檔案信息化建設在醫院檔案管理改革中的必要性及價值探究

李 琳

（駐馬店市中醫院 河南 駐馬店 463000）

1 引言

當前階段，我國的各種科學技術取得了快速的發展和進步，將這些技術進行合理化的應用，能夠有效的推動行業的進一步發展。相應的，在現代化醫院檔案信息管理改革的工作中，也應該充分的認識到各種信息化技術的優勢，并進行信息化的檔案建設。從其積極作用來看，能夠在完成對各種信息有效管理的基礎之上，進一步的提升訪問文件和相關檔案的效率，從而方便各項工作的順利開展。更可以利用檔案數據整合后的綜合信息進行數據分析，提取更有效的數據，更好地滿足臨床及醫院其他相關科室發展的需求。除此之外，這種信息化的管理，還能夠有效避免在傳統的檔案管理工作中所出現的數據丟失現象，一些圖片掃描信息，也更好地避免了傳統紙質檔案不便于保存和查閱[1-2]。

2 醫院檔案管理信息化建設的積極作用

2.1 促進醫院醫療建設事業發展

從互聯網的優勢來看，其能夠形成一個相對完整的信息化系統。其中，各個部門、各個醫院所涉及到的各種信息都能夠及時地上傳到數據庫系統中，從而達到資源共享的目的。從現階段醫院檔案管理現狀來看，若想有效地發揮現代化的管理系統在醫院發展中的積極作用，進一步提升信息化的管理水平，需要結合當今時代的發展所帶來的各種優勢。將患者就醫、醫護工作者的相關信息及時地上傳到系統中，能夠實現資源的共享。在進行信息化不斷建設的工作中，能夠借助信息化管理平臺的優勢，加強各級醫院之間的信息聯動性。醫院之間進行信息交流，從而促進我國醫療事業的整體發展水平[3-4]。

2.2 對管理水平的提升產生的積極作用

在醫院發展的過程中，檔案管理發揮了其自身獨特的作用。作為醫院管理工作中的一項重要內容，主要包括了對患者的記錄、醫務人員的記錄以及醫院在發展過程中所進行的各種財務方面的管理和記錄等內容。從其積極作用來看，借助現代化信息技術的優勢，將這些信息及時上傳，如果在后期的工作中，發現了相似的病患問題，能夠借助之前的患者治療記錄，進行及時、有效的解決，從而更好地幫助患者恢復健康。另外，對于研究人員來講，也能夠根據這些類似的患病方案，進行解決方案的進一步研究。對于醫院的發展來講，通過對各種合理化、規范化管理舉措的制定，健全相應的檔案管理資料，為醫院未來的發展指明方向[5]。

2.3 對于檔案管理工作質量提升的積極作用

近年來，伴隨著我國醫療改革事業的快速發展，傳統的檔案管理方式已經很難滿足現代化社會的發展需求。醫院為了獲得進一步的發展，也進行了規模的擴大，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在現階段的醫院檔案管理工作中，基本上都是以“天”為單位，進行各種檔案的收集、整理和分析。在檔案數量與日俱增的背景下，管理人員的工作壓力和工作難度明顯增大。并且在進行檔案管理的過程中，如果缺乏了對其中某個環節的重視，將會嚴重地影響檔案信息的真實性和準確性。充分借助現代化技術的優勢，可以在一定程度上有效地避免在傳統的管理工作中出現的人為主觀因素所產生的影響。另外，借助掃描器的優勢，達到無紙化的目的，極大的提高了檔案保存及查閱工作的效率和質量。

2.4 對于檔案保管有效性的提升產生的影響

在傳統的檔案保存中，通常需要借助各種紙質版的文件。但是，由于醫院相關的工作人員管理意識不足，其管理效率較低、檔案的分類不合理，甚至在部分的醫院中還未設立檔案管理室，導致相關的工作無法有序開展。在借助信息化的技術優勢之后，便可以有效的避免上述問題的發生。不僅在一定程度上增加了檔案存儲的信息量，同時還能夠進一步提升檔案保存的效率。針對在傳統的檔案管理工作中所出現的檔案損失、數據丟失、檔案篡改的問題，都能夠進行有效的解決，從而為醫院今后的發展提供充足的保障。

