醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略探究

韋蓓

[摘? ? 要] 檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內容，醫(yī)院檔案管理還存在著一些問題。基于醫(yī)院發(fā)展需求，重視檔案管理工作，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新意識，借助現代化手段開展檔案管理工作，不斷完善相關軟硬件設備建設，為檔案管理的網絡化發(fā)展提供有效的支持，推動醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新。

[關鍵詞] 醫(yī)院檔案管理;意義;問題;創(chuàng)新;策略

0? ? ? 引? ? 言

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內容，同時，這也是一項綜合性非常強的工作，是醫(yī)院發(fā)展中必須要做好的工作。目前在醫(yī)院檔案管理中，還存在著一些不足和問題，作為管理人員，要能夠認真研究相關問題，能夠基于醫(yī)院發(fā)展需求，對檔案管理工作行創(chuàng)新，有效提升檔案管理工作的質量和效率。

1? ? ? 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義

對醫(yī)院而言，創(chuàng)新檔案管理工作，一方面可以提升檔案管理工作的工作質量，提升工作效率，如果檔案管理工作效率不高，管理工作止步不前，其管理作用就難以得到有效的發(fā)揮。另一方面要創(chuàng)新檔案管理工作，能夠幫助醫(yī)院更好地適應現代化發(fā)展需要。在社會信息化發(fā)展的背景下，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)療項目不斷增加，管理工作內容不斷增多，在這情況下，借助于傳統模式開展管理工作，很難提升管理工作的質量，醫(yī)院也很難適應形勢發(fā)展的需要。創(chuàng)新檔案管理能夠為醫(yī)院發(fā)展提供有利的支持，這是醫(yī)院發(fā)展所需，也是社會大環(huán)境發(fā)展對醫(yī)院管理工作所提出的重要要求。

2? ? ? 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題分析

2.1? ?檔案管理體制制度不完善

醫(yī)院檔案管理工作中存在著體制制度不完善的問題，隨著我國社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院發(fā)展要獲得更大的經濟效益，一般都把重點工作放在醫(yī)院經營方面，對管理工作不是很重視，對檔案管理工作也不是很重視。在新的社會環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理工作也發(fā)生了一些改變，在新的形勢下，很多醫(yī)院還沒有建立起完善的檔案管理制度體系，沒有統一的檔案管理執(zhí)行標準，這樣就使檔案管理工作的科學性和規(guī)范性不能保障。醫(yī)院在發(fā)展中應該重視檔案管理工作，作為其發(fā)展的重要基礎。但目前很多醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范，一些工作容易被遺漏，檔案管理的完整性和全面性不能得到保障，并且管理等相關工作較為分散，檔案管理工作的效率不是很高。

2.2? ?檔案管理人員專業(yè)性不強

通過調查，我們發(fā)現一些醫(yī)院開展檔案管理工作人員的專業(yè)性不是很強，一些人員缺乏相關方面的專業(yè)知識，缺乏實踐經驗，綜合素質和業(yè)務能力不是很強，對于檔案管理相關知識不能做到有效應用。一些檔案管理人員思想較為守舊，他們不能借助現代化手段開展管理工作，這樣檔案管理工作的效率不能得到保障。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員還存在著較大的流動性等，這樣的話管理工作人員就不能在長期的實踐中積累更多的管理知識和管理經驗，這樣檔案管理工作的專業(yè)性就難以得到保障。

2.3? ?檔案管理工作的時代性不足

醫(yī)院檔案管理工作不能滿足時代發(fā)展的需要，隨著現代技術手段的不斷發(fā)展，檔案管理工作受到了較大的挑戰(zhàn)。一些醫(yī)院的基礎設施較為落后，不能滿足現代科技手段進步的需要。檔案管理中信息化技術手段的應用效率不高，制約工作效率的提升。另外，在檔案管理工作中存在著檔案保管存放方式不合理的問題，一些醫(yī)院檔案管理還采用手工檢索的方式開展工作，這樣就降低了檔案管理工作的執(zhí)行效率。

2.4? ?缺乏較強的管理意識

通過調查，我們認識到，一些醫(yī)院領導者和管理人員，并沒有認識到檔案管理工作的重要價值，在開展檔案管理工作的過程中，他們往往忽視一些工作內容。另外，檔案管理部門與其他相關部門不能做到有效的溝通，導致醫(yī)院檔案管理工作的功能和作用難以得到真正的發(fā)揮。這種狀況存在的主要因素是醫(yī)院檔案管理人員缺乏有效的管理意識，責任意識不強，這樣就導致檔案管理工作難度增加。管理意識缺乏主要表現在以下幾方面。第一，檔案管理人員沒有認識到工作的重要性。我們知道，大數據是可以為醫(yī)務人員提供精準的數據信息服務的，能夠幫助業(yè)務人員發(fā)現工作中存在的的問題，幫助醫(yī)務人員了解工作改進策略，從而提升工作效率。但從目前來看，檔案管理人員對相關數據的管理不是很重視，增加了檔案管理工作的難度。第二，檔案管理人員與醫(yī)院其他部門管理人員及醫(yī)院的管理者缺乏有效的溝通，這樣就很難解決檔案管理中存在的一些問題，導致這些問題被擱置，檔案管理作用難以得到充分發(fā)揮。第三，醫(yī)院缺乏對檔案管理人員的技能培訓，這就導致檔案管理人員專業(yè)技能發(fā)展動力不足，檔案管理人員專業(yè)技能不高，不能及時地發(fā)現工作中存在的問題，也不能進行工作創(chuàng)新。

