試論企業檔案管理電子信息化及其重要性分析

周濤 山東省淄博市桓臺縣檔案館 山東 淄博 256400

由于經濟社會的迅速發展，企業為了在激烈的競爭中生存，使用信息化進行企業檔案的管理工作必將是未來發展的必然趨勢。因此，我國企業應當加快企業檔案管理的信息化建設，通過運用電子信息技術，將檔案信息數字化管理和并加以有效利用，使企業檔案能夠更好地為企業經營服務。

一、檔案管理信息化現狀與重要性分析

(一)企業重視度不夠帶來的影響

檔案管理信息化在我國中小企業中未受到重視的現象尤為明顯，中小企業為了節省開銷，去掉了專門負責檔案的部門，也沒有專門的檔案管理員進行資料整理，就更別提檔案管理的信息化工作了，即便有員工監管檔案，也僅僅在形式上做工作。比如，雖然員工會進行日常資料的分類和整理，但時間久了會因為自身缺乏檔案管理的專業知識，且公司沒有專門的檔案資料室等原因，造成檔案資料的遺失或損毀。自改革開放以來，我國各類企業崛起并迅速發展，在經濟建設中取得了不小的成果，但不能否認的是我國管理水平和西方企業先進水平相比仍有較大的差距，管理制度和理念仍然不夠健全，尤其電子化、信息化等尖端技術上的差距更為明顯。目前，我國大多數企業仍未對檔案管理工作引起必要的重視，這類企業大多數采用的組織模式是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理這類部門的位置重要性，來使企業結構達到精簡化的目的，從而進一步減少企業的成本開銷，最終以低價競爭、薄利多銷的方式在市場上爭得一席之地。從長遠來看，企業面臨的數據信息日新月異，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，從而具備市場競爭力。因此，企業對檔案管理未引起足夠的重視，將直接影響企業未來的發展。

(二)企業未規劃檔案管理引起的現狀

首先，企業未對檔案資源進行分析化管理，存在著“重視開發，輕視利用”的傳統理念，檔案管理部門實行面子工程，追求檔案數字化的數量，而忽視了信息化的質量。例如，對各部門不同類別的資料未進行足夠的分析和信息提取，就匆忙地錄入系統，不是缺少文件簽發主體，就是缺少重要信息的記錄，這樣只會使今后的查找過程浪費更多的人力和物力，從而影響了其他部門的工作效率。其次，企業檔案管理缺乏長遠的規劃。大多數企業的檔案系統未在各個部門之間形成統籌和協調的作用，缺乏統一的標準和規范，也沒有明確的目標，導致檔案的信息傳遞、調取等工作與公司流程化的業務運作模式不相匹配，給企業運營帶來低效性的影響。最后，因為我國的企業檔案信息化建設僅處于起步階段，數字檔案資源較缺乏，同時，紙質檔案數量偏多，因此造成了結構比較單一的現象，這是目前我國大多數企業在信息化建設中存在的問題之一，若不能得到很好地解決，將影響我國企業檔案管理信息化的整體進程。

(三)檔案管理技術的落后與更新的必要性

目前，我國大多數企業仍受傳統觀念的影響，不舍得在數字管理技術上投入成本，仍使用較落后的信息化管理技術和設備，例如，查閱檔案資料仍然以手工操作和人腦辨別為主，對電子設備的高效利用十分陌生，導致企業的創新發展水平嚴重滯后；但同時，在一線城市的高新辦公區，少數新興企業把數字檔案視作公司的無形資產和生存發展的根基。此類企業的思想觀念較靠前，投入數字化管理的人力物力也較大，能海納百川、集思廣益，不斷提高互聯網運作技能和檔案管理開發能力，使公司的資本實力與日俱增。因此，企業軟件與硬件的配置與利用程度將大大影響企業在未來競爭中的生存狀況，先進的技術與設備能為檔案管理提供很大的方便，是公司實現可持續性發展的前提條件之一。但同時，設備的更新需要投入大量的成本資金，若過度地追求更高的管理能力，將影響企業正常的經營和運作，我國多數企業仍處于較為初級的發展階段，如何平衡主要業務的研發工作和檔案信息化的支持力度，將是企業必須思考的重要問題。

二、檔案管理信息化的重要性與現實意義

(一)實現信息資源的共享

企業需要適應社會發展的需求。當今信息化技術已然成為當今世界和社會勢不可當的發展潮流，網絡已在人們的生活與工作中如影隨形，企業對高效信息的需求也越來越大，但傳統的檔案管理理念已不能適應未來市場經濟需要，極有可能面臨淘汰的危機，因此，筆者呼吁我國企業的檔案管理信息化建設應勢在必行。由于世界經濟發展的本質是資源的共享，所以，企業應當具備輕松存儲內部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經濟市場更密切的聯系。優質的信息化檔案管理不僅不會使公司的內部資料外泄，還能使企業的內部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業的一個挑戰，需要更多的技術和資金的投入。

(二)減輕企業人員的勞動強度

檔案管理信息化建設帶來的優勢是減輕企業人員的勞動強度。傳統的檔案管理模式下，人員通過手工整理和人腦分析的方式進行低效率的工作，不僅工作時間長，疲勞度加大，還容易出現人為的錯誤。但實行信息化管理能使工作實現自動化，檔案數據只需要錄入一次便可以重復利用和共享。

(三)便于企業保密工作推進的重要性

檔案的信息化管理更有利于企業資料的保密性。通過無紙化錄入的方式能輕易檢查信息的完整性和準確性，比紙質保存更加便捷，使檔案的保密性和安全性都得到了有效的保障。同時，管理人員還可通過高級設置進行權限管理，使內部資料劃分為不同的獲取級別，不僅兼顧保密，還節省了企業管理資源。

(四)提高信息檢索工作效率的重要性

檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術的日新月異，電腦的數據處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊一冊地查找檔案不僅費時還費力，利用計算機進行檢索，可大大提高檔案信息的查準率，減輕企業人員的工作強度。同時，傳統的檔案管理還存在著儲藏室空間狹小、儲物位置緊缺等問題，更重要的是紙質資料因保存時間過長，容易受損發黃引起變質，甚至還會因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結果。顯然，這種落后管理方式已然無法適應當下的工作需求。因此，建設檔案管理信息化的任務可以使專門從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來，從而更好地進行更高級的信息化檔案整理工作，提高部門和企業的工作效率。

(五)檔案管理的革新與未來趨勢

企業檔案管理的信息化對社會公共服務也做出了重要的貢獻，這也是企業信息化建設將面臨的革新方向，它是我國企業獲得國內外市場經濟競爭力的重要前提。企業服務的終端是客戶，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業具有不斷地學習與挑戰的精神，才能融入世界發展的潮流，將提升自身產品與服務價值作為長期的可續性發展目標，從而提供給社會更多更好的服務。

因此，企業應當積極學習先進的信息化管理技術，將檔案管理技術更好地與企業各項階段成果相連接，做好內部制度的完善工作，配合企業的戰略目標，使企業能夠長遠地生存與發展。

結 語

綜上，隨著我國經濟技術的飛速發展，企業檔案管理信息化是未來企業發展的必然趨勢，通過網絡信息技術與檔案管理的結合，既能提高企業管理工作效率，又能加強企業資料的保密性，更重要的是不僅對企業自身的競爭力具有很大的助益，還對我國總體社會經濟效益產生了積極的影響。