高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制研究

國峰源 尚玲

[摘? ? 要] 固定資產(chǎn)在高校的總資產(chǎn)中占有很高的比重，是高校辦學(xué)發(fā)展的硬件保證和基礎(chǔ)條件。隨著我國市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展與高等教育體制改革工作的不斷深化，高校的教學(xué)規(guī)模迅速擴張，使高校固定資產(chǎn)價值和數(shù)量快速增長。為了保證固定資產(chǎn)在預(yù)算、采購、驗收、處置等環(huán)節(jié)有序進行，只有提高高校自身對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制，才能提升固定資產(chǎn)的管理效率。文章對高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題進行分析，提出改進措施和建議。

[關(guān)鍵詞] 高校;固定資產(chǎn);內(nèi)部控制

1? ? ? 高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理的基本概念

高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制包含預(yù)算、招標(biāo)、采購、驗收、維護、清查、處置等流程，通過這一系列程序?qū)潭ㄙY產(chǎn)內(nèi)部控制進行管理。高校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理主要實現(xiàn)如下五個目標(biāo)。

1.1? ?建立健全固定資產(chǎn)崗位管理制度

高校設(shè)置固定資產(chǎn)管理部門對采購的固定資產(chǎn)進行全面管理，每個崗位都是依據(jù)工作的內(nèi)容進行設(shè)立的，在內(nèi)部采取崗位輪換制度，對相關(guān)人員的工作職責(zé)和各個崗位的管理職能做到準(zhǔn)確分配。

1.2? ?建立健全固定資產(chǎn)審批制度

規(guī)定了固定資產(chǎn)管理部門的管理范圍和審批權(quán)限，授予各部門主管人員審批權(quán)限，了解固定資產(chǎn)的審批流程，按照程序給固定資產(chǎn)辦理審批，讓員工對固定資產(chǎn)審批制度有一個清晰的認(rèn)識，準(zhǔn)確劃分各部門的審批職責(zé)，把固定資產(chǎn)的審批責(zé)任落實到每一個人。

1.3? ?建立健全固定資產(chǎn)采購驗收制度

固定資產(chǎn)建立預(yù)算、招標(biāo)、采購、驗收標(biāo)準(zhǔn)可以保證高校固定資產(chǎn)采購順利進行。制定合理的采購驗收程序，明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容，保證固定資產(chǎn)的采購質(zhì)量，形成一個公開透明的驗收過程。

1.4? ?建立健全固定資產(chǎn)日常維護制度

高校資產(chǎn)使用部門配合資產(chǎn)管理部門開展固定資產(chǎn)使用檢查，制定日常使用和維修計劃，對每一項固定資產(chǎn)使用進行登記記錄，對固定資產(chǎn)的維護和保養(yǎng)依照程序報批后進行，資產(chǎn)保養(yǎng)和維修結(jié)果定期匯總、記錄、歸檔，做好對資產(chǎn)的日常清查，切實消除安全隱患。

1.5? ?建立健全固定資產(chǎn)報廢處置制度

固定資產(chǎn)管理部門要對折損和使用壽命到期的固定資產(chǎn)進行評估，確定資產(chǎn)達(dá)到報廢的標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)定的資產(chǎn)處置程序報廢審批后辦理資產(chǎn)的移交。培養(yǎng)專業(yè)的審計評估人員，確定好固定資產(chǎn)的處置報廢標(biāo)準(zhǔn)，完善評估機制，加強對評估流程的監(jiān)管。

2? ? ? 高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制存在的主要問題

2.1? ?固定資產(chǎn)采購、配置不合理

資產(chǎn)管理部門編制的年度采購預(yù)算涉及范圍不夠廣泛，存在許多遺漏。很多采購的固定資產(chǎn)都不屬于年度預(yù)算采購的，都是由相關(guān)部門自行申請采購資金，走審批程序。年初預(yù)算并不能限制部門的采購，只要有剩余資金就可以采購，采購固定資產(chǎn)的隨意性較大。資產(chǎn)管理部門在資源配置方面存在嚴(yán)重的不合理性。固定資產(chǎn)的資源有限，許多數(shù)量不多的固定資產(chǎn)不能做到各部門協(xié)調(diào)使用，不能做到資源的共享，部分閑置資產(chǎn)處于堆棄狀態(tài)，資源利用率低，還有一些較為貴重的精密儀器后期的使用、維護和保養(yǎng)成本比較高，繼而造成了資源的浪費。

