醫院辦公室文書檔案電子化管理的實踐探索

黃粲

近些年電子信息技術得以廣泛的使用，紙質文件也逐漸被電子文件所替代。電子檔案以其管理方便、搜索簡便等優勢現已成為檔案管理的大趨勢，同時也是醫院實現電子信息化蛻變的關鍵一步[1]。隨著醫院信息化和醫療衛生事業的不斷發展，醫院也應積極響應電子化的趨勢，分析醫院存在的問題，重視人才因素，盡快實現醫院電子檔案管理的現代化。數據顯示，越來越多的檔案要求管理方式的變革，在對傳統檔案進行管理時，可借助數據庫系統、文件管理系統和材料提交系統以及計算機中的關鍵詞搜索系統使得資料的管理、查詢、歸檔以及收集等更加規范[2]。醫院檔案電子化的變革需要在較長的一段時間內逐漸完善，變革的過程總體來說還面臨著工作人員素質、檔案安全性以及人力物力缺乏等挑戰。

1 文書檔案管理現狀

第一，文件存在缺失情況[3]。醫院文書資料繁雜，且由多個科室提供，文件在進行歸檔之前可能存在各科室間相互傳閱的情況，在缺少電腦掃描的情況下，只能待傳閱完畢后再進行歸檔，此時文件大多出現損毀或是丟失[4]。存檔時文件的分類，如是否應進行歸檔、歸檔文件是否有期限要求等，這將在很大程度上取決于檔案人員的業務水平，由此文件缺失和類別錯誤等就不可避免了。就目前來說，醫院內檔案管理人員專業素質參差不齊，相對突出的問題主要包括年齡老齡化以及技能老化等，個別醫院存在部分管理人員不會使用計算機操作等問題，即便是會使用也只局限于簡單的操作，因此無法勝任電子檔案的分類﹑提取、分析、加工、排列、索引等深層次的管理工作。因此現階段的電子檔案管理工作水平、質量以及效率都處于一種相對滯后的狀態。

第二，存檔方式相對單一。就本院實際情況來說，我院文書檔案數量相對較多，以往常采用紙張存儲，沒有電子資料也并未進行電子掃描。重要文件未進行備份，檔案原件被反復借閱，因此文件極易丟失。同時20年以前的檔案現已破損、發黃，查閱困難。當前文書檔案的管理。若需查找的材料需要進行復印等操作，則必須拆掉裝訂線，完成復印等操作后再將材料裝訂歸位。這樣來回拆除再裝訂會損傷原始材料的完整性，除了對檔案資料的完整、整潔、美觀等造成影響外，資料丟失極易成為孤本。

第三，查詢困難。就目前來說，文件查閱相對麻煩。一般需要詢問文件的年限、找到對應登記本、逐條篩選、登記號、翻找文件、復印[5]。過程非常繁瑣。若檔案遺失或是年份不詳，則需要對臨近的檔案進行注意篩查，工作量巨大。就目前來說，醫院的文書檔案管理工作大多還停留在紙質檔案管理的階段，一般處理方式是將檔案材料進行整理后裝訂成冊，若需要調閱相關的檔案材料，需要仔細翻閱卷宗目錄將其進行大體定位，隨后需要逐柜逐本查找要找的資料，過程極為繁瑣，整體來說費時費力。

第四，重視程度不夠。我國現大部分醫院對新形勢下的檔案管理工作重視程度不夠，對文書檔案進行管理時，尚停留在紙質文書管理階段，不重視電子檔案的存檔和查閱，部分醫院僅僅看到了電子檔案應付查檔的作用，而忽略了電子文書檔案的運作、管理以及發展中的重要作用。部分領導尚未認識到紙質文書檔案管理方式已不能滿足現階段各層次對檔案的需求，同時，在電子檔案改革過程中，人員配備以及資金投入都不能滿足醫院電子檔案改革完善的需要。

