人才交流服務中心檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新路徑

摘要：在人才交流服務中心中，將檔案管理的工作做好，有利于各項工作的順利開展，真正發(fā)揮服務中心的價值功能。而實際上，在新的時代背景下，服務中心的檔案管理變得落后。為促進檔案管理的進步發(fā)展，本文對人才交流服務中心的檔案管理現(xiàn)狀、管理創(chuàng)新路徑進行分析探究。

關鍵詞：創(chuàng)新路徑;檔案管理;人才交流服務中心

引言：在人才交流服務中心，存放了很多的人員檔案，這些檔案記錄了一個人的學歷、資歷和不同的生活軌跡，是企事業(yè)單位考核錄用，轉正分配和職位晉升的重要依據。隨著這些檔案數(shù)量的增加，在服務中心中，其檔案管理面臨著新時代的挑戰(zhàn)，為優(yōu)化服務中心工作，在現(xiàn)階段需要加強檔案管理創(chuàng)新的研究。

一、人才交流服務中心檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理條件落后

在社會發(fā)展下，檔案管理應用了很多信息技術。但在基層的服務中心中，管理檔案的軟件、硬件條件都比較落后，管理的智能化、信息化程度不高[1]。在這些機構中，受限于物力、財力等方面，往往還主要以人工方式進行檔案管理，以信息化管理為輔，而檔案管理主要為查詢及搜索，還沒有實現(xiàn)管理的數(shù)據化、智能化發(fā)展，和社保等部門還沒有共享檔案信息。最后，在管理硬件上，其中會有檔案館的老化，及設備比較落后等的問題，這也影響檔案管理的進行。

（二）棄檔問題嚴重

在服務中心中，接收、管理的各類檔案一般有畢業(yè)生、社會流動人員等。其管理的具體檔案群體非常龐大，且人員的流動性會比較強，管理的內容比較復雜，檔案分類也比較困難[2]。此外，一些畢業(yè)生只是簡單地郵寄存管檔案，然后便不會過問，長此以往，檔案容易被棄檔，檔案也不能被及時補充，這會對檔案的利用及管理帶來隱患。

二、人才交流服務中心檔案管理的創(chuàng)新路徑

在服務中心中，為滿足檔案管理不斷變化的需求，現(xiàn)階段需要從多方面做起，探究檔案管理的創(chuàng)新路徑，具體如下：

（一）加強流動人員檔案管理

針對于流動人員，要管理其人事檔案，需要將基礎設施方面建設加強，在人力資源、保障部門中，應該將檔案的基礎建設加強，將政策扶持加強，確保人才檔案的存放能夠完整及安全[3]。在建設基礎設施時，人才服務的機構，應該在對管理要求、規(guī)定進行參考的基礎上，結合實際狀況，將檔案室中的硬件條件提升起來。此外，在基礎建設中，信息化建設也非常重要，在管理部門中，應該結合流動人員具備的特征，去開發(fā)適合其檔案管理的一些軟件，逐步地實現(xiàn)對其檔案的動態(tài)管理。最后，在檔案管理的優(yōu)化中，服務中心也要將職工素養(yǎng)不斷提升，做好他們的專業(yè)培訓，以此培養(yǎng)專業(yè)化的一支隊伍。

（二）完善社會化服務的功能

在服務中心，要管理好檔案，應該根據企業(yè)的需求，在提供方便、快捷和高效的基礎上，將基礎業(yè)務做好，認真地解決一些新型服務需求，將檔案管理當作核心，提供管理的菜單化內容，并針對于各類人才，去提供檔案管理的不同服務，根據人才特點、企業(yè)需求智能匹配，保障企業(yè)自身、服務中心能全面地對接。如，應該建立業(yè)績、專業(yè)技術等類型的檔案，保障檔案的個性化。在21世紀，人才屬于第一資源，而在人才市場的管理中，服務中心屬于重要的一項組成部分，其管理的有效性、職能，能決定人才的流動、交流速度，也在一定的程度上，將人才就業(yè)的效率順利提升，促進了社會資源配置。