2.2? ?驗收執(zhí)行力不夠

固定資產(chǎn)的管理是從采購驗收開始，當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理部門對采購固定資產(chǎn)有嚴(yán)格的驗收標(biāo)準(zhǔn)，每一臺機器設(shè)備都有專人負(fù)責(zé)驗收，采購單和驗貨單都需要一一核對，并交由部門主管進行匯總審核，但在實際驗收過程中經(jīng)常受到一些不利因素影響，往往還是存在一些問題，主要有以下兩個方面。

第一，招標(biāo)環(huán)節(jié)和驗收環(huán)節(jié)的價格不一致。高校資產(chǎn)管理部門在簽訂了招標(biāo)合同之后，價格雖然已經(jīng)確定，但是有些部門人員與招標(biāo)單位徇私舞弊，還有一些員工掩人耳目購買了附屬產(chǎn)品加入資產(chǎn)當(dāng)中，導(dǎo)致資產(chǎn)在驗收時價格出現(xiàn)偏差，前后不一致，賬目出現(xiàn)錯誤。

第二，驗收存在困難。一些體積大、重量大、搬運困難的國有資產(chǎn)必須到現(xiàn)場去驗收，由于資產(chǎn)數(shù)量比較多，體積大，需要的驗收人員也較多，較短的時間內(nèi)召集的驗收人員有限，只能讓參與購買的人員攜帶購買單據(jù)一同驗收，固定資產(chǎn)的驗收程序不規(guī)范，出現(xiàn)賬實不符的問題。

2.3? ?固定資產(chǎn)維護保養(yǎng)存在不足

目前高校對固定資產(chǎn)日常的使用維護還不夠重視，隨著高校固定資產(chǎn)規(guī)模的不斷擴大，固定資產(chǎn)日常維護保養(yǎng)成本大幅度提高，給相關(guān)部門的工作造成負(fù)擔(dān)。固定資產(chǎn)的檢查制度不夠健全，在資產(chǎn)出現(xiàn)問題報修之后不能及時修理，部分固定資產(chǎn)沒有配備相應(yīng)的日常維護保養(yǎng)的負(fù)責(zé)人，還有一些部門員工不會完全使用設(shè)備，也不懂如何正確維護保養(yǎng)設(shè)備，不恰當(dāng)?shù)木S護保養(yǎng)方式反而會折損設(shè)備的使用壽命。

2.4? ?固定資產(chǎn)清查處置管理不嚴(yán)格

高校對固定資產(chǎn)基本都設(shè)立了比較嚴(yán)格的檢查制度，每年都會對固定資產(chǎn)進行檢查，檢查結(jié)果卻并不令人滿意，依舊會有一些問題存在，固定資產(chǎn)的初始記錄和變更記錄不清，內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)沒有準(zhǔn)確登記，借用情況記錄不清等，給固定資產(chǎn)的清查造成諸多不便。在資產(chǎn)清查和處置環(huán)節(jié)，資產(chǎn)管理部門存在資產(chǎn)清查不嚴(yán)格的情況，致使資產(chǎn)清查工作不能真正發(fā)揮其監(jiān)督檢查作用，使資產(chǎn)處置程序流于形式，錯漏依舊存在。

2.5? ?內(nèi)部控制監(jiān)察機制不完善

目前很多高校的監(jiān)察審計部門還不夠完善，人員也不夠充足，專業(yè)化水平存在欠缺，沒有辦法很好地對固定資產(chǎn)進行日常的監(jiān)管，只有在固定資產(chǎn)出現(xiàn)問題時，才會采取專項的措施。部分監(jiān)察審計部門專業(yè)人員素質(zhì)不高，職責(zé)分配不清，責(zé)任感比較缺乏，導(dǎo)致在履行監(jiān)察職能時不能及時有效地發(fā)現(xiàn)問題。

3? ? ? 高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

3.1? ?加強資產(chǎn)配置和采購管理

資產(chǎn)管理部門在采購大型設(shè)備和貴重儀器之前，應(yīng)先召集相關(guān)專業(yè)人士進行討論，匯總出專家的意見再決定是否應(yīng)納入年度資產(chǎn)采購預(yù)算。根據(jù)單位事業(yè)發(fā)展前景和運營需要，在購置固定資產(chǎn)時，資產(chǎn)管理部門應(yīng)與其他部門共同商議，對應(yīng)納入年度采購預(yù)算的資產(chǎn)數(shù)量以及規(guī)格，進行合理采購。給予高校資產(chǎn)管理部門資產(chǎn)調(diào)配權(quán)，可以通過調(diào)配對閑置的貴重精密儀器實現(xiàn)資源共享，多部門使用，減少了資源的重復(fù)購置，提高了資源的利用率，有效實現(xiàn)了資源的合理分配。