3? ? ? 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略

3.1? ?借助現代信息化手段開展檔案管理工作

我們知道，21世紀是信息化時代，各行業(yè)都需要借助于信息化手段實現創(chuàng)新發(fā)展。對醫(yī)院檔案管理而言，也必須認識到，信息化技術手段應用的重要價值，能夠基于時代發(fā)展的需要，竭力進行管理手段的信息化創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理工作者首先要能夠借助信息化手段，改變傳統的紙質檔案管理方式，實現信息化技術的普遍應用與推廣，把信息化手段應用到檔案管理的全過程，借助信息化手段進行檔案信息存儲、傳輸和分析，實現檔案一體化管理，保證醫(yī)院檔案管理工作與信息化時代同步發(fā)展。作為收錄人和技術人員，在編輯檔案資料、存儲資料的時候，要注意珍貴資料的編寫，能夠借助信息化技術對珍貴資料做電子檔案處理，為醫(yī)院開展科研、查詢提供有效的資源支持。另外，醫(yī)院要能夠成立專門的信息化檔案管理共享平臺，能夠通過資源共享，為醫(yī)院科研提供數據和資料的支持。不僅如此，醫(yī)院的管理人員還要能夠借鑒國外檔案管理的經驗，吸收有價值的管理模式，在推行檔案管理現代化的同時，要注重檔案數據信息的安全性管理。能夠對相關檔案管理信息平臺進行升級，設置防火墻，避免黑客對醫(yī)療信息的盜用。在檔案管理信息管理中，可以采取必要的秘鑰技術設置訪問權限，保障信息的安全。總而言之，在信息化時代，要提升檔案管理的水平，必須要實現檔案的信息化管理，這樣檔案管理工作的效率和質量才能得到保障。

3.2? ?提升醫(yī)療檔案管理人員的素質

要提升大量管理工作的質量，實現工作創(chuàng)新開展，需要提升檔案管理人員的素養(yǎng)。其實，國家一直倡導事業(yè)單位向服務型單位轉型，作為檔案管理人員，也需要本著服務的態(tài)度開展工作，能夠為醫(yī)院醫(yī)療和學術研究提供全方位的服務，這是檔案管理工作創(chuàng)新，也是醫(yī)療檔案管理工作創(chuàng)新，也是醫(yī)療工作創(chuàng)新的基礎。在檔案管理中，要能夠構建不同的服務模式，并且檔案管理人員要能夠自覺地樹立起服務意識，能夠在不斷變化的社會環(huán)境中，加強學習，提升自身的業(yè)務競爭力和服務能力。通過信息化手段實現檔案管理的科學化和合理化發(fā)展，醫(yī)療檔案管理人員是檔案管理工作的組織者和實施者，也是創(chuàng)新檔案管理工作的主體，提升綜合素養(yǎng)是工作創(chuàng)新的保障。醫(yī)院要加強檔案管理人員的專業(yè)化培訓工作，并且在培訓之后要加強考核，促進檔案管理人員的專業(yè)化發(fā)展。另外，醫(yī)院要能夠針對自身發(fā)展所需，開展一些有針對性的培訓活動，能夠通過合作交流的方式，對培訓成果進行鞏固，對培訓經驗進行積累。檔案管理人員培訓都要重視其責任意識、敬業(yè)精神的培養(yǎng)，只有管理人員責任意識和敬業(yè)精神提升了，他們才能主動地開展工作，才能主動地適應新時代檔案管理工作新的發(fā)展形勢，才能基于工作新情況進行創(chuàng)新，才能更好地把握醫(yī)療檔案發(fā)展的新規(guī)律、新方向，自己主動開展創(chuàng)新工作。

