J單位業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)探析

葉冰 鄧茗丹

[摘? ? 要] J單位的業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)，是為避免業(yè)務(wù)接待被人為操作，出現(xiàn)掛羊頭賣(mài)狗肉的行為，變成單位領(lǐng)導(dǎo)徇私舞弊、變相福利的藏身之所。J單位為加強(qiáng)內(nèi)部控制，完善業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制，從業(yè)務(wù)接待系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)始，賦予系統(tǒng)各項(xiàng)功能，制定業(yè)務(wù)接待流程，并設(shè)置相應(yīng)的運(yùn)行和維護(hù)措施，保證J單位的業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制能真正為單位堵住針尖大的縫隙，提高單位的管理水平，降低單位的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，為有業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)需求的單位提供借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞] 業(yè)務(wù)接待;內(nèi)部控制;措施

0? ? ? 引? ? 言

2020年5月24日下午習(xí)總書(shū)記在湖北代表團(tuán)參加審議時(shí)強(qiáng)調(diào)，針尖大的窟窿能漏過(guò)斗大的風(fēng)?？倳?shū)記在疫情防控上的擔(dān)憂(yōu)引申到單位的內(nèi)部控制建設(shè)中，即是：針尖大的內(nèi)部控制缺陷亦能給單位帶來(lái)巨大的損失。業(yè)務(wù)接待工作看似不起眼，卻是內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、敏感點(diǎn)，也是逢檢必查的重點(diǎn)工作之一。如何能讓單位的業(yè)務(wù)接待經(jīng)得起檢查，各單位一直在實(shí)踐中不斷地探索。隨著國(guó)家監(jiān)察法的實(shí)施，督促各單位對(duì)各項(xiàng)政令的嚴(yán)格執(zhí)行，不斷更新業(yè)務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)和政策，嚴(yán)控業(yè)務(wù)接待人數(shù)，陪餐人數(shù)，用餐標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。當(dāng)遇檢查時(shí)，每個(gè)單位都需要經(jīng)歷“查賬—翻賬—自查”的流程，每次都需要耗費(fèi)大量的人力物力。由于政策變化頻繁、檢查頻繁，令相關(guān)經(jīng)辦人員苦不堪言。為肅清工作紀(jì)律，嚴(yán)防風(fēng)險(xiǎn)漏洞，結(jié)合J單位的實(shí)際情況，完善業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制。從業(yè)務(wù)接待系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)始，梳理業(yè)務(wù)接待流程，設(shè)置業(yè)務(wù)接待運(yùn)行維護(hù)保障措施。期待利用業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)完善單位內(nèi)部控制制度，提高單位內(nèi)部控制管理水平，降低單位風(fēng)險(xiǎn)。目前，諸多研究表明業(yè)務(wù)接待存在人為因素，存在掛羊頭賣(mài)狗肉、套取資金的行為，期望本研究為有業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)需求的單位提供實(shí)踐的依據(jù)。

1? ? ? 業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)的研究意義

1.1? ?運(yùn)用系統(tǒng)建設(shè)，提高工作效率，避免人為因素干擾

通過(guò)業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制系統(tǒng)可完成查閱、更新功能。不僅能定期更新國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行自我風(fēng)險(xiǎn)篩查，還能提供資料下載和打印，匯總查詢(xún)等功能。便于查賬，方便審計(jì)和各項(xiàng)檢查，做到嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)。選擇系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)選擇只要操作便會(huì)留下痕跡的系統(tǒng)，避免人為因素干擾。

1.2? ?完善內(nèi)部控制，提高管理水平，降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)運(yùn)用制度建設(shè)堵住針尖大的風(fēng)險(xiǎn)漏洞，做到風(fēng)險(xiǎn)無(wú)縫可鉆。設(shè)置與業(yè)務(wù)接待匹配的制度，彌補(bǔ)風(fēng)險(xiǎn)漏洞，完善單位的內(nèi)部控制，提高管理水平，降低單位內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

1.3? ?運(yùn)用隨機(jī)監(jiān)督抽查機(jī)制，避免掛羊頭賣(mài)狗肉、套取資金的行為

在業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制運(yùn)行過(guò)程中，運(yùn)用隨機(jī)抽查機(jī)制，避免采購(gòu)A食材，送的是B違禁食品，真正做到實(shí)事求是，杜絕掛羊頭賣(mài)狗肉和套取資金的行為。

1.4? ?提高業(yè)務(wù)接待透明度

業(yè)務(wù)接待工作一直受到審計(jì)、紀(jì)委、監(jiān)察等部門(mén)的高度關(guān)注。通過(guò)業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)增加工作的透明度，方便接受各單位的監(jiān)督和檢查。通過(guò)系統(tǒng)能清晰查詢(xún)各次接待人員，陪餐人數(shù)，用餐限額，審批、接待、公示等各項(xiàng)情況。

1.5? ?形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，積少成多，便于分析

業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)能為單位留下寶貴的數(shù)據(jù)財(cái)富，形成無(wú)形資產(chǎn)的同時(shí)，便于單位自我檢查和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判。運(yùn)用該系統(tǒng)數(shù)據(jù)的沉淀，能對(duì)前期形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行事后分析，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)接待中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和問(wèn)題，及時(shí)改正。