3.2? ?提高驗收執(zhí)行力

高校采購的固定資產(chǎn)一般來說金額比較大，采購的周期也比較長，在對其進行驗收檢查時，需要投入的人力也比較多，相關(guān)驗收人員和采購人員工作量變得很大，很難做到細(xì)致的檢查，容易在工作中出現(xiàn)忽略的地方，因此，需要更多的相關(guān)專業(yè)人員參與，對采購產(chǎn)品的型號規(guī)格、質(zhì)量狀況、采購金額把好關(guān)，購貨單和驗收單要和廠商提供的發(fā)票一致，確保廠家的產(chǎn)品質(zhì)量沒有瑕疵。相關(guān)專業(yè)人員在驗收中發(fā)現(xiàn)問題，要及時停止對該項資產(chǎn)的驗收入庫，并就該項資產(chǎn)要求商家給予解釋。

3.3? ?加強資產(chǎn)日常使用和維護

3.3.1? ?優(yōu)化固定資產(chǎn)日常使用管理

高校的固定資產(chǎn)種類繁多、涉及廣泛，相對不容易管理，容易出現(xiàn)疏漏丟失資產(chǎn)。所以，對每一項固定資產(chǎn)都要責(zé)任到人，實行源頭控制，機器設(shè)備出現(xiàn)損壞丟失，房屋建筑出現(xiàn)毀損都要對該資產(chǎn)的負(fù)責(zé)人視情況追究責(zé)任，防止出現(xiàn)問題時無處可尋。對固定資產(chǎn)的使用明細(xì)賬目嚴(yán)格編制，對每一個資產(chǎn)使用變動以及負(fù)責(zé)人變更做到準(zhǔn)確記錄。資產(chǎn)管理部門相關(guān)人員崗位變更時，要做好交接工作，如相關(guān)資產(chǎn)交接的登記記錄，賬目資料詳細(xì)記錄等，防止原始記錄出現(xiàn)紕漏。

3.3.2? ?固定資產(chǎn)的維修保養(yǎng)優(yōu)化

建立完善的維修保養(yǎng)規(guī)章制度，做到每個人對自己所使用的固定資產(chǎn)都負(fù)有責(zé)任。固定資產(chǎn)每次的維修保養(yǎng)要做好記錄。工作人員定期進行維修檢查，及時發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)存在的問題，防止問題擴大化，降低資產(chǎn)的損耗度，提高使用效率，降低維護成本。

3.4? ?加強對固定資產(chǎn)清查和處置的監(jiān)管

高校為了完善固定資產(chǎn)的合理性和科學(xué)性，應(yīng)完善固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)為出售、轉(zhuǎn)讓、報廢等處置制度。針對貴重精密儀器等固定資產(chǎn)，應(yīng)進行集體決策之后再行處置，要按照程序規(guī)定給產(chǎn)權(quán)需要變更的固定資產(chǎn)及時辦理手續(xù)，對使用壽命到期、按規(guī)定報廢的固定資產(chǎn)，按流程審批進行處置，對使用壽命未到期、非正常報廢的固定資產(chǎn)，需要內(nèi)部論證是否可以處置。對固定資產(chǎn)處置的相關(guān)賬目進行仔細(xì)核對，獲得的資產(chǎn)處置資金要及時上繳，處置過程應(yīng)當(dāng)公開、公正、透明，讓所有人都能夠密切關(guān)注到處置資產(chǎn)的走向變化，之后經(jīng)評估機構(gòu)對資產(chǎn)價值進行估量，通過招標(biāo)、拍賣和轉(zhuǎn)讓等方式處置，對處置資產(chǎn)的相關(guān)信息進行詳細(xì)的記錄，以便后續(xù)對賬查找。

3.5? ?加強固定資產(chǎn)日常監(jiān)督

高校應(yīng)該設(shè)置專門的監(jiān)督檢查人員，完善監(jiān)督檢查制度，制定一些在實際工作中更加行之有效的方法，使管理部門的監(jiān)督能夠滲透到各個角落，減少由于監(jiān)察不力而產(chǎn)生的風(fēng)險。政府采購的具體規(guī)定主要適用于購買的固定資產(chǎn)屬于政府采購的范圍內(nèi)的資產(chǎn)。不僅要對重大固定資產(chǎn)的采購、驗收、處置進行監(jiān)督檢查，還要對固定資產(chǎn)的折舊、增值進行審計監(jiān)督。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

綜上，高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)是推動我國高校發(fā)展的重要動力，對高校的財務(wù)工作具有重要幫助，也是高校重要的管理工具，通過加強內(nèi)部控制發(fā)現(xiàn)高校實際工作中存在的不足，進而采取有針對性的措施，對固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)和各個方面做好風(fēng)險監(jiān)管，保證各項教學(xué)和科研活動有序進行，促進我國高等教育事業(yè)的發(fā)展。

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