企業(yè)采購疑點重重　審計查實揭示真相

王民榮

案例背景

審計部根據(jù)A集團（以下簡稱集團）公司領(lǐng)導(dǎo)指示，對省外一家食品行業(yè)全資子公司進(jìn)行采購管理專項審計。子公司所處行業(yè)與集團截然不同，集團僅派駐一名小股東前往子公司分管采購工作，對子公司管理的參與及掌控力度較弱，為此集團管理層借助集團內(nèi)部審計力量，對子公司開展采購管理業(yè)務(wù)審計。審計部重點針對子公司2017—2019年各期主要原材料的采購及付款管理情況進(jìn)行審計，重點對供應(yīng)商的開發(fā)變更、詢比價、合同簽訂、入庫、領(lǐng)用、貨款支付等方面進(jìn)行檢查。通過采購審計推動子公司降本增效、提升其產(chǎn)品市場競爭優(yōu)勢及盈利能力，從而進(jìn)一步提升內(nèi)部審計價值。

審計方法

一是了解概況。先對涉及采購業(yè)務(wù)處理各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工、流程進(jìn)行了解，訪談、質(zhì)詢有關(guān)人員;翻閱、收集有關(guān)采購制度、采購合同、明細(xì)賬等數(shù)據(jù)資料;采用問卷調(diào)查、調(diào)閱資料、個別談話、跟班作業(yè)等方法，摸清采購業(yè)務(wù)流程及內(nèi)控現(xiàn)狀，并獲取充分的評價依據(jù)。二是編制采購業(yè)務(wù)流程。根據(jù)不同物料采購大類，從供應(yīng)商開發(fā)和變更、詢比價、訂單下達(dá)、來料驗收、貨款支付等各采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分別編制業(yè)務(wù)流程圖，并標(biāo)注關(guān)鍵控制點;識別現(xiàn)有采購管理流程中存在的設(shè)計方面的控制缺陷，為下一步的實質(zhì)性審計測試尋找審計需關(guān)注的重點方向，并提出改善建議。三是穿行測試。參照流程圖，抽取主要原材料樣本進(jìn)行穿行測試，對單據(jù)流、信息流進(jìn)行核對，并現(xiàn)場觀察來料質(zhì)檢點收貨情況，證實其采購與付款方面的政策或程序執(zhí)行是否有效，并評價其管控政策及程序的健全性和有效性，并作為下一步實質(zhì)性審計測試的重點。四是實質(zhì)性測試。針對流程圖及穿行測試反映出的采購問題、暴露的內(nèi)控風(fēng)險點，進(jìn)一步擴大審計樣本，進(jìn)行實質(zhì)性測試分析。五是分析性復(fù)核。通過對采購數(shù)據(jù)的加工分析，識別出長期獨家供貨、價格長期未變、現(xiàn)款及預(yù)付款交易的物料等異常及值得關(guān)注的情形，進(jìn)一步統(tǒng)計分析此類采購物料各年度的采購量、采購額，獲取更多信息數(shù)據(jù)及需要審計關(guān)注的重大風(fēng)險點及問題疑點，便于進(jìn)一步核查。六是調(diào)查走訪。走訪相關(guān)部門及人員，聽取其對目前采購管理方面的看法及問題反映或改善建議。

審計過程及結(jié)論

審計發(fā)現(xiàn)，包裝材料供貨渠道單一，采購價格異常偏高，每年多支付采購成本達(dá)300萬元以上。

（一）抽絲剝繭，發(fā)現(xiàn)眾多疑點

通過對各類主材年采購額及供貨渠道排序分析復(fù)核，發(fā)現(xiàn)年采購額較大的包材類及原粉、香精等部分物料供應(yīng)渠道單一，長期由一家供貨，違反供應(yīng)商管理規(guī)定，采購價格競爭充分性值得懷疑。采購部解釋這些供應(yīng)商是長期合作方，價格已經(jīng)很低，供貨能力及質(zhì)量也有保證，食品行業(yè)對紙箱等包材品質(zhì)有特殊要求，一般供應(yīng)廠家很難達(dá)標(biāo);香精等物料由于存在不同供應(yīng)商口感不同，不會輕易更換供應(yīng)商;至于原粉等主材，由于常年采購量極大，且市場有供貨能力的原粉廠家不多，存在一定的供應(yīng)壟斷性。