2.5 歷史意義

從其歷史意義來看，基層醫院能夠根據先前的工作經驗和相關的管理方案，找到之前工作過程中出現的各項問題和解決方案，并且在后期的工作中對于經常出現問題的時段、內容引起注意，減少不必要的失誤。

2.6 檔案和醫院文化建設

從檔案管理和醫院文化建設的角度來看，大多數的歷史檔案都能夠為后期的工作提供指導意見，多是醫院前期的發展過程中表現的工作形式和發展特點。在醫院的發展過程中，醫院的文化建設和檔案管理是相互關聯、相輔相成的關系，醫院的檔案管理對于人力資源的管理、醫院的誠信文化、醫院形象的建立等都發揮著重要的作用。根據醫院在前期發展中的先進經驗，領導者可以安排文秘人員編撰優秀人才的宣傳書和醫院文化的宣傳書，讓員工在感受醫院魅力的同時，增進對醫院文化的理解，從而更好地激發員工的工作熱情和工作信心。

2.7 在醫院的長遠發展方面

在醫院的歷史文化檔案中，包括了眾多員工的優秀事跡、醫院所獲榮譽和所遭遇的各種問題。為此，醫院可以設置專門的檔案展覽空間，將這些內容定期向員工展示。一方面，員工能夠通過優秀工作者的相關事跡，激發工作積極性。另一方面，在醫院發展中如果遇到了相關的問題，能夠根據先前的工作經驗進行針對性的解決，從中吸取教訓。

3 新時代背景下醫院檔案管理存在的問題

3.1 缺乏網絡安全防護意識

在對醫院的信息化建設調查中發現；許多醫院缺乏網絡安全防護意識，對于一些基本的網絡安全知識都不夠了解，更沒有建設相應的安全防護制度，以致在出現相應的網絡安全問題時，缺乏相應的解決策略，導致了一些信息的泄露。

3.2 保持固有觀念

在不同的歷史時期，對于醫院的信息管理工作有著不同的要求，在網絡快速發展的當下，許多醫院仍然保持固有觀念，造成信息管理工作落后。許多醫院為了追求穩定發展，其網絡安全防護工作一直沒有顯著的改變，也沒有推出新的措施。在科技發展日益進步的今天，傳統的網絡安全防護工作已經很難有效防控醫院的網絡安全。

3.3 財務管理方面的問題

隨著科技的發展，在醫院的經濟管理中，財務方面的改革是重要的一方面。在這樣的現狀下，如何建立有效的財務會計內部控制體系，更好地對醫院內部的財務進行有效控制與管理，從而促進醫院內部財政支出和收入的平等性，更好地發揮醫院內部財務有效管理的積極作用，成為了醫院財務檔案管理信息化建設中重要的一方面。但在研究中發現，醫院財務管理的內控體系建設中還存在著一定的問題。

3.4 對管理人員的專業能力方面的影響

當前階段，在信息化發展十分迅速的背景下，醫院的檔案管理工作中必須要充分認識到管理人員的專業素養在此過程中產生的重要作用。醫院管理人員存在著專業能力不足的問題。如在對某些檔案管理的過程中，多是對一些紙質版的檔案，并未充分的認識到技術的優勢，將這些紙質版的信息及時的上傳到信息庫的系統中，從而導致在后期的工作中查詢不到完整的信息。另外，部分的醫院對于管理人員的專業素養要求不高，認為只需要掌握基本的工作能力便可以勝任這部分的工作，從而導致工作人員的專業素質不足、缺乏對相關信息的認知、對計算機技術的運用能力不足等相關的問題，嚴重影響了檔案信息管理的質量。