2 電子化管理的必要性

第一，更好發揮檔案的價值。常見的醫院文書檔案主要有以下幾類：業務類、行政類、黨群類等，以檔案均包含著大量信息，以上檔案可以在醫院日常行政管理活動中對問題以及資料等進行追溯和查找，為問題的解決提供一定的線索和依據，但以上檔案數量以及信息量十分龐大，查找和存儲均非常費時費力，僅僅依靠人工難以對其進行妥善處理，因此可以通過電子檔案進行管理，可實現檔案管理信息的快速篩選，便于制定應急預案并提出相應的對策，并可以將相關問題記錄在冊，避免再一次出現相類似的問題，電子檔案的管理對醫院的發展以及運作影響重大。除此之外，辦公室文件的傳閱需要經領導簽字，同時在不同科室間傳閱極易導致歸檔延遲或是丟失。全院均需知曉的政策性文件也很難在較短時間內完成傳閱。因此電子檔案的實施可借助醫院的局域網完成快速共享，使得檔案時效性有效提升，充分發揮其價值，同時其完整性也可以得到有效的保障[5]。

第二，多樣化存檔的需要。電子檔案要求使用拍照、電腦掃描等方式完成檔案的備份。這樣可有效避免原件丟失的情況，變紙質為電子，管理和收藏更加方便，減少文件丟失和損毀的可能。管理的重要內容和目的。同時需要注意的是，隨著信息技術的發展，辦公自動化系統的使用和普及已是必然趨勢，日常辦公逐步向無紙化方向發展，無紙化辦公不僅可以節省文件用紙、文件分發等過程的物質消耗，降低碳排放，保護生態環境，而且可以通過建立信息共享的統一格式的數據庫系統，把文書檔案的各種資料逐步電子化，按統一格式錄入管理系統，實現文書檔案電子化管理和智能化的管理。

第三，提升檔案室工作效率的需要。紙質資料的電子化十分有利于文件的統計、分類及儲存[6]，即便是再次遇到年份不詳的文件，也可根據關鍵詞對文件進行搜索，避免了逐一翻找文件，提升工作效率。

3 電子化管理的障礙分析

醫院檔案電子化的變革需要在較長的一段時間內逐漸完善，改革過程中醫院的自動化辦公水平也會得到提升。

第一，檔案主管人員計算機水平和專業素養不能滿足檔案電子化的需求。對于電子信息管理者來說，其計算機水平參差不齊，特別是對于相對年長的人員來說，雖然其專業水平達到了較高的水準，但多年的工作經驗使其適應了自身的檔案管理方法，因此難以在較短的時間內實現管理方式的變革，同時這部分人員在計算機使用上一般存在較大的缺陷，因此其大多不愿改變現狀，紙質檔案和電子檔案的融合就存在一定的困難。

第二，人力物力投資大。在最初建立電子檔案時，需要不斷對人員進行培訓，同時考慮到電子信息技術更新較快，信息系統和網絡系統的運行也需要巨大的物力和資金投入，后期的人員培訓、軟件升級、設備維修等均需要大量資源的跟進[7]。

第三，電子化檔案易損壞。檔案電子化后，對設備的依賴度增加，若設備遭到破壞將會面臨信息丟失的風險，檔案的安全性得不到保證。計算機一旦故障，系統無法進行正常運行，就面臨著重要資料遺失的風險。與此同時，設備的更新與長久保管資料之間存在矛盾，大量文件的積壓可能導致設備讀取出現問題，不能及時獲取所需的文件[8]。

4 討論

文章根據我院文書電子化實施的現狀，提出了以下對策：第一，提升文書管理人員的專業素養。文書檔案管理人員是電子化變革的直接參與人，因此只有這一部分人認識到檔案電子化的重要性，才能積極參與到電子檔案的管理中來，及時收集和保存珍貴的文書資料，提升工作效率[9]。提升文書管理人員的專業和綜合素養[10]。電子文件的處理和形成等過程都需要相應的硬件、和計算機軟件的支持；同時電子文件的提供、統計、鑒定以及保管等均需要特定的電子文件管理人員主要負責并實施完成。醫院的文書管理人員主要負責電子化檔案的實施工作，因此對于工作人員來說，需要掌握的不僅僅是有關管理檔案的相關知識，同時有關醫療流程、醫療活動的相關流程方面的知識也應適當了解。與此同時，工作人員還需要對相關軟件的操作十分熟悉，掌握有關醫院管理、信息技術以及網絡安全方面的知識。為更好的落實電子檔案的業務，醫院可定期安排相關人員進行培訓，促進員工職業素養的提升。除了專業培訓之外，還需要提升相關人員對外語的重視程度，這樣才能使管理跟緊時代的步伐。同時在檔案電子化的實施過程中，工作人員也應與其他人員進行適當的溝通，提升個人業務水平的同時帶動整個團隊水平的提升[11]。