3.3? ?完善醫(yī)療檔案管理制度

要創(chuàng)新檔案管理工作，必須不斷完善檔案管理制度體系，醫(yī)院能夠明確檔案管理制度要求，又能夠在管理過程中嚴格按照制度標準開展管理工作，進行管理創(chuàng)新。在完善檔案管理制度的時候，醫(yī)院也能夠結合自身發(fā)展現狀，依據每一位檔案管理人員的崗位性質、崗位要求，要求每個人員都能各司其職，做好自身自己的本職工作。醫(yī)院要建立檔案管理統一的標準體系，這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范科學地開展，醫(yī)院要能夠針對大家管理工作發(fā)展實際情況，研究工作中存在的問題，能夠制定規(guī)范化、標準化的制度體系。這樣，可保障醫(yī)院管理可持續(xù)健康發(fā)展。保障制度的完善，需要醫(yī)院各部門領導足夠的重視，各部門領導要認識到檔案管理工作在醫(yī)院運營過程中所發(fā)揮的重要價值，能夠將檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容，重視執(zhí)行工作。針對問題，對相關制度進行完善，保障檔案管理工作的有效開展。醫(yī)院要督促管理人員做好各項、各類檔案管理工作，要求管理人員秉著嚴謹的態(tài)度開展檔案信息采集、整理工作。要求管理人員能夠遵循檔案管理制度，對各個檔案信息進行明確，如果醫(yī)院內部有人要借閱相關檔案信息，或者瀏覽檔案數據庫資源，工作人員必須要根據制度要求做好信息登記和統計工作，并能夠及時歸還，做好保密工作。必須要保障檔案信息資料的完整性，當一些檔案需要銷毀和處理時，管理人員必須要求根據上級要對相關檔案進行記錄，然后分類進行秘密處理，不能留下隱患問題。管理人員要按照檔案信息保密登記的不同，做好信息錄入管理工作，對于違反保密規(guī)定者，必須要嚴格按照相關制度對他們進行責任追究處罰。醫(yī)院還要完善檔案庫房管理制度，要求管理人員能夠做好庫房內防水、防火等保障工作，這樣才能保證檔案的安全與完整，才能做到對檔案的妥善保存和處理。

3.4? ?完善醫(yī)院軟硬件設施

要實現檔案管理工作的創(chuàng)新，必須能夠完善軟硬件基礎設施，使之能夠符合醫(yī)院現代化發(fā)展的需要。在網絡化發(fā)展的新時代，醫(yī)院在檔案管理中要適應時代發(fā)展變化，實現自身價值的不斷提升，就需要不斷創(chuàng)新管理理念，能夠保障檔案管理工作規(guī)范化。在具體的工作中，醫(yī)院可以積極借鑒國外先進的技術，能夠引入一些現代化的管理設備，保障檔案管理工作的現代化發(fā)展。現代化技術的應用使檔案信息檢索方式更為便捷，檔案存儲更為快捷，這樣能夠為單位管理工作節(jié)約更多的時間，降低工作人員的工作量。并且借助于現代化手段，在日后檔案查詢時也更為方便、高效快捷。能夠積極實現檔案管理工作的網絡化發(fā)展，推動管理工作信息化發(fā)展，必須要完善相關軟硬件設施建設工作，能夠在這方面多加投入，購置一些網絡設備。同時，要做好網絡防護管理工作，避免一些機密性的文件受到安全威脅。醫(yī)院要認識到在信息化時代，加強檔案管理模式創(chuàng)新的重要意義，能夠積極投入資金，加強科技手段在檔案管理中的應用，為檔案管理信息化發(fā)展提供有效的支持。

3.5? ?樹立科學的檔案管理價值觀

醫(yī)院開展相關管理工作，要保障工作的效率，必須樹立科學認識價值觀，這樣檔案管理工作才能得到有效的開展。作為檔案人員要認識到檔案管理工作的意義和價值，能夠自覺地樹立創(chuàng)新作意識，完善檔案管理制度。另外，檔案管理人員還需要結合工作實際，分析思考工作中存在的問題，能夠借助現代化信息技術手段，積極解決問題。在檔案管理工作中要提升管理人員的管理能力和專業(yè)素養(yǎng)，必須結合時代發(fā)展需要，引導管理人員樹立創(chuàng)新發(fā)展意識。作為醫(yī)院領導者，要認識到醫(yī)療檔案是醫(yī)務人員了解患者治療進程的重要資料來源，是醫(yī)院開展各種研究的重要資料。領導者要能夠結合當前先進科技技術對各項管理工作進行改革創(chuàng)新，這樣才能促進醫(yī)院檔案管理工作向更深層次發(fā)展

3.6? ?對檔案進行精準分類

對檔案進行精準分類是檔案管理工作創(chuàng)新的重要表現，也是檔案資料發(fā)揮重要價值的基礎性工作。作為檔案管理人員，要能夠按照內容將檔案分為不同的類型，能夠按照存儲期限將檔案分為定期、不定期和永久性等不同類型。檔案管理人員要熟練掌握檔案的各種分類方法，能夠對檔案進行精準分類，保障所有的檔案都能得到合理利用。還要根據檔案分類特點，能夠分析探究出一些規(guī)律性問題，研究醫(yī)院病種治療的方案變化，病情變化，為更好地開展診療和醫(yī)學研究提供更有價值的信息資源。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的主要內容，也是促進醫(yī)院發(fā)展的重要保障。檔案管理工作綜合性較強，對相關從業(yè)管理人員要求較高，作為檔案管理工作人員，要能夠樹立創(chuàng)新意識，學習意識，能夠借助于現代化手段開展檔案管理工作。另外，醫(yī)院相關管理者要重視檔案管理工作，能夠不斷完善相關軟硬件設備建設，為檔案管理的網絡化發(fā)展提供有效的支持。做好新時期檔案管理工作，創(chuàng)新是非常重要的，只有不斷創(chuàng)新，才能提升檔案管理水平，努力發(fā)掘檔案資源價值，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展才有保障。

主要參考文獻

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