大數據背景下探析高職檔案管理的信息化建設

周杰 馬長松 濰坊護理職業學院 山東 濰坊 261041

一、前 言

自上個世紀70年代以來，隨著互聯網技術的不斷發展，人類社會已開始進入信息時代，各個行業都在開展信息化建設。檔案作為一種歷史記錄，是特殊的文化資源，高職院校檔案是指學校在教學、科研、管理、社會服務等各項活動中形成的有價值的原始記錄[1]。文件載體包括紙質、音像、照片、實物、電子等多種形式。檔案內容包括辦學理念、辦學特色、教學內容、教育思想、辦學管理等要素，反映了學校檔案的多樣性，同時對學校后期的發展和管理具有非常重要的借鑒和總結作用。檔案管理信息化是國家檔案事業“十一五”總體規劃目標的主要任務，信息技術的快速發展有效改善了人們對各種信息技術和設備的使用，使當下檔案管理工作發生了深刻的變化。當前，隨著信息技術的應用越來越廣泛，高職院校的檔案管理已經從傳統的管理模式轉變為信息化管理模式。在此基礎上，本文對高職院校檔案管理過程中存在的問題進行了探討，并提出了相應的思路，希望能對高職院校檔案管理工作有所幫助。

二、高職院校檔案管理信息化建設的必要性分析

(一)有利于提高檔案管理水平

高職院校檔案種類多，內容復雜，以前學校的留存材料主要是傳統的紙質檔案，工作人員在日常管理和查閱時往往比較費勁，我們通過工作檔案管理的信息化建設可把傳統的紙質檔案轉變為數字化檔案，從而實現檔案的數字化管理，用戶可以通過網絡獲得相關檔案信息，信息檔案不受外界因素影響，也不會因使用不當而被損壞或銷毀。此外，檔案的信息化管理也更加方便，檔案管理人員可以快速找到檔案信息，提高工作效率。

(二)有助于保護檔案安全

學校檔案是高職院校寶貴的信息資源，傳統紙張檔案在長期管理過程中會出現紙張破損、字跡模糊、檔案缺頁等等[2]，而利用網絡信息技術所轉化成的電子檔案，能夠達到保障檔案信息安全的目的，這主要是基于云存儲技術在計算機系統中的空間存儲功能，它可以存儲和備份所有的檔案信息，防止意外操作造成的檔案丟失或數據篡改問題。

(三)有益于提高工作效率

高職院校檔案不僅包括學校成長發展的信息、教師學生的基本信息，還包括學校各項會議、活動的記錄[3]。傳統的紙質檔案留存占用空間大，查找不方便，利用信息化對檔案進行歸納梳理，可以直觀地反映高職院校在不同階段的工作情況。作為高職院校檔案管理人員可結合檔案信息內容，對工作計劃實施合理調整，利用信息技術優化工作流程，提高工作效率，全面促進高職教育的穩定發展。

三、高職院校檔案管理過程中存在的問題分析

(一)缺乏科學的檔案管理服務評價體系

近年來，教育事業得到迅速發展，學校的檔案管理從中發揮了重要作用，因此，提高檔案管理水平是各學校急需解決的重要課題，這需要各高校加強對檔案管理者自身行為的有效控制，通過公眾評價的結果，在檔案管理中起到監督作用，然而，目前高職院校檔案管理服務中缺乏這樣的評價體系。

(二)檔案服務的形式相對單一

檔案管理歷史悠久，但服務渠道相對單一，特別是高職院校檔案管理在當前信息網絡的幫助下，仍然缺乏檔案服務的形式，高職院校檔案服務工作的范圍一般以復制檔案、頒發檔案證書、查詢檔案為基礎，因此，高職院校檔案服務的形式缺乏多樣性，跟不上時代的發展。

(三)檔案管理人員專業知識匱乏

在高職院校檔案管理人員的配備方面，檔案管理人員配置不夠合理，檔案管理人員多為兼職人員，檔案類專業知識薄弱，學歷較低，再加上缺乏系統的檔案知識培訓，在一定程度上影響了檔案管理工作，不能適應當前科學技術水平的快速發展，難以保證檔案信息管理水平和業務能力的提高[4]。