第二，制定文書管理的信息化制度[12]。對文書進行信息化管理時，應保證規范化、科學化管理制度的建立。在檔案管理方面，應建立起信息收集、保管、利用以及歸檔等一系列連貫的制度。同時在對檔案進行管理的過程中，將相關的績效考核納入該管理制度中，使得檔案管理合理化、規范化、科學化，使整個檔案管理的過程呈現出動態化的特征。做任何工作都需要一定的標準進行制約。在電子文書的管理過程中，應將一系列的標準建立起來，并將其落實到信息資源中視頻文件、圖像文件、圖形、數據庫以及文本資料的管理中。以上類型的文件大多格式多樣，單單文本文件就有PDF、TXT、DOC等多種格式。格式混亂對文件的歸檔造成了極大的困擾，內容缺失、重復等問題時常出現。因此在對醫院電子文書進行改革時，應注意將電子文件的格式進行統一。電子文件的數據類型、種類、編號、著錄，電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等都應盡力保證有效、真實、完整、齊全，便于后續的查找和利用。

第三，完善文書檔案的管理網絡。一般來說，醫療行業的文書檔案主要是上級主管部門進行管理，部分由各個科室進行單獨管理，同時考慮到檔案類別較多、信息量較大等因素，可以考慮建立醫院、綜合檔案室、科室三級綜合管理網路，這樣將有利于順利進行文書管理，同時也使得電子檔案內容的完整性、隱私性得到保障。電子檔案管理制度的建立，應充分體現科學化和合理化。規章制度的建立應根據醫院的實際情況進行設立。制定簡明扼要、切實可行的規章制度，同時需要體現合理化、科學化。必須根據醫院工作實際情況建立規章制度，再結合日常工作的實際要求，制訂出實用且簡明扼要的電子檔案管制度，同時需要保證檔案管理制度的保密性、嚴肅性和規范性。

第四，及時將文書電子檔案資料收集入庫。醫院電子文件檔案資料的管理工作落實情況的差異，在很大程度上受到檔案工作人員的素質與責任的影響。因此醫院檔案工作人員除了需要十分重視自設專業素養的提升還需要加強自學，切實將自身管理檔案的水平提升，再實踐中不斷坦索檔案管理新方式，通過多種渠道收集檔案資料，主動與相關科室之間進行溝通和互動，做到不煩不燥，將資料及時收集起來，盡量不要等待對方上交檔案，切實提升收集檔案的效率。

第五，提升網絡管理安全度。在檔案安全管理方面，應十分重視檔案的備份和恢復工作，可通過對用戶信息進行驗證、限制訪問、輸入調閱口令、建立防火墻、借助先進殺毒軟件等方式避免檔案受到黑客或病毒的篡改或是破壞。需要指出的是，將檔案進行備份也是一種重要的技術和安全策略，進行備份可有效應對網絡存在的安全問題。對于常見的網絡問題，應將數據恢復和備份系統建立起來，確保網絡或是計算機在發生災難性事故之后信息可以找回。

綜上所述，隨著醫院信息化和醫療衛生事業的不斷發展，醫院也應積極響應電子化的趨勢，分析醫院存在的問題，重視人才因素，檔案信息資源的管理可根據其類別和專題進行多次加工，進行深層次的提煉和開發，切實將信息資源服務渠道拓寬，在醫院內部各相關部門間實現資源的有效傳播和利用。同時通過醫院檔案信息管理系統將使與患者密切相關的信息的服務渠道向大眾公開，盡快實現醫院電子檔案管理的現代化，做到公正、透明，成為人民滿意的醫院。