名人檔案收集策略探索

劉銳鳳　王虹媛　劉國宇

名人檔案是社會知名人士在參與社會實踐活動中形成的真實記錄和反映該名人個人生平和主要業(yè)績的各種形式和載體的檔案材料。長期以來，名人檔案因其特有私人屬性和分布廣泛性，給名人檔案的收集和管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)。《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”名人檔案是國家重要文化財富和檔案資源重要組成部分，維護名人檔案的系統(tǒng)和完整是相關(guān)檔案工作者一直為之努力的方向。作為檔案管理工作的起點，收集工作的好壞可以直接決定檔案管理工作的質(zhì)量。因此，完善名人檔案收集工作刻不容緩。為初步明晰名人檔案收集相關(guān)研究現(xiàn)狀，本文以“名人檔案收集”為關(guān)鍵詞，在知網(wǎng)進行了篇名檢索，截止2020年10月，關(guān)于名人檔案收集方面的研究僅有26篇，主要集中于高校名人檔案探討。擴大檢索范圍，以“名人檔案”為索引詞，同樣采用篇名進行檢索，得到文獻數(shù)據(jù)386篇。以上數(shù)據(jù)可以看出，學(xué)界對名人檔案的收集問題關(guān)注較少。

一、名人檔案收集中面臨的問題

（一）名人檔案的重視程度較低

對名人檔案的重視程度不夠主要體現(xiàn)在兩個方面，一是國家各級各類檔案館對于名人檔案工作的開展缺乏支持。在人員保障方面，從事名人檔案的收集工作的人員分配數(shù)量較少，而名人檔案的收集工作范圍廣、任務(wù)重，甚至?xí)r常需要人工記錄口述檔案來獲得珍貴內(nèi)容。檔案工作人員保障不足，造成名人檔案收集工作接續(xù)吃力、后勁不足從而導(dǎo)致前功盡棄。其次，在財力保障方面，用于名人檔案的收集工作的投入資金不足以支撐系統(tǒng)收集的持續(xù)開展。名人檔案分布廣泛，隸屬于同一人物全宗的文件往往散布在不同地方。此外，名人檔案還具有一定的増補性，若要持續(xù)跟進和長期收集，需要大量的資金支持才能將不同地方不同持有者手中的珍貴文件歸集起來。二是名人檔案持有者個體檔案意識薄弱。不論現(xiàn)存名人或是歷史名人檔案的擁有者，不容忽視的是部分人對于檔案的收集意識薄弱且保護意識欠缺，間接導(dǎo)致名人檔案的收集工作新增一重困難。從檔案保管上看，對于名人檔案的收集不重視，使得檔案分散范圍廣泛，保存狀態(tài)不合理，又進一步拉大檔案收集的范圍。而檔案擁有者的個人情感往往凌駕于檔案合理保管的理智情感之上，必然影響國家各級各類檔案館的名人檔案征集工作，使得名人檔案自身重要價值的難以實現(xiàn)。

（二）名人檔案收集的方式單一

名人檔案的收集方式也是影響收集工作質(zhì)量的因素之一。現(xiàn)階段名人檔案的收集以檔案部門發(fā)布通知公告為主，社會大眾向檔案館自愿捐贈為輔的方式進行。一般來說，檔案館開展某項名人主題活動需要利用檔案內(nèi)容時也會主動進行收集工作，但該收集方式較為倉促，可能造成檔案收集不夠全面系統(tǒng)。而收集內(nèi)容的缺失，又使得名人檔案無法發(fā)揮真正價值。由于許多名人檔案是保存在其后人手中，具有情感依托，在對名人檔案收集的過程中，依靠資金的力量來獲取檔案收效甚微。收集方式的單一化，不但導(dǎo)致收集內(nèi)容的單一化，還使收集工作始終處于被動狀態(tài)，嚴重影響名人檔案收集工作的數(shù)量和質(zhì)量，也違背了全面收集檔案進館和集中統(tǒng)一管理原則。

（三）名人檔案的規(guī)章制度有待完善

我國傳統(tǒng)的檔案形成主體是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)與社會組織，傳統(tǒng)檔案是在主體機構(gòu)參加各種社會實踐的活動中形成的具有極大參考價值并集中保存的檔案，是我國檔案的重要主體部分，因而國家制定了一系列的檔案法規(guī)來管理這些檔案。對于該類檔案的歸檔時間、收集內(nèi)容都進行了明確的規(guī)定。而名人檔案是較為特殊的檔案類型，它的形成時間、內(nèi)容以及檔案的類型都各不相同，特別是某些名人檔案的內(nèi)容還會隨著時間推進發(fā)生變化。因此，對于名人檔案的收集工作需要有相關(guān)的制度來保障其持續(xù)推進與發(fā)展。而現(xiàn)實情況是名人檔案規(guī)章制度不健全，收集工作缺乏制度支撐，收集過程面臨多重阻礙。此外，名人檔案所有權(quán)歸屬問題的尚無清晰界定，國家現(xiàn)行檔案法規(guī)對于個人擁有的檔案，既承認和保護個人對檔案的占有、處理和收益等權(quán)利，同時也鼓勵檔案的擁有者自愿向有關(guān)檔案館捐贈、寄存或者出售。因此，如何選擇仍在于個人。當(dāng)下面臨著的現(xiàn)實問題是名人檔案的收集工作沒有相關(guān)的具體要求與規(guī)定，而對于名人檔案的歸檔范圍、鑒定等級亦沒有明確的制度遵循，從根本上增大了名人檔案的收集工作難度。

