淺析人工智能技術在檔案管理中的應用

劉靖鋒

（渤海大學 遼寧 錦州 121013）

1 引言

現代檔案管理一直存在較大難度，因為檔案在歸類、查詢、整理中都較繁瑣。但是人工智能與大數據技術的運用，提高了檔案的管理效率。人工智能在檔案運用過程中，主要將檔案數據化、檔案分類以及分層次管控。人工智能可以自動識別檔案中的文字、數據、圖片，并且通過大數據的計算，最終轉化為計算機可編輯的信息，從而進行歸類、檢索、管理、控制。人工智能運用到檔案管理中，是檔案管理發展的必然趨勢，也是時代進步的內在要求[1]。

2 人工智能技術簡介與問題的提出

人工智能技術是計算機科學技術的一個分支，它以芯片為基礎，并且產出一種以人類智能相似反應的智能機器。因此，人工智能技術包括機器學習、圖像文字識別、大數據運算與智能化模式識別等。人工智能技術就是將這些領域通過計算機和終端設備運用到實際生活之中，從而提高工作效率。而現代檔案的管理也比較復雜，因為檔案主要由文字、圖片、錄音、影像等多元素構成，這些元素都是非常重要的憑證。運用普通的計算機對檔案進行錄入、管理，必然花費時間長，同時也需要投入大量的人力、物力。而運用人工智能技術，則可以迅速將檔案錄入到計算機設備中，并且根據大數據、云計算對檔案進行歸類與檢索。這樣一來，既有利于維護檔案，也有利于方便檔案查詢。所以，本文則對人工智能技術對檔案的運用提出探討。

3 人工智能技術在檔案管理中的運用

人工智能可以自動識別檔案，同時還可以自動錄入檔案，并且將數據轉化為可編輯、可操作的信息，從而提高了檔案管理與維護的效率。加強人工智能對現代檔案管理的運用，也減少了人力資源與管理成本[2]。

3.1 文字信息錄入

在檔案管理中，文字在檔案占有的比重非常大。人工智能設備能夠自動識別與掃描文件，將相關紙質檔案都錄入計算機系統之中，人工智能對數據、信息處理的效率非常高。對文字信息的錄入，解決了檔案信息錄入的重要問題。

3.2 圖片錄入與格式轉換

在現代檔案管理中，也有一些相關照片、圖片。人工智能設備可以把圖片錄入后，轉化為計算機能夠處理的格式。圖片是檔案重要構成，人工智能設備可以快速將圖片轉換為計算機能夠處理、識別、閱讀的格式，還能夠與計算機相關音頻進行結合。通常情況下，圖片分為彩色圖片與黑白圖片，而人工智能技術可以及時識別圖片，并且智能調整圖片分辨率，從而保障圖片的質量。

3.3 音頻錄入與修復

音頻是現代檔案的憑證。人工智能設備與大數據軟件相互結合，可以修復不同年份的錄音、圖像。人工智能設備與計算機相互結合條件下，能夠運用4 K超高清技術修復影像與錄音，尤其是將黑白的影像修復為彩色影像，這也會讓人們更加深入了解具體事件。對黑白音頻原始音頻的彩色修復，更加清晰地還原了當時的情境。并且錄入錄音、圖像以后，人工智能與大數據、云計算系統，可以直接與相關圖文檔案進行匹配，實現音頻、圖文的結合。而且錄入人工智能設備的檔案保管期限長，能夠長期、大量地存儲不同形式與文件格式的檔案。而且利用音頻資料，人工智能還可以與虛擬現實技術相結合，在實景中展現出多維影像，從而更加生動地還原當時的場景。

3.4 對檔案歸類管理

人工智能與云計算相互結合，可以處理、歸類復雜的信息。對于不同時期的檔案、文獻能夠迅速歸類，而且還可以根據檔案的用途進行劃分。人工智能對檔案歸類、整理，這也充分地使得檔案管理實現規范化。人工智能還可以使用卷積神經網絡算法對檔案進行整理，從而促進對檔案的劃分與規劃工作。人工智能設備也具有外延性，可以設置相關的檔案查詢端口，人工智能端口可以智能識別查詢者的語音、影像并提供相應的檔案資料。

3.5 智能安防管理

人工智能會根據檔案的密級設置相應的模式識別與保護措施，使得檔案的保管更加趨于安全性。用傳統的方法對檔案進行保密保管，不僅僅投入大量的人力，保密的工作、流程也趨于復雜。而且傳統的方式保管檔案，也存在著檔案丟失、泄露的風險。人工智能可以實現人體面部識別、指紋識別、語音識別以及人體生物識別，為檔案提供了多模態的安全防護，也提高了檔案保密、保管的安全性。

總之，人工智能在檔案的管理中，可以有效地錄入文字、信息以及圖片格式轉換，從而能夠提高檔案管理的效率，同時也減輕了相關工作人員的檔案管理難度。

4 人工智能在檔案管理中的意義

人工智能在現代檔案管理的主要意義，就是促進現代檔案管理的高效化、系統化，同時也降低了檔案管理的成本，提高了檔案管理的效率，并且人工智能對檔案具有修復作用，能夠更好地保管各種各樣的檔案。