(四)檔案管理信息化建設的意識不強

隨著現代化進程的逐步加快，高職院校檔案管理的信息化建設是檔案管理的發展方向。然而，檔案管理人員的管理觀念陳舊，檔案管理工作仍停留在傳統的紙質管理工作模式，對信息化檔案管理業務不夠熟練，流于形式，缺乏創新能力，檔案管理效率低下，不利于檔案信息化建設的推進。

(五)重視程度不夠

高職院校信息系統建設是衡量學校教學質量的重要指標，如今在高校信息化建設和人才隊伍建設方面取得了一定的成績，高職院校的信息化建設已成為高校建設的一項基礎性工作。然而，總體而言，學校各級領導對檔案信息化建設的重視程度普遍不夠，無論是檔案室的管理人員還是信息化設施配備往往不足。

(六)個人檔案信息泄露現象嚴重

在大數據時代，隨著信息技術的發展，學校檔案管理的信息化建設中包含大量的個人信息，網絡安全若得不到保障，就很容易造成個人隱私泄露，一旦造成信息泄露會對師生產生嚴重的信息安全隱患[5]。

四、高職院校檔案管理信息化建設的對策

(一)加強高職院校檔案信息網絡建設

各高職院校要加強檔案信息網絡建設，充分利用先進的信息資源管理學校檔案，提高用戶的便捷服務，改善高職院校檔案單一的服務形式和方式，建立較為完整的檔案數據庫是高職院校檔案管理工作的基礎。為此各高職院校必須投入更多的人力和財力，建設現代化檔案信息工作平臺，通過與現代信息的合作，最終使檔案管理人員更容易檢索檔案，減少檔案的日常管理。

(二)確保檔案信息管理的安全性

檔案信息管理安全性非常重要，檔案信息化管理是把檔案信息轉化電子形式，存儲于計算機網絡中，檔案管理者如果不能充分認識到檔案信息管理的安全性，會極大的影響師生信息安全。因此，必須充分重視檔案信息安全問題，加強工作人員的安全意識，切實落實安全保密工作，確保檔案信息管理的安全。

(三)提升檔案管理人員的業務素質

提高檔案管理人員的檔案管理技能，才能更安全、更有效地進行檔案管理，因此，各高職院校在重視軟硬件設備的同時，還應切實加強檔案管理人員綜合素質建設，逐步提高檔案管理人員的專業水平和職業素養，加大培訓力度，多參加一些與檔案相關的知識講座，健全培訓體系，提高其業務水平和工作效率。此外，各高職院校在招聘人才時還應招聘一些專業的檔案管理人才，使人才結構更加合理，提高學校檔案業務管理水平，從而更好的服務學校的檔案管理工作。

(四)加大檔案信息化建設的投入力度

若想實現檔案信息化，就應該加大對檔案信息化的投入力度，從多方面保證檔案信息化的順利實現。首先，完善校園網建設，為檔案管理的信息化建設提供保障，因為檔案信息化建設依托網絡環境才能實現。第二，完善相關硬件設施，如購置計算機和交換機等設備，為檔案信息化建設提供必要的工具。第三，構建完整的軟件系統，各高職院校可以自行購買檔案管理系統，也可通過技術人員自行制作學校檔案系統，只有借助高效的檔案處理系統，才能將傳統檔案有效地轉化為數據檔案，實現檔案數據的管理。第四，完善信息檔案管理的防范措施，確保網絡環境下檔案信息管理的安全性，這需要構建安全保護系統，并定期檢查網絡環境來存檔信息，為檔案管理提供一個穩定和安全的環境。

總之：在信息時代，高職院校在檔案管理工作中需要充分認識到信息技術在提高工作效率、保障檔案信息安全方面的優勢，作為檔案管理人員需結合學校內部檔案管理工作的實際情況和不足，對管理團隊的工作能力進行培訓和評估，積極引進檔案管理方面的高素質人才，提升檔案信息化基礎建設，完善管理機制，積極創建一個網絡互動平臺，加強與其他機構的溝通，使學校的檔案管理更加系統科學，進一步提升檔案服務質量。