淺析街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路

曲 波

（鄒平市好生街道辦事處 山東 鄒平 256209）

1 引言

街道辦事處在當前社區服務工作中扮演著十分重要的角色，擔任著為居民服務的重要職責。在城市化進程不斷發展的現代社會，各個社區的規模正在不斷擴大，這對街道辦事處檔案管理工作提出了更高層次的要求。為了進一步提高街道辦事處檔案檔案管理的工作質量和工作效率，相關部門一定要順應時代發展的潮流，切實加強街道辦事處檔案管理的信息化建設工作，有效促進街道辦事處檔案管理工作的現代化和數字化發展。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設的意義

近年來，信息技術已經被廣泛應用于各個領域的發展中，并取得了非常不錯的應用效果，這對我國的社會發展和經濟增長具有十分深遠的影響。全面落實街道辦事處檔案管理的信息化建設工作，不僅能夠切實提高工作人員的工作質量和效率，同時還能有效解決傳統檔案管理模式下的許多問題，這對街道辦事處檔案管理工作的高效進行具有十分積極的影響。在街道辦事處傳統檔案管理的工作實踐中，檔案管理主要是以紙質檔案為主。紙質檔案的保存管理容易受到外界因素的影響，從而出現蟲蛀、發潮以及破損等現象，同時工作人員一般不會對紙質檔案進行備份，因此紙質檔案損壞對當地居民的影響較大。街道辦事處檔案管理的信息化建設，可以有效避免紙質檔案保存不當造成的不良影響，同時還能切實提高檔案管理人員的工作質量和工作效率[1]。與此同時，街道辦事處檔案管理的信息化建設，還為當地居民的日常生活提供了較大的便利。在此過程中，當地居民可以借助電子化注冊平臺，提前準備需要使用的各種材料，并通過多種途徑完成業務辦理，這不僅有效簡化了當地居民業務辦理的整個流程，同時也切實縮短了業務辦理的審批時間，進一步優化了街道辦事處檔案管理的透明化程度。

3 街道辦事處檔案管理信息化建設中存在的問題

3.1 缺乏統一的組織領導

檔案管理部門是街道辦事處檔案管理信息化建設的主體，扮演著領導決策的重要角色，在其信息化建設中起著重要的作用。但是在開展街道辦事處檔案管理信息化建設的具體實踐中，其日常工作缺乏統一的組織領導，因此很多信息化建設工作未能得到全面落實，這在很大程度上限制了街道辦事處檔案管理信息化的進一步發展。

3.2 傳統檔案管理辦法的局限

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設的具體實踐中，部分工作人員受傳統檔案管理理念和檔案管理方法的局限，對街道辦事處檔案管理信息化建設存在著一定的抵觸情緒，并且工作人員對新鮮事物的接受能力也相對較差，這種現象加大了街道辦事處檔案管理信息化建設的難度，使得檔案管理信息化建設的實際價值未能被充分發揮出來。

3.3 缺乏統一的標準和規范

切實保障檔案管理工作的規范化和標準化，是開展街道辦事處檔案管理信息化建設工作的重要基礎。但是就當前檔案管理信息化建設的工作現狀而言，其整體情況并不是十分樂觀。首先，相關部門對計算機軟件的利用缺乏整體統一的規劃，導致街道辦事處的計算機類型存在著較大的差異，檔案管理設備的統一性相對較差；其次，檔案管理信息化建設中業務性標準、技術性標準以及分類編碼標準存在著較大的差異，導致檔案管理中信息流通受阻的現象頻繁發生，這對街道辦事處檔案管理信息化建設工作的高效推進造成了較大的阻礙[2]。

3.4 專業人員的缺失

街道辦事處檔案管理的信息化發展，對檔案人員的專業水平和綜合素質提出了更高層次的要求。但是在街道辦事處檔案管理的工作實踐中，其檔案管理人員雖然具備扎實的檔案管理知識，但是其計算機專業技能還有待進一步提高，同時對電子檔案程序管理維護缺乏正確的認識，這在一定程度上影響了街道辦事處檔案管理信息化建設工作的順利開展。

