大數據背景下發電企業檔案管理工作研究

李梅

摘要：現階段，技術水平不斷提升，信息化內容也在不斷延伸，數據化內容在各個行業發展中實現了不斷融合，基于大數據背景，企業檔案管理工作不斷細化，需要積極利用檔案工作中的大數據內容，將大數據特點以及優勢有效展現，結合優勢實際使用情況，掌握檔案管理內容，充分發揮大數據的作用，促進企業的發展與建設。本文通過對大數據背景下發電企業檔案管理工作開展措施進行分析，結合發展過程中出現的問題，提出針對性的解決措施，以此推動發電企業檔案管理工作順利開展。

關鍵詞：大數據;發電企業;檔案管理;工作

中圖分類號：F426.61;G271

在電力企業實際管理工作中，檔案管理是其中比較重要的內容，伴隨大數據技術不斷發展，傳統化檔案管理形式也產生了變化，電力企業需要結合企業實際發展情況，合理化的改進以及創新檔案管理工作開展方式，致力于工作效率提升。目前，市場經濟不斷進步，企業競爭力加強，在大數據時代下，企業的檔案管理工作需要不斷細化和完善，重視檔案管理工作內容的有效信息處理，幫助企業在之后的發展中具備自身競爭優勢，全面化展現自身優勢，促進企業發展整體性，為企業發展提供檔案資料支持。

一、大數據對發電企業檔案管理造成的影響

1.增加數據存儲空間

在企業日常管理以及經營過程中，檔案資料數據較為龐大，數據數量會結合企業實際發展情況逐漸增加，在現階段部分企業數據存儲過程中，容量受到限制，會產生數據庫難以存儲檔案數據的情況。針對這一問題的解決，大部分企業的解決方式是蓋機房，但使用這種方式僅能夠暫時性的解決問題，難以對問題進行根本性的處理，有效解決數據存儲問題，需要提升效率，有效完善存儲，實現成本的節約。在現階段發展過程中，大數據技術具備先進化，可以解決較多的數據問題，在企業管理中的遇到的問題可以利用大數據的方式解決[1]。

2.管理方式產生變化

傳統化的檔案管理形式是將紙質檔案歸檔，有效保存，其中收集實體檔案以及整理實體檔案是主要內容?；诖髷祿陌l展背景，檔案管理方式產生了較大變化，實施電子數據管理，注重檔案信息資源的開發和利用，相比于傳統化的檔案管理工作，更加重視收集工作，管理手段也更加重視計算機技術、網絡技術以及電子信息設備的應用，對檔案管理人員的素質也有了更高的要求。

3.提高工作效率

大數據發展在企業檔案管理工作中比較明顯的影響是提高工作效率。在傳統化檔案管理工作中需要人工檢索紙質檔案，查詢檔案效率較低。通過大數據技術的應用，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，可以利用計算機技術有效歸類檔案，在查找檔案過程中，僅僅需要查詢相應的關鍵詞就可以獲得相應的資料，提高檔案管理工作效率。在檔案的編輯以及研究過程中，相關工作人員可以通過大數據的利用搜索有效信息，在較少時間內獲取較大信息量，提高檔案利用效率。

二、大數據在檔案信息管理中的應用措施分析

1.提高信息安全管理質量

在電子檔案安全管理過程中，相比于紙質檔案的管理，差異性較大，在電子檔案管理過程中，保證硬件設施的安全性，發電企業需要針對檔案管理中使用的計算機或者打印機等相應硬件設施有效定期檢查，及時更新，保證硬件設施的性能良好。通過可以利用信息技術手段提高電子檔案的安全性，例如可以使用數字簽名技術驗證電子文件等，部分重要文件可以使用加密技術，控制用戶訪問以及操作權限。重視備份工作，使用異地存儲方式可以有效備份重要檔案信息，避免電子檔案出現損壞或者是丟失的問題[2]。重視工作人員的培訓以及教育程度，提高工作人員專業水平，防止出現操作失誤的問題。

2.提高檔案信息的利用率

傳統化利用檔案方式存在被動性，相關工作人員需要結合用戶需求提供相應毒物，檔案用戶在使用過程中并不重視后續的方案變動情況。大數據技術使用過程中重點是數據的分析以及預測，在企業檔案管理工作中，主要利用大數據技術建立相應的數據分析模型，有效提升檔案利用效率，可以將符合需求的檔案信息主動推送到各個部門用戶。在發電企業發展過程中，檔案部門需要不斷積累數據，主要有檔案利用情況或者是查詢情況，在這一基礎上建立數據分析模型，有效預測檔案使用需求，為用戶推送符合需求的檔案信息，保證信息利用方式由之前的被動轉化為主動。

3.不斷完善檔案管理工作制度

基于大數據應用背景，數據的來源以及類型具有復雜性，企業檔案管理工作人員需要不斷轉變自身工作理念，提高檔案管理工作的重視程度，不斷完善檔案管理工作體系，以此建立與自身實際情況相符合的管理制度，在制定比較合理的管理規范之后，有效落實檔案管理人員的職責，選擇專業性的管理人員有效開展管理工作。這一過程中可以建立檔案工作領導小組，全面落實電子檔案管理工作，保證電子檔案在移交過程中具備及時性和規范性[3]。

4.建設檔案數據庫

在大數據技術應用過程中，檔案信息數據庫是檔案管理的重要方式，可以有效利用網絡平臺進行信息數據的傳輸和共享。檔案數據庫應用類型主要有兩款，也就是目錄數據庫以及全文數據庫，管理工作人員可以使用計算機技術進行智能化管理，滿足用戶的使用需求[4]。

三、結語：

在大數據背景下，企業檔案管理工作開展不僅僅是嶄新的機遇，同時也是一種新型的挑戰。企業在檔案管理過程中，需要利用大數據管理模式積極發揮管理優勢，與企業發展特點相契合，選擇合理性的檔案管理體系，不斷改進企業的管理弊端，不斷提升檔案管理數據的整體性以及完善性，為企業的發展提供更多的數據支持。

參考文獻：

[1]王毅， 李晶偉. 大數據分析方法在企業檔案管理中的應用[J]. 檔案管理， 2017， 000（001）：57-59.

[2]賈曼. 大數據視野下檔案管理思維方式創新分析[J]. 山西檔案， 2019， No.244（02）：72-74.

[3]劉丹丹. 高校人事檔案信息化管理中的大數據技術運用[J]. 山西檔案， 2018， 000（006）：44-46.

[4]喬二兵. 大數據下檔案管理提檔升級與信息統計技術研究——評《檔案管理與信息統計》[J]. 人民長江， 2020， v.51;No.662（01）：256-256.

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