高校的發展提供完整的閱讀資料，有效提高檔案的利用率是本文研究與探索的主要目的。

一、高校檔案室現狀及其未來發展趨勢分析

高校的檔案管理工作是屬于學校基礎類管理工作，該類工作最主要的難點是對檔案的分類、保存、查找等，但傳統的檔案管理工作需要大量的人工來對文件進行分類、保管，在查找時更是需要一個一個的查找，在這樣的一個過程中浪費了不少的時間，且部分檔案會由于管理員的疏忽丟失，即使保存完好的紙質檔案依舊會因為年代久遠出現破損。在數字化管理推行之后對檔案的保管與分類減少了不少的工作量，且目前高校對于檔案的管理是有一定的重視的，投入了大量人力物力和資金，但就檔案管理工作現狀來看依舊存在不足，首先檔案管理員對于檔案管理的重視程度不夠，缺乏管理意識，導致部分文件的缺失，再有師生對于檔案工作的不了解，無法理解檔案管理的現實意義，導致檔案管理工作的推行緩慢[1]。同時在數字化管理的條件下，由于管理員對計算機的操作有一定的要求，對于檔案的錄入與查找要求能夠熟練的操作，但高校檔案管理者對于該操作的不熟悉阻止了檔案數字化管理的進程。而數字化檔案管理缺失檔案管理發展的主要方向，將大量的檔案儲存在磁盤中能夠節省大量的空間，在計算機中對于檔案的查找更節省時間，能夠更好的提高檔案資料利用率，為學校的發展打下良好的基礎，保證檔案的完善。

二、高校檔案持續性發展策略的深入思考

科學與經濟的發展對高校的教育發展提供硬核條件，同時為高校的檔案管理創新提供了一定的優質條件，高校的逐年擴招為學校的檔案管理帶來了較大的工作量，因此學校投入了不少的人力物力，對高校的檔案管理工作有一定的重視，并給予充分的支持，保證檔案管理工作能夠順利進行，推動高校檔案管理的可持續發展。

(一)有效的提高高校領導層重視程度

檔案管理工作雖然有檔案管理員專門進行管理，但如果校內師生對于檔案管理工作不夠積極，那么僅僅是檔案管理員來進行管理是遠遠不夠的，數字化的檔案管理大多在移動互聯網端就可以完成錄入，因此在信息采集時是有師生自主手動錄入的，因此高校應該在校內借助學習內部進行宣傳，讓師生能夠了解檔案填寫的重要性，有效的培養高校教師與學生的檔案意識，在做好宣傳之后便要付出實際的行動，在有一定意識基礎之后能對后期利用檔案資源有更好的基礎，在一定程度上能夠為學校節省檔案管理的花費。因此要較好的開展高校檔案工作，需要高效領導的重視，需要高效檔案管理員的有效宣傳，同時必不可少的還有高校師生的檔案管理意識[2]。

(二)加快高校檔案管理現代化進程

由于傳統的高校檔案管理存在較多的無法避免的缺陷，例如，占用空間大、保存難度大、查閱工作量大等都是傳統高校檔案管理中的難題，因此對于高校檔案管理現代化是勢在必行的，就目前的情況來說，數字化的檔案管理技術已經較為成熟了，在高校應用“數字化檔案室”有儲存查找方便、節約紙張避免鋪張浪費、節省人力時間等優點，但在高校應用“數字化檔案室”對高校的硬件配置有一定的要求，要求學校投入對硬件設備與軟件設備的建設。“數字化檔案館”主要依托以數字化的管理技術，對檔案進行數據化，快速的實現對檔案的收集、編目、著錄與檢索等。需要確保檔案的準確與完善，還需要有一定的技術支持，高校也可以將自動化辦公與現代化檔案管理相結合，實現一體化。通過技術性人才對檔案數據庫建設問題進行完善和維護，以保證檔案資料的完善性、準確性與安全性。

(三)增強檔案管理人員整體素質

技術在更新對于管理人員的要求也就會更高，現代化檔案管理雖然在操作上會為管理員節省了不少的時間，但卻要求管理員在技術層面能夠有更好的表現，不少高校會因為檔案管理員的管理思維與操作落后導致高校的管理工作滯留不前，因此高校要發展引進數字化檔案管理就要對檔案管理員進行培訓，讓檔案管理人員有一定操作基礎，對檔案管理的引進技術有一定的了解，同時可以引進一些新鮮血液，在招聘時設定一定考核標準，在新老員工一起共事時還應該設定一些人員管理機制，有一定的淘汰機制，激勵員工進行自我的提升。為了高校檔案管理工作能夠有效的開展應該為其提供良好的環境條件，對于人才與技術的引進缺一不可，同時在硬件設備的配置上也應該收到重視，不少高校對前兩項的要求都做到了完美，但其配備的硬件設施卻遠遠不到，使得高校的檔案管理工作受到制約。高校要對檔案管理工作有足夠的認識與重視，保證其數字化發展的推行，對于人員的要求較為重要的一個步驟。

(四)優質服務是持續性發展的核心

能夠為學校師生提供優質的服務是高校檔案室的工作重心，這一點也成為高檔案室實現可持續發展的必要條件。以提供優質服務為中心，可以從以下兩個方面進行分析[3]。第一，超前的服務，在現代化技術下，利用檔案管理系統能夠有效彌補傳統管理方式下的被動服務方式，能夠較為積極的主動的為學校師生發展提供良好的服務，例如：在高校展開校園活動時，通過檔案室能夠有效且快速的提取相關的信息，查詢之前活動規模與邀請人員，便于查詢活動的主要流程。第二，便是主動性的服務，在服務范圍上有一定的拓寬，高校檔案室在學校這樣一個有大量人才聚集的地方，由于較好的資源，可以與外部的教學進行合作，為教學研究人員提高相關且必要的檔案資料，在某種意義上也是在促進教學的發展與進步。第三，重視信息反饋。檔案在收集之后有一個匯總，同時也可以通過檔案收集的方式對檔案使用者的看法進行收集，在工作中不斷完善改進高校的檔案管理工作，長此以往，對高校檔案管理工作的可持續發展有一定的促進作用。

三、結 語

總之，高等教育的發展，使得高校檔案室建設成為近期較為重要的事件，在高校不斷擴招的情況下，高校的檔案管理工作如果不進行改變，那么高校的檔案管理的工作量將十分的龐大，且復雜繁瑣，尤其現在還處于紙質檔案的高校的管理工作艱巨，首先需要大量空間儲存，要對成千上萬分檔案進行逐一分類，因此高校的檔案管理數字化轉型是勢在必行的，不僅僅減輕了大量的工作量還能夠從一定程度上節約資源，因此檔案管理的轉型需要引起高校領導足夠的認識，對高校檔案管理的硬件設施的配備與檔案管理人員的整體素質的提高有一定的帶動與落實。做好檔案管理工作，對于高校的發展有很大提升與幫助，高校在對檔案資料進行查閱時能夠節省大量的時間，在短時間獲取與自己有用的數據，同時網絡技術對檔案的完整性與可利用性有一定的保護作用，實現高校檔案管理的可持續性發展。