談數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用

楊卜爾

（朝陽市中心醫院，遼寧 朝陽 122000）

一、當前醫院人事檔案管理的重要性

現在醫院的人事檔案管理還是人工操作，效率比較低。人事檔案是醫院運行的關鍵，因為醫院的人事檔案是記錄每個員工的個人信息的地方，檔案里對個人的描述非常詳細，比如學歷，家庭信息，社會關系，以前的工作信息，在學習時的個人情況，有沒有受到過處罰，這些都會清晰地記錄在檔案上。方便醫院了解員工信息。但是醫院在檔案管路的時候還是使用的人工管理，員工都是手寫抄錄，這就容易出現錯誤，而且醫院員工多，如果找檔案十分費時，不能及時找到員工信息，這樣就會耽誤工作效率。但是使用了數字化信息技術后，這些問題都可以得到解決[1]。

檔案管理資料的利用率比較低。現在很多醫院對人事檔案只進行保管，并不能合理地利用檔案。檔案需要的儲蓄空間大，還要有專門人員進行保管，防止檔案受損或者丟失，進行檔案保管還會加大醫院開支。

現在醫院其他科室逐漸都使用了信息化技術，但是在檔案管理上落后于其他科室，信息化技術設備也不完善，沒有引用信息化技術，這就減緩了醫院的發展速度。

二、當前醫院人事檔案管理的現狀

現在很多醫院還沒有更新檔案管理辦法，還在采用傳統的檔案管理辦法，這種檔案管理辦法已經不適合現在醫院的發展，以前的檔案管理大多采用人工管理的辦法，信息不能做到共享，檔案內容的更新也變得十分麻煩，這些都是不利于醫院發展的。

首先，檔案的人工管理會降低檔案的準確性，人工操作避免不了出現錯誤，而人工歸檔會消耗大量的人力，人在疲憊的時候就容易發生錯誤。人事檔案包含的信息內容比較豐富，人工去進行分類，這個工作量非常大，這就容易在分類中出現錯誤，把檔案分錯類，降低了檔案的準確性，給以后的工作也帶來了麻煩。

其次，醫院檔案管理意識薄弱。醫院現在主要發展醫生的專業能力，對醫院的口碑比較重視，對檔案管理上就不太重視，沒有考慮人工管理存在的問題，很多工作都形式化，注重表面，做不到根本解決問題。檔案管理工作的改革工作并不能進行實施，導致工作人員的責任意識也逐漸降低。

再次，檔案管理人員自身素質比較低。因為醫院首先沒有對檔案管理工作重視，對檔案管路部門也沒有制定嚴格的要求，這就導致檔案管理的員工工作散漫，整體素質偏低，而且有的員工可能達不到崗位要求，能力比較差，因為這個部門不涉及專業技能，可能對人員招聘就不是十分嚴格，工作人員的整體素質就偏低，意識不到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的效率進一步造成了影響。

最后，檔案資料使用不便，工作效率低。因為現在很多醫院還沒有引進信息化管理技術，這就導致醫院在進行檔案查找的時候只能人工查找，這個過程就比較慢，消耗時間，并且檔案做不到實時更新，用到檔案的時候就會導致信息不全面，降低工作效率。

三、數字化信息在醫院人事檔案管理中的特點

1.人事檔案信息化管理的優點

第一，提高了工作效率。傳統的人工檔案管理，檔案存儲占用空間大，錯誤率高，查找耗費時間長，信息不能實時更新等，這些都是傳統人事檔案管理存在的缺點。但是運用了信息化技術的人事檔案管理工作，檔案查找速度變快，計算機內存大，減少實際空間的使用，而且計算機的準確度高，可以減少錯誤的發生，還可以做到信息的實時更新。這樣既提高了工作效率，又減少了工作人員的勞動時間。

第二，檔案信息的利用率有了顯著提高。醫院在工作中經常會用到人事檔案，因為醫院經常會涉及到醫生的職稱考核，職位的晉升，這些都需要人事檔案。人事檔案在這個過程中能夠給醫院進行參考，提供有用的信息，讓醫院更好地進行人才使用，讓醫院的整體實力得到提高，每個人的能力都能得到發揮，促進醫院快速發展。完善醫院人員配備的同時，也提高了檔案信息的利用率。

第三，延長了檔案的使用年限。紙質的檔案材料不能進行長久的保存，如果再有意外的情況，材料的損失會更嚴重，但是運用了信息化技術的人事檔案可以保存更長時間，更久遠的信息都能被查到，并且計算機的內存大，人事檔案信息的內容可以更全面，把各方面都進行了記錄，也不會占用很多內存，而且使用計算機還減少了空間使用率，檔案的分類更明確、更細致、延長使用年限。

第四，因為紙質檔案在閱讀的時候費時費力，在醫院進行考核的時候，很少能做到全部閱讀，這就不能了解員工的全部情況，給考核帶來影響。電子檔案更清晰，觀看更方便，讓考核工作變得更加公平公正。

2.人事檔案信息化管理的缺點

首先就是檔案信息的原始性和真實性問題。因為使用了數字化信息技術，一開始肯定需要把原始的檔案錄入到電腦上，但是這個錄入過程是個十分巨大的工作量，難免會有失誤的發生，導致資料不準確。還會出現信息真實性的問題，人工錄入，可能會有篡改的情況發生，這就讓檔案不夠真實，后續可能會引起一系列的問題。