二、名人檔案收集對策

（一） 加大力度，明確收集工作的重點

名人檔案的收集工作之所以困難重重，其主要原因還是由于國家與社會的重視程度不夠。因此，加大對名人檔案的收集力度，才能確保名人檔案工作的持續(xù)發(fā)展。重視名人檔案的收集，首先要明確界定“名人檔案”，即從檔案的收集的角度出發(fā)，明確名人檔案的定義和收集的范圍。盡管名人檔案涉及到政治、經(jīng)濟、軍事、文化、教育等社會的方方面面，但我們也要根據(jù)國家和社會的需要，確定名人檔案收集的重點，將有限的人員和資金用在“刀刃上”。其次，從檔案收集的內(nèi)容來看，名人檔案的特殊性導(dǎo)致其內(nèi)容與形式豐富多樣，涉及科技文化等不同領(lǐng)域的紙質(zhì)、聲像以及實物等各種載體。因此，在收集過程中應(yīng)當(dāng)擴寬思路，積極尋找新興渠道并利用各種途徑，全面多樣地進行收集工作，確保名人檔案征集的完整性。在征集方式上，要從被動接受轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占匾暶藱n案的收集工作，通過網(wǎng)絡(luò)、電視、自媒體等多種傳播渠道發(fā)起名人檔案主題征集活動。在與檔案擁有者交流溝通的過程中，保持真誠的態(tài)度和珍重的心態(tài)對待收集工作，首先從心理上獲得認可，用專業(yè)的工作能力和館藏能力免除檔案捐贈人后顧之憂。最后，國家應(yīng)加大對名人檔案的宣傳力度，獲取社會關(guān)注度，為名人檔案收集工作的良性循環(huán)創(chuàng)造有利條件。

（二）多方協(xié)同，確保收集工作的持續(xù)推進

一項工作的開展單靠一方努力是不夠的，需要多方力量的共同努力才能達到既定目標(biāo)，名人檔案的收集工作亦是如此。各檔案館在開展名人檔案收集工作的時候，各個部門應(yīng)當(dāng)相互支持配合，積極開展與各部門的溝通交流，發(fā)動各方力量主觀能動性，借此宣傳名人檔案收集工作的意義。在檔案收集過程中，檔案館與各級政府，社會群眾都應(yīng)該積極參與進來。收集工作所需要的資金支持，不應(yīng)僅依賴于國家、政府的資金支持，也可以通過社會大眾的籌款來開展。一方面，檔案館可通過一系列檔案宣傳的方式，如檔案展覽，檔案文化教育等形式，積極宣傳名人檔案的價值，發(fā)動社會大眾積極參與，從而得到整個社會的支持與重視，確保名人檔案的收集工作可以維持良好的發(fā)展與持續(xù)的推進。另一方面，檔案館還可以通過與其他社會文化教育機構(gòu)，如圖書館，博物館等機構(gòu)開展交流合作，從中獲取資源，為名人檔案的收集提供更加廣泛的途徑。在名人檔案收集過程中，最重要的還是檔案的原始擁有者，其大多數(shù)名人檔案都保存在本人或其親人、后代手中，若檔案的擁有者具有強烈的檔案意識，愿意將檔案向更具有保管條件的有關(guān)檔案館移交當(dāng)然樂見其成，但對于部分檔案意識不夠強烈的擁有者，則更需要檔案工作者平衡兩者關(guān)系，多方努力，盡量在保證擁有者意愿的同時也能確保名人檔案得到充分的保護和開發(fā)，以保障能夠發(fā)揮其應(yīng)有價值。

（三）完善制度建設(shè)，保障收集工作的合理合法

名人檔案收集工作的順利開展離不開健全的工作制度為其提供強力支撐，收集工作的推進還需要建立一定的工作機制，制定相應(yīng)的工作方法及具體實施路徑，并按照相關(guān)的制度落實。首先，對于名人檔案的制度建設(shè)，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)建立名人檔案管理制度，明確收集內(nèi)容、收集范圍和收集方式。檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)進一步細化實施規(guī)則，使名人檔案收集工作合理合法。考慮到名人檔案所具的特殊性，要保障名人檔案工作的持續(xù)發(fā)展就無法不對其整個工作進行明確規(guī)定。因此，建議檔案主管部門以《中華人民共和國檔案法》為基礎(chǔ)，制定名人檔案專門法規(guī)。以解決名人檔案收集工作中遇到的難點為目標(biāo)，在專門法規(guī)條款里給予相應(yīng)的指導(dǎo)，為名人檔案收集工作明確方向。其次，建議各地方檔案館以專門法規(guī)為原則，結(jié)合本地區(qū)特色，制定詳細的管理工作規(guī)章條例，在規(guī)范指導(dǎo)下開展名人檔案的收集工作。名人檔案的所有權(quán)問題也需要制定法規(guī)制度來保障，建議相關(guān)部門根據(jù)檔案工作的現(xiàn)實情況，明確名人檔案的公開程度與公開范圍，有效平衡名人檔案的價值與名人權(quán)益之間的沖突，避免因為權(quán)利的歸屬問題延誤收集，減少名人檔案收集工作后顧之憂。

三、結(jié)語

檔案收集作為名人檔案工作的首要工作，具有十分重要的地位。把收集工作做到位，才能充分挖掘出名人檔案中蘊藏的文化資源，真正實現(xiàn)名人檔案的內(nèi)在價值。名人檔案收集工作同時也是一項長期性工作，需要我們跟隨時代的變化不斷創(chuàng)新，廣泛利用新技術(shù)、新思路來開展名人檔案的收集。當(dāng)下，我國名人檔案管理還處于初級階段，仍有許多的發(fā)展空間，把名人檔案收集進館，是新時期檔案館的重要職責(zé)所在。我們要樹立創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，將名人檔案收集作為檔案工作的重要組成部分，使名人檔案更好地為社會所用，早日成為“檔案強國”。

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作者單位：中國核動力研究設(shè)計院