4 檔案信息化建設在醫院檔案管理改革中的具體舉措

4.1 加強對檔案管理工作的重視

在當今的時代背景之下，醫院的相關工作人員必須要充分認識到檔案管理的重要性和其對醫院發展所產生的積極作用。并能夠結合相關的管理理念，從醫院的未來發展規劃角度進行綜合性的考慮，從而進一步提升管理的質量和水平。

在今后的工作中，管理人員需要轉變經營管理的理念，將其中的每個環節都納入到醫院的檔案管理工作體系中，另外，在醫院的領導者層面也需要不斷地提高思想認識，保障整個醫院內部都能夠具備較高的管理意識。為此，可以通過引進資本、引進人才的方式進一步提升醫院檔案管理工作質量。

4.2 針對醫院的發展狀況，建設完善的檔案管理制度

根據行業的相關發展規劃，國家出臺了《中華人民共和國檔案法》。根據其精神，在今后的發展過程中，醫院需要結合具體的法律法規的相關要求，結合自身的發展狀況，對于現階段的管理工作中所存在的各種問題進行不斷的調整和優化升級，從而更好地發揮出檔案管理在醫院的發展中的積極作用，獲得更加優越的市場競爭地位。為此，在醫院的相關工作人員充分認識到檔案管理的重要性之后，還需要有效地借助現代化科學技術的優勢，將其中涉及到的各種檔案信息進行及時的保存和上傳。如其中所涉及的一些信息系統的管理制度、聲像的處理方式、保存制度等內容，都需要進行及時的更新。

4.3 不斷完善醫院檔案管理信息化系統

在進行信息化管理改革的工作中，需要借助信息化系統的優勢。進一步提升各種管理信息的科學性、穩定性和高效性。為此，醫院需要對相關的系統進行不斷的優化和升級，針對醫院在運營的過程中，所涉及到的各種信息，及時上傳到信息庫系統中。同時，各個部門之間加強交流和合作，形成一個相對完整、安全的監督系統，對于信息庫系統中的各種檔案信息進行及時的更新和升級，確保信息的及時性和有效性。除此之外，針對信息化管理系統構建中利用到的硬件設備和設施，也需要對其進行檢修和維護。如果發現了部分設備出現了運行故障，需要及時上報給上級部門，盡快維修或者進行設備的更新換代。針對軟件方面所產生的問題，則需要定期進行垃圾的清理和病毒的查殺，從而更好地發揮其積極作用。

4.4 加強對檔案管理工作人員專業水平的提升

隨著現代化信息技術的不斷發展，還需要有充足的檔案管理人員作為支撐和保障，有效提升檔案管理的工作質量。為此，在進行信息化技術引進的過程中，一是，需要加強對檔案管理人員的培養力度。讓他們能夠充分認識到各種新式的信息化管理方式和管理設備的優勢，并能夠對其進行合理化的應用。二是，還需要加強對計算機技術、錄入技術等專業知識的培訓和講解，不斷提升管理人員的操作能力和實踐能力。三是，從管理人員自身的角度來看，也需要不斷加強學習。可以借助互聯網技術的優勢，在自己的工作之余加強對相關知識的學習，從而更好地提升自身的專業能力，提高核心競爭力。

4.5 充分利用現代化技術的優勢

科學技術的迅速發展，帶動了各個產業的革新。在檔案管理的信息化建設中，可以充分地利用大數據、互聯網的優勢，將醫院在檔案管理工作中所涉及到的各種信息和相關數據及時地上傳到數據庫系統中。另外，還要加強信息的備份處理，從而更好地推動后期工作的有序開展。

5 結語

總體來看，在科學化技術不斷發展的過程中，醫院檔案管理質量的有效提升必須要充分借助信息化體系的積極作用。否則，將會導致檔案難以進行有效的保存，出現檔案丟失、篡改的現象，嚴重影響醫院的經營。為此，在今后的工作中，相關的工作人員需要充分認識到醫院檔案管理信息化建設所產生的積極作用，根據現階段工作中存在的各種問題，進行針對性的解決，從而有效地推動醫院的進一步發展。