（三）進行規(guī)范化的檔案管理

在服務中心，檔案內容比較復雜，且種類比較多，其中會有社會群眾、畢業(yè)生等資料。而在現(xiàn)階段，畢業(yè)生的數(shù)量在不斷增長，這會為檔案工作增加難度。在管理時，往往畢業(yè)生會在將檔案轉至人才市場后，便棄檔。所以，管理人員要能確保檔案的有效及完整，及時、統(tǒng)一地分類和整理各類檔案，對各類檔案做好編號，并將其集中地擺放，有序、合理地進行檔案管理。同時，還要將檔案流轉的科學、規(guī)范性加強。在管理活動中，應該按照流轉規(guī)范、流程去開展工作，將追究責任的機制健全起來。若在流轉檔案時，發(fā)現(xiàn)有檔案的遺漏、遺失等問題時，應該對責任人追究責任。再次，還要保障檔案安全。在檔案資料中，會涉及較多個人信息，在檔案的流轉及管理時，管理人員應該嚴格地保密個人信息，避免信息的泄露。在管理工作中，也要避免隨意將紙質檔案外借出去，而電子檔案也需要加密處理。最后，技術人員應該定期檢修及維護檔案管理的網絡，避免有網絡破壞的事件，全面地保護檔案安全。

（四）進行信息化的檔案管理

在科技進步、經濟發(fā)展的影響下，各行業(yè)在以互聯(lián)網提高工作的效率。而在服務中心中，對其檔案工作分析可知，其中的信息化建設不足，管理效率比較低。所以，在管理部門中，應該促進檔案管理、信息技術的一體化發(fā)展，對信息技術充分利用，將檔案管理的效率提高，以網絡去獲取最新檔案資料，使得人才、企業(yè)能利用網絡，對相關信息隨時、隨地查詢，將管理平臺的及時性、有效性提高。最后，還應該以信息技術，將檔案管理的內容豐富起來。如，要建設檔案管理的網站，使得企業(yè)、人才能利用網站操作各種業(yè)務，并在其中設置職稱考評、人事檔案的管理等模塊，將管理內容不斷地豐富起來，為人才、企業(yè)提供更好的服務。

（五）加強檔案組織領導

在檔案工作中，領導、各級職工都要對自身工作充分重視。在服務中心，需要主動招錄掌握專業(yè)技能的檔案人才，將其及時地充實至管理一線，定期地為管理人員做好專業(yè)培訓，將其管理積極性提高。此外，還要將思想教育加強，提高各人員的責任感、榮譽感，將規(guī)章制度完善起來。最后，在檔案工作中，應該根據社會發(fā)展、實際狀況，立足實際，將檔案管理的各項制度完善起來，堅持把制度落實至各項工作中?？偟膩碇v，應該將檔案工作重視起來，真正地為各企業(yè)提供優(yōu)質人才檔案，順利滿足其人才需求，并為檔案的所有者帶來優(yōu)質的服務。

（六）以政策為導向開展工作

在經濟轉型的環(huán)境下，企業(yè)的人才需求在出現(xiàn)變化，需要更多復合型、多元化的人才。所以，在服務中心，需要適應人才培養(yǎng)的政策，將工作改革加強，針對性地開展檔案工作，將人才的特點、優(yōu)勢突出出來，以此實現(xiàn)檔案的個性化管理，改變傳統(tǒng)管理導致的企業(yè)、人才間的一些信息不對稱問題。

結束語：在人才服務交流中心，工作的重心不僅是為檔案服務，還應該為使用檔案的企業(yè)和人才進行服務?？梢?，其服務核心是人，并非檔案本身。因此，在檔案工作中，應該將檔案管理的創(chuàng)新重視起來，正視自身的管理問題，結合管理實際和需求，將信息技術創(chuàng)新地應用在管理活動中，并重視管理制度等方面的創(chuàng)新改革，從各方面做起，保障檔案管理能有序地開展，為企業(yè)、人才提供更優(yōu)質的人才服務。

參考文獻：

[1]郭而鋒.高校人事檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探索[J].開封文化藝術職業(yè)學院學報，2020，40（2）：2.

[2]張俊福.信息時代學校檔案管理服務模式創(chuàng)新路徑[J].黑龍江檔案，2020（4）：1.

[3]王妍.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].2021（2019-2）：105-105.

作者簡介：王學紅，1971.1.15，女，漢，河南信陽，本科，中級經濟師，人才交流檔案管理，信陽市平橋區(qū)人才交流服務中心。