審計擴大訪談得知，其他技術(shù)及業(yè)務(wù)部門對香精口感特殊性、原粉獨供性都有一定程度的認(rèn)同，但對包材的獨供性并不認(rèn)同，食品行業(yè)包材競爭很充分，技術(shù)也很成熟。為提升審計效率和效果，避免爭議，審計人員決定從具有充分競爭市場的包材入手，檢查其采購價格的合理性。審計人員先查看了紙箱類包材庫，發(fā)現(xiàn)部分品號積壓很久，庫管稱存在質(zhì)量問題，厚度及強度不夠，也存在每批次來料數(shù)量遠(yuǎn)超計劃需求量的現(xiàn)象。采購部解釋稱供應(yīng)商在外地，路途遙遠(yuǎn)，所以每批次送貨量較大，因為有采購分管領(lǐng)導(dǎo)指示，所以就照單全收，后期如果存在產(chǎn)品型號停產(chǎn)或改版，則對應(yīng)多送的紙箱就會滯壓。另外，鐵罐類包材也存在類似問題。帶著疑問，審計又向質(zhì)檢部門詢問，調(diào)閱相關(guān)包材質(zhì)檢報告和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并不明確和具體，質(zhì)檢過程也存在隨意性和主觀性，相關(guān)人員解釋說是長期供戶只要市場沒有投訴，包材品質(zhì)就沒問題。對于為何獨家采購、舍近求遠(yuǎn)、超量送貨、滯留積壓，經(jīng)辦人卻閃爍其詞，審計人員決定以紙箱包材類采購價格合理性為切入點，以點帶面，繼續(xù)深挖細(xì)究。

（二）克服干擾，尋找新的優(yōu)質(zhì)供戶

接下來，審計人員分析匯總紙箱類包材最近三年各品號的采購量、單價、運費、采購頻次、貨款結(jié)算周期及方式，為下一步市場詢價作數(shù)據(jù)支撐。同時注意到制作紙箱的市場原紙價格市場波動較大，而紙箱采購價格長期不變，且年底采購部還額外向供方支付了一筆近20萬元的價格補差，理由是全年供貨價格固定，價格較低，但并不能提供有效的數(shù)據(jù)證明價格補差額的合理性。對此，審計人員決定先單獨通過網(wǎng)絡(luò)尋找本地包材供應(yīng)商，進(jìn)行詢價。三家供戶網(wǎng)絡(luò)初步報價都比公司現(xiàn)有采購價格低25%以上。面對審計詢價結(jié)果，采購部并不認(rèn)同，說報價雖低，但品質(zhì)達(dá)不到食品行業(yè)要求，存在市場監(jiān)管處罰風(fēng)險，不可貿(mào)然采用，但采購部及質(zhì)檢部又拿不出具體有效的食品行業(yè)紙箱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部門礙于集團股東分管采購的身份，不愿過多向?qū)徲嬋藛T談?wù)摵吞峁┫嚓P(guān)包材類技術(shù)指標(biāo)信息。為此，審計人員又通過努力在當(dāng)?shù)卣业綄Ｗ鍪称钒b的紙箱廠家，其客戶對象都是伊利、康師傅等知名企業(yè)，說明供戶的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資質(zhì)、實力非凡。由于無法獲得公司明確的技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，為防止抵觸，避免阻撓，審計人員便暗中直接攜帶各品號紙箱樣品到廠家洽談，廠家相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)樣品很快做出了檢測、回應(yīng)和報價，表示完全有能力生產(chǎn)，且紙箱品質(zhì)會高于樣品，報價也比公司現(xiàn)有采購價低25%以上。審計將當(dāng)?shù)貜S家提供的紙箱質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)保證、資質(zhì)能力、報價單等資料帶回公司，迅速向集團領(lǐng)導(dǎo)做了匯報。

（三）借用外力，成功導(dǎo)入新的優(yōu)質(zhì)低價供戶

集團領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審計人員匯報的情況，決定啟動新的招投標(biāo)程序，最終引入了新的紙箱供戶。為避免阻力及便于后續(xù)審計工作開展，也考慮到分管采購領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的感受，建議以集團領(lǐng)導(dǎo)的名義進(jìn)行詢價，并將新的紙箱供戶報價情況由集團領(lǐng)導(dǎo)直接反饋給食品公司采購部，指示其積極接洽導(dǎo)入，并由審計人員全程介入監(jiān)督。最終，采購部根據(jù)集團領(lǐng)導(dǎo)指示，牽頭組織相關(guān)人員成功導(dǎo)入了紙箱新供戶。品質(zhì)也完全滿足公司要求，采購降價幅度達(dá)到25%，年節(jié)省采購成本達(dá)120萬元。

（四）舉一反三，審計提報類似高價采購疑點物料

集團據(jù)此出面牽頭組織詢比價，引入新供戶，大幅度降低采購成本額近200萬元。包材審計過程中發(fā)現(xiàn)，包材鐵罐采購也存在與紙箱采購的類似問題，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)模糊、長期單一供戶、供戶遠(yuǎn)在外省、價格長期不變。集團公司領(lǐng)導(dǎo)以審計人員提供的數(shù)家供戶的市場報價為參考，派人牽頭組織詢比價，引入新供戶，鐵罐包材年采購降本近80萬元。后期又組織對其他編織袋等包材進(jìn)行供應(yīng)商更換，年降本100多萬元。