4.1 提高了檔案管理的效率

人工智能運用到現代檔案管理中，有利于提高當代檔案工作人員的管理效率。人工智能將會以智能化、信息化的方式，讓管理員能夠有效地對歷史檔案進行整理、查詢、歸類。檔案工作人員直接通過人工智能終端保管檔案。而且人工智能直接將圖文、音頻檔案進行數字化、信息化轉換，并長期存儲在計算機檔案管理系統中，因此使得檔案工作人員簡化了工作程序，同時也降低對檔案的管理成本。

4.2 提高了檔案保護的安全性

傳統的方式保管以及轉運檔案，都會存在檔案泄露的風險。而運用人工智能技術，則可以從多模態系統去設置相應的安全防護等級，并且加大了對檔案的安全防護，降低了檔案泄露與遺失的風險。而且對于檔案轉運方面，人工智能對檔案進行數據化、信息化的加密性處理，并且與量子通信結合傳輸，從根本上保障了檔案傳輸、接收的安全性。

4.3 使檔案查詢更加簡便

當檔案被人工智能錄入計算機管理系統以后，查詢檔案也變得更加便捷。人工智能設備只需要識別檔案查詢者的語音，就可以匹配到相關檔案。而且人工智能設備所展現的檔案也具有層次性，如果檔案查詢者只有一般的權限，那么人工智能端口也只會展現對外公布的檔案。如果檔案查詢者擁有高級別的權限，那么人工智能端口就會展現密級高的檔案。所以，人工智能通過多模態的識別，使得檔案查詢者更加便捷。

4.4 激發了人們對重要事件的深入認識

檔案是反映相關重要事件的重要憑證，而對檔案的解密，能夠促使大眾更加全面地認識事件真相。解密的檔案，通常會在檔案館、圖書館展出。人工智能設備可以用人性化的方式去講解相關檔案，并且還可以用虛擬現實技術將檔案中的音像、錄音展現給大眾。人工智能能夠根據人的參觀需求，以多方面、多角度的方式進行展現，從而激發了人們對重要事件的深入認識。

總之，人工智能有利于檔案管理高效化，并且提高了對檔案保密保管的安全性，對于檔案查詢者來講，也可以更加簡便地查詢檔案。人工智能對檔案的解密與公示，可以與虛擬現實技術相互結合，激發人們的好奇心。所以，人工智能運用在現代檔案管理中，具有可行性。

5 人工智能在檔案管理中的運用策略

如今人工智能正處于蓬勃發展時期，部分行業也開始嘗試人工智能的運用。而檔案管理相關工作本身也具有特殊性，所以我國需要加快人工智能技術在檔案的運用，并且逐步實現推廣。

5.1 加大統籌管理，實現重點推廣

目前，人工智能技術正處于初步發展階段，具有強大的生命力。但是，人工智能的研發與運用，也花費了大量的預算。對于人工智能技術的推廣，需要加大統籌管理，將其上升為重要戰略。在省級工信部門的統籌安排下，首先應該針對省級檔案館、圖書館、博物館推廣人工智能技術，然后再向各個地級市檔案館、圖書館、博物館推廣，最終使得檔案管理行業都能夠使用人工智能技術。

5.2 加大對人工智能的硬件開發

如今人工智能的軟件系統、云計算系統已經初步取得成果，并且在我國部分圖書館文獻檢索與管理中發揮重要作用。但是，人工智能是軟件系統與硬件系統的有機統一。我國目前在人工智能硬件設備開發存在一定不足，所以需要加大對檔案人工智能技術的硬件投入，在關鍵“卡脖子”技術中，必須堅持獨立自主的研發，尤其是在芯片、人工智能終端設備方面必須加大科研攻關。因此，還需要堅持創新導向的政策，鼓勵相關人工智能研發機構始終堅持創新研究。

5.3 完善人工智能多模態識別開發

人工智能技術的多模態識別模式非常重要，這也是人工智能技術在檔案管理、保密中的具體體現。因此，我國相關企業以及科研機構，需要進一步完善對人工智能多模態系統識別的開發，不僅僅是檔案工作人員進行識別，同時還需要具備復雜條件下對不同人員的識別，因為人工智能決定著檔案查閱的權限[3]。

6 結語

本文主要對人工智能技術在現代檔案管理中的運用進行探討。人工智能技術是以計算機為載體，并對圖書館進行高效管理的技術。人工智能技術可以運用在檔案文字錄入、相關圖片、音像、資料以及對檔案劃分與歸類之中。人工智能技術有利于提高檔案工作人員的管理效率，降低管理成本，同時提高了檔案的保密性，確保檔案在管理與轉運中更加安全。對于檔案查詢者來說，人工智能技術簡化了查詢方式與程序，使得其更加簡便地查詢檔案。人工智能技術可以對黑白音頻進行4K彩色修復，尤其對聲音進行智能識別?？傊?，人工智能技術不僅僅影響到檔案管理，同時也對社會發展具有積極促進作用。