2? ? ? 業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)的運(yùn)用

2.1? ?業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)實(shí)際操作

系統(tǒng)建設(shè)包括：系統(tǒng)選擇、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)運(yùn)用等。系統(tǒng)選擇應(yīng)選擇透明度高、設(shè)計(jì)嚴(yán)密、任意操作會(huì)留下痕跡的系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)能做到防微杜漸，從根本上消除篡改。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置菜單及價(jià)格維護(hù)，物品不得出現(xiàn)煙、酒、鮑魚(yú)等違禁品。設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)更新，運(yùn)用分段處理，確保更新時(shí)點(diǎn)前后數(shù)據(jù)分段處理。設(shè)置數(shù)據(jù)篩查，運(yùn)用唯一關(guān)鍵字，篩選需要的數(shù)據(jù)。設(shè)置發(fā)起支付，對(duì)符合支付條件的物資采購(gòu)發(fā)起支付。設(shè)置系統(tǒng)管理員，賦予系統(tǒng)維護(hù)、查詢(xún)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限，及時(shí)更新各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，保證接待標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)效性。設(shè)置任何操作均留下痕跡，禁止任何人篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。設(shè)置接待限額功能，自動(dòng)生成用餐總?cè)藬?shù)及接待費(fèi)限額。

公式如下：業(yè)務(wù)接待限額=標(biāo)準(zhǔn)限額×（接待人員數(shù)量+陪餐人員數(shù)量）。業(yè)務(wù)接待限額生成流程如圖1所示。

2.2? ?業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制系統(tǒng)運(yùn)行流程

如圖2所示，業(yè)務(wù)接待單位運(yùn)用接待功能，上傳含接待和陪餐人數(shù)的接待方案進(jìn)行申請(qǐng)。行政辦公室負(fù)責(zé)接待申請(qǐng)審核及審批，審批后流程進(jìn)入行政辦公室接待流程。由備餐人員根據(jù)審批后的接待申請(qǐng)?jiān)谙揞~內(nèi)備餐，不得出現(xiàn)超標(biāo)、超綱、違禁菜品。接待完畢后由申請(qǐng)單位確認(rèn)用餐費(fèi)用并發(fā)起支付流程，由資金支付中心發(fā)起內(nèi)部支付及外部支付，內(nèi)部支付由接待申請(qǐng)單位付款給行政辦公室，外部支付由行政辦公室賬戶(hù)根據(jù)財(cái)務(wù)對(duì)有無(wú)超標(biāo)、違禁物品等的審核結(jié)果發(fā)起外部支付，由資金支付中心支付給供應(yīng)商。

2.3? ?業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制運(yùn)維措施

2.3.1? ?建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，保證數(shù)據(jù)安全

為保障業(yè)務(wù)接待系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失，建立業(yè)務(wù)接待系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正常儲(chǔ)存及備份，保證數(shù)據(jù)安全。

2.3.2? ?建立業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制系統(tǒng)使用手冊(cè)，制定相關(guān)制度

針對(duì)業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制系統(tǒng)制作使用手冊(cè)，詳細(xì)介紹操作步驟和操作流程，下發(fā)至每一個(gè)有接待業(yè)務(wù)的單位。為保障系統(tǒng)順利運(yùn)行，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)用在內(nèi)部控制制度中做出明確的要求，跟單位績(jī)效掛鉤，保障執(zhí)行力。在業(yè)務(wù)接待日常工作中，根據(jù)不斷發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)補(bǔ)充業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制制度，完善單位的業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制。

2.3.3? ?建立業(yè)務(wù)接待信息披露機(jī)制，定期公開(kāi)，接受監(jiān)督

為使業(yè)務(wù)接待工作更加透明，應(yīng)選擇在單位的內(nèi)部宣傳窗口對(duì)近期的業(yè)務(wù)接待事項(xiàng)進(jìn)行張榜公示。定期公開(kāi)業(yè)務(wù)接待明細(xì)，使業(yè)務(wù)接待工作透明化，供相關(guān)部門(mén)監(jiān)督。也可在單位的預(yù)決算編制過(guò)程中增設(shè)業(yè)務(wù)接待詳情披露報(bào)表，制定業(yè)務(wù)招待費(fèi)披露細(xì)則，披露業(yè)務(wù)招待費(fèi)的詳細(xì)情況。

3? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

J單位業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)主要包括系統(tǒng)的選擇、設(shè)置、運(yùn)行流程和運(yùn)行維護(hù)保障措施等內(nèi)容，通過(guò)更新標(biāo)準(zhǔn)，完善制度，公開(kāi)明細(xì)等手段使J單位的業(yè)務(wù)接待接受公眾的監(jiān)督。通過(guò)業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)能肅清接待工作中的不正之風(fēng)，倡導(dǎo)清正廉明的社會(huì)效應(yīng)，有助于黨風(fēng)廉政建設(shè)工作。業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)提高了接待工作透明度，便于單位自查及接受內(nèi)外部審計(jì)的監(jiān)督檢查，能提高單位的管理水平，降低單位的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，為單位彌補(bǔ)風(fēng)險(xiǎn)漏洞。期待J單位的業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)能為行政單位、事業(yè)單位、大型國(guó)有企業(yè)等有業(yè)務(wù)接待內(nèi)部控制建設(shè)需要的單位提供借鑒和參考。

主要參考文獻(xiàn)

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