其次就是檔案信息的保密性和安全性問題。我們都知道，檔案都是用封條封好的，保密性非常強，個人也不能私自打開。但是在資源共享的過程中，并不能保證信息的安全性和保密性，導致信息泄漏。所以在這方面應該加強管理，可以設置權限來進行管理，必須有領導授權才可以使用。還要加強計算機網絡的安全防護工作，提高管理人員的安全意識，避免發生這種情況。

四、完善醫院人事檔案管理的建議

1.增強數字化人事檔案意識

醫院應該加強對數字化人事檔案的宣傳培訓工作，醫院要把工作落實，進行監督，防止工作形式化，落實不到位。醫院可以實行三級管理模式，讓醫院的人事檔案真正地進行改革與創新，讓人事檔案工作真正地動起來、活起來。比如醫院可以組織信息化技術的培訓工作，讓檔案管理人員進行學習，在實際操作中存在問題要及時糾正，減少信息化檔案管理工作后錯誤的發生。

2.創新服務模式，提供全方位的人事檔案管理

檔案管理的目的就是為了以后醫院在進行人事調動的時候可以提供一些依據，利用檔案進行人力資源配置。現在醫院的人事檔案工作還只能是對檔案進行查詢，信息咨詢等問題，涉及的范圍比較小。這就需要醫院對檔案管理的服務模式進行創新，在保證檔案里涉密信息保密的情況下，增加網站的信息共享功能。簡單來說就是醫院的檔案管理部門對檔案查詢有總權限，所有內容都可以看到，但是對其他部門也可以實行檔案信息共享，但是其他部門獲取的信息只是不涉及個人私密的信息，根據每個部門的需求進行權限設置，這樣就可以實現資源共享。

3.利用數字化信息技術實現人事檔案管理

數字化信息技術就是利用互聯網技術，把信息進行傳輸、發送、接收、存儲，利用計算機進行信息處理，醫院人事檔案管理進行數字化信息建設，可以保證人事檔案資源的有效利用，提高辦公效率。

4.加強隊伍建設，提高業務水平

醫院的人事檔案管理是醫院的重要部門，這是醫院獲取員工信息的唯一途徑。這就需要人事檔案工作人員有較高的素質和專業能力。醫院可以定期進行培訓工作，對工作人員的專業能力進行培訓，還可以讓工作人員進行業務交流，吸取經驗。另外，檔案管理是一個重要部門，所有員工的信息都在檔案里，這就需要工作人員具有責任感，保證信息的準確性，不會泄漏員工信息。而且進行數字信息化建設后，會大量地用到計算機，就需要工作人員熟練使用計算機，保證工作的順利進行。

五、數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用

1.建立電子版的人事檔案

隨著科技的發展，醫院人事檔案管理引進數字化信息技術，首先就應該立刻建立電子版人事檔案。第一，在整理醫院工作人員的檔案信息時，把人事檔案信息錄入到計算機里的人事檔案系統，這樣就減少了人工記錄檔案過程中的失誤，同時，信息還更簡潔明了，方便查詢。第二，傳統的人事檔案都是紙質版的，占用很大的存儲面積，查找的時候也特別慢，但是數字信息化的人事檔案管理，因為都錄入到計算機系統里面，需要信息的時候可以直接搜索員工姓名就能把檔案調出來，計算機連接著打印機就可以直接打印出來，整個過程也就需要兩、三分鐘，十分迅速。第三，傳統的人事檔案需要一個大空間來進行檔案儲存，而且必須仔細保護，防止意外出現導致檔案受損。但是現在只需要一臺計算機就可以把所有的檔案收集在一起，還可以進行分類，現在又有了云空間進行儲存，即使電腦出現故障，檔案信息也不會丟失，人事檔案系統還可以加密，保密性非常好。第四，電子檔案可以做到實時更新，不像傳統人事檔案要查找后進行更新，信息的及時更新可以提高工作效率，在人事選拔上也可以起到積極作用。

2.構建網絡化人事檔案管理

數字信息化人事檔案建立以后，一定要制定相關的規章制度來進行監督和約束工作。這樣才能保證檔案信息的安全性。要制定每一個崗位的責任，把責任落實到個人，明確每個人的分工，把每個部門都連接起來，進行資源共享。這樣才能完善網絡化人事檔案管理工作。

3.強化數字化信息的安全防護措施

數字化信息人事檔案管理雖然給檔案管理工作帶來了方便，但是一定要加強電子人事檔案信息的安全性，因為互聯網可能會受到黑客的攻擊，造成檔案信息的泄露，人員信息一旦泄露，就會帶來嚴重的后果。所以醫院要對計算機系統進行防護，提高計算機計算機的安全性，經常對計算機殺毒，建立計算機防火墻，工作人員提高安全防護意識，這樣才能保證電子檔案的安全。

結語

總而言之，醫院人事檔案數字信息化技術的使用是以后醫院的發展趨勢，要做好數字信息化在醫院人事檔案中的管理工作，發揮數字信息化的優勢，完善人事檔案管理工作，推動醫院快速發展。