審計還發(fā)現(xiàn)采購管理中存在的其他問題：一是采購來料存在虛假收料重大控制漏洞和嫌疑。審計發(fā)現(xiàn)，包材普遍存在超量送貨接收現(xiàn)象，倉庫積壓較多，且時常進(jìn)行報廢銷賬處理。為此，審計人員針對各類產(chǎn)成品年生產(chǎn)入庫量，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包材耗用數(shù)測算出實際應(yīng)領(lǐng)用的包材數(shù)量，再考慮到賬面報廢量和年初年末盤存數(shù)，與賬面全年采購入庫量進(jìn)行比對分析，發(fā)現(xiàn)存在較大數(shù)量缺口，包材采購來料入賬數(shù)遠(yuǎn)高于生產(chǎn)領(lǐng)用理論耗用量，涉及金額近30萬元/年。二是相關(guān)采購人員及倉庫收料員等崗位未實施崗位定期輪換制度，增大了風(fēng)險。三是公司治理結(jié)構(gòu)不合理。集團派駐的小股東直接參與運營管理，分管采購工作，相關(guān)部門礙于其集團代表及股東身份，相關(guān)采購業(yè)務(wù)及行為失去應(yīng)有的監(jiān)管，內(nèi)控流程流于形式。四是公司采購管理制度不健全，已有的制度及流程形同虛設(shè)。

審計建議

一是成立采購管理委員會，集團派駐的股東代表不再直接分管采購部工作，由集團監(jiān)事會、派駐的股東代表及子公司主要負(fù)責(zé)人組建食品公司采購管理委員會，負(fù)責(zé)對原粉、包材等主要原料重大采購業(yè)務(wù)的集體決策，新供戶開發(fā)選定，對大宗原材料的采購招投標(biāo)管理，對其他物料采購的監(jiān)督、指導(dǎo)。

二是完善采購制度流程。由采購部牽頭，財務(wù)部、技術(shù)質(zhì)控部等部門參與，根據(jù)現(xiàn)行組織架構(gòu)、生產(chǎn)特點、存在的問題及風(fēng)險，重新制定《供應(yīng)商管理制度》《采購詢比價管理制度》《采購合同管理制度》等，規(guī)范相應(yīng)表單，健全完善采購業(yè)務(wù)制度流程，并嚴(yán)格執(zhí)行到位。新的制度流程報采購管理委員會審批后發(fā)布實施。

三是建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期分析市場價格變動趨勢。定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格，報批采購管理委員會。

四是加強物料耗用監(jiān)管，杜絕采購虛假收料。技術(shù)部門牽頭制定各產(chǎn)品物料消耗定額標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)物料損耗率，出臺制度規(guī)定，利用信息化平臺，嚴(yán)格按定額領(lǐng)料，定期對物料消耗情況進(jìn)行檢查考核。

審計啟示

一是從流程內(nèi)控入手，識別關(guān)鍵業(yè)務(wù)風(fēng)險點。審計工作開展必須有章法，對標(biāo)業(yè)務(wù)流程內(nèi)控規(guī)范，梳理實際業(yè)務(wù)運作流程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程設(shè)計及執(zhí)行上的疏漏，據(jù)此為風(fēng)險指引，進(jìn)一步深入檢測，查證關(guān)鍵控制點存在的重大風(fēng)險及漏洞。

二是不但要關(guān)注形式的合規(guī)，更要注重實質(zhì)的效果與效率。比如本次采購審計，不但要關(guān)注供應(yīng)商管理、詢比價管理、驗收入庫管理等業(yè)務(wù)處理是否符合相關(guān)采購管理規(guī)定，更要關(guān)注執(zhí)行效果是否做到優(yōu)質(zhì)低價、采購收料真實，要從實質(zhì)上檢查各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)辦理是否流于形式，是否達(dá)到內(nèi)控的本源效果并實現(xiàn)效率最大化。

三是問題處理與整改要有高度，注重實效。針對審計發(fā)現(xiàn)的問題或疑點，要進(jìn)一步進(jìn)行追贓挽損或提出查處、整改意見，不能理想化，也不能生硬，要站在公司管理層面考慮問題，要有高度，結(jié)合問題產(chǎn)生的背景及具體環(huán)境，提出切實可行的審計舉措及意見，既能解決問題，又要避免大的沖突或管理內(nèi)耗。有的問題查處需要借助外力協(xié)助，有的需要請示上級領(lǐng)導(dǎo)處理解決，有的需要審計人員直接應(yīng)對，靈活處置。

四是舉一反三，全面梳理，系統(tǒng)性整改。為防范和識別采購其他環(huán)節(jié)存在類似瀆職、舞弊等風(fēng)險，后期子公司采購部根據(jù)采購審計意見，對其他原粉等主材實施招標(biāo)采購、競價談判等方式，均達(dá)到了可觀的降價幅度，降本增效顯著。隨后子公司逐步對采購管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面整改，細(xì)化出臺了相應(yīng)的規(guī)章制度。這期間，審計人員做了大量的督導(dǎo)和咨詢服務(wù)工作，從整體上確保了各制度流程合規(guī)、有效及無縫銜接。

（作者單位：環(huán)宇集團有限公司，郵政編碼：325603，電子郵箱：wmrsz2008@163.com）