電子文件檔案管理系統設計與實現

唐萌

摘要：隨著我國經濟的高速發展，網絡信息技術已經成為了人們生活中必不可少的一部分。其中，電子文件檔案管理因其自身的優勢在國家機構和企業單位中被廣泛應用。這就使得電子文件檔案管理的信息化成為我國各檔案管理系統部門的重要研究內容。為此本文對電子文件檔案管理系統的設計與實現進行了探究，希望能夠更快的適應新時代發展的需求，對檔案管理的工作帶來幫助。

關鍵詞：電子文件檔案;管理系統;設計與實現

引言：

經濟的發展推動著社會的信息化，各行各業為了追上時代的腳步，開始將自身產業全面信息化。基于這個背景下，電子文件檔案應運而生，被政府和企業高度重視。相較于傳統的紙質檔案來說，電子文件檔案的保密性和安全性更強，并且也在一定程度上促進了企業的發展，為企業更好的發展奠定基礎。

一.電子文件檔案管理系統研究的背景

信息技術的發展與應用不僅對電子文件檔案管理工作的有效進行產生了重要的影響，它對電子文件檔案管理工作的準確性和有效性也提出了新的要求。目前的電子文件檔案管理工作主要有兩種類型，一種是以紙質，聲音，圖片，視頻的形式存在;一種是用計算機進行處理并產生的電子文件檔案。就目前的發展來看，第一種形式的文件檔案管理工作已經逐漸向第二種類型演變。現如今，政府與企業也逐漸的加強了對于電子文件檔案管理的重視，作為政府與企業信息管理的重要部分，形成安全高效的電子文件檔案已經是亟需解決的問題，同時也是促進電子檔案管理發展的關鍵。

二.電子文件檔案管理系統的應用趨勢分析

電子文件檔案管理主要是使用計算機進行工作，主要內容是對管理工作的主要內容進行歸檔，收集，儲存電子文件。與傳統的文件檔案管理相比，電子文件檔案管理比傳統的文件檔案管理擁有更多的收集方法，并且電子文件檔案管理更具多樣性與全面性，在電子文件檔案管理系統的廣泛應用中，主要出現了以下幾點趨勢：

（一）電子文件檔案管理系統的規范化應用趨勢分析

在電子文件檔案管理系統中，最重要的就是文件檔案的安全性和完整性和高效性。只有將電子文件檔案的核心內容發揮好，才能促進企業的穩定發展。但是就電子文件檔案收集的多樣性來說，這又是一件極具挑戰性的工作，因此，如果想要更好的促進電子檔案管理系統的可持續發展，就必須不斷規范電子文件檔案管理系統，使其文件檔案更加的完整，全面，可靠。只有才能對政府與企業的工作有幫助，有參考價值。

（二）電子文件檔案管理系統的一體化應用趨勢分析。

隨著經濟與科學技術的不斷發展，信息技術的一體化應用越來越廣泛。對于電子文件檔案來說，實現一體化的管理是適應電子文件檔案管理發展的必然要求。所謂一體化的管理，就是將電子文件檔案的所有工作全部整合為一個系統，進行統一的控制與管理。在電子文件產生后，文件的設計，歸檔，整理，鑒定，生成元數據等大量的檔案管理工作都需要在文件的生成階段進行，所以電子文件檔案必須進行一體化。并且電子文件檔案管理系統的一體化管理不僅能夠保障電子文件檔案安全性也能夠保障電子文件的真實性。

三.電子文件檔案管理系統設計與實現探討

在電子文件檔案管理的系統設計過程中，要對電子文件檔案管理的設計有一個新的目標。要根據不同的目標設計一個不同的工作計劃，并且在電子文件檔案的系統設計中必須要立足與發展的實際需求，根據文件檔案的特征進行管理，優化設計，從而實現電子文件檔案管理系統高質的設計。

（一）電子文檔管理系統設計與實現探討

在電子文檔管理系統的設計過程中，必須要按照規定的制度流程進行設計。電子文件檔案管理作為一個獨立的管理系統，主要的作用就是為了保證文檔的執行力，在電子文檔的設計中，一定要加強對于區分文檔草稿和定稿的工作，保證文檔的合格率。也要設計一個規范的流程，自動的檢查文檔中錯誤并進行修正，以此來確保文檔的可靠性。

（二）管理流程設計與實現探討

管理流程的設計是電子文件檔案管理的重要設計內容，管理流程的設計主要是流程的規則設計和系統內部的結構設計。首先是流程的規則設計，在進行設計的時候，要根據不同的工作要求，設計出不同的電子文件檔案管理功能。其次是在進行系統內部結構的設計時，要規定電子文件檔案管理系統的活動要素，對檔案管理工作的流程進行合理的先后順序的設計。在考慮檔案的可靠性和安全性的設計過程中，要有計劃的運用先進的技術來預測文檔的安全和可靠性，再對文檔的內容進行分析，以此來保障電子文件檔案的效用。

（三）業務流程設計與實現探討

在電子文件檔案管理系統的應用過程中，要注重對于業務流程的設計以此來實現電子文件檔案管理系統的真正價值。首先，對文件進行收集和歸檔，再利用相關的技術鑒定，確定每個電子文件的屬性，以此來進行分類。其次，要評判電子文件的價值，可以通過調查，詢問的方法確定電子文件的保管或者是銷毀。最后在電子文件的整理過程中，管理部門的工作人員要對文件的不同價值，屬性，所要出儲存的時長進行分組，為后續的工作提供資料支持。

結語：

綜上所述，電子文件檔案管理系統對政府和企業都有著非常重要的作用。同時，加強電子文件管理系統進行優化設計，也是保障檔案資料安全可靠性的重要手段。在今后的電子文件檔案發展過程中，相關的工作人員也要與時俱進不斷更新優化管理系統，為了自身產業的穩定發展而不斷努力。

參考文獻

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（黑龍江省綏化市慶安縣人民醫院?152400）