4 街道辦事處檔案管理信息化建設的優化措施

4.1 落實領導的負責工作

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設的工作實踐中，我們要切實提高各級領導對檔案管理信息化建設工作的重視程度，并且全面落實檔案管理信息化建設的相關政策，充分發揮各級領導和相關政策的組織指導作用，為街道辦事處檔案管理信息化建設工作的高效進行奠定基礎。在此過程中，我們可以根據街道辦事處檔案管理信息化建設的實際情況，建立專門的信息化建設領導小組，從而實現真正意義上的統一化組織領導，并以目標責任制為基本原則，有效開展信息化建設工作[3]。與此同時，相關部門要切實提高領導小組的專業水平和綜合素質，優化小組成員的改革創新意識，及時發現街道辦事處檔案管理信息化建設過程中存在的問題，并以此為基礎提出行之有效地改進措施，不斷加強對現有資源的整合利用，進一步促進街道辦事處檔案管理信息化建設工作的順利進行。除此之外，相關部門也要切實加強對檔案管理人員的教育培訓工作，使其具備良好的計算機應用水平，督促檔案管理人員全面落實信息化建設工作，從而為街道辦事處檔案管理信息化建設工作的穩定運行打下良好的基礎。

4.2 加強信息化建設的宣傳工作

為了進一步提高街道辦事處檔案管理信息化建設的工作質量和效率，相關部門要切實做好檔案信息化建設的宣傳工作，有效改變街道辦事處檔案管理人員對信息化建設的認知，使得檔案管理人員對信息化建設的實際價值有一個全面了解，切實消除檔案管理人員對信息化建設的抵觸，從而為街道辦事處檔案管理信息化建設工作的高效進行提供良好的先決條件。與此同時，相關部門在開展信息化建設的宣傳工作的過程中，也要不斷加強對當地居民的宣傳教育，引導當地居民全面了解信息化建設的優勢，使得當地居民對信息化檔案的使用方法和服務范圍有一個清晰明確的認識，實現居民們日常業務的自助辦理，有效提高當地居民業務辦理的整體效率。

4.3 建立健全檔案數據庫

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設的工作實踐中，相關部門要根據檔案管理工作的切實需求，建立健全檔案數據庫，從而切實提高檔案管理信息化建設的安全性，進一步優化檔案內容的真實性。在此過程中，相關部門要切實做好以下幾方面的工作：其一，工作人員應對相關的法律條例有一個正確的認識，并嚴格按照法律條例中的有關規定，切實提高檔案管理工作的規范性。其二，工作人員應不斷優化檔案內容的整理工作，并采用統一的電子文件格式，有效規避電子檔案數據庫中存在的風險，切實提高檔案內容的真實性和可靠性[4]。其三，工作人員應合理利用當前先進的信息技術，合理控制各項數據和流程環節，切實提高檔案查詢以及檔案調取等工作的規范性，使其能夠在合理范圍內高效使用。其四，工作人員應切實做好電子文件的備份工作，優化電子文件的儲存介質和儲存性能，有效減少各種因素引起的電子文件丟失和泄露現象，從而為電子文件的有效傳遞和實時應用奠定基礎。

4.4 構建統一的標準規范

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設的工作實踐中，相關部門應建立統一的標準規范，從而為信息建設工作的有序進行提供良好的先決條件。首先，相關部門在進行軟件開發和軟件應用的過程中，要對其進行科學合理的統一規劃，并切實提高軟件的普遍性和實用性。其次，相關部門要全面統一計算機設備的標準，有效促進檔案設備的一體化發展，從而為檔案管理信息化建設提供統一的硬件環境。最后，相關部門要建立統一的業務性標準、技術性標準和分類編碼標準，有效簡化信息管理的流程，切實提高信息傳遞的流暢性，從而充分發揮信息化建設在街道辦事處檔案管理工作中的實際效能[5]。

4.5 優化工作流程

對于街道辦事處檔案管理工作而言，信息化檔案管理與傳統檔案管理的模式有著十分顯著的差異，并且信息化檔案管理對數據的需求更高。針對這種情況，相關部門必須切實優化街道辦事處檔案管理的工作流程，有效提高信息化檔案管理工作的規范性。在此過程中，工作人員應根據檔案數據的實際情況，以檔案價值和利用頻率為主要參考標準，對其進行科學合理的分類、歸納和整合，從而切實提高檔案管理工作的實際效能。對于目錄齊全的檔案類型，工作人員可以通過全引目錄的應用，高效開展分類標引工作；對于較為特殊的檔案類型，工作人員可以將時間和名字等作為主要線索進行卷宗目錄分類，并合理利用原始檔案，從而切實提高檔案錄入效率[6]。

4.6 引入專業化人才

人才在街道辦事處檔案管理信息化建設中占據著十分重要的地位，是各項工作順利開展的重要基礎，對實現街道辦事處檔案管理的信息化和現代化發展具有十分深遠的影響。針對這種情況，相關部門一定要對專業人才的引進工作給予足夠的重視，并切實做好以下幾方面的工作：其一，在人員招聘的過程中，相關部門應建立完善的人員招聘機制，盡可能選擇具有專業背景的優秀人才，同時有效加強對人才實踐能力、職業素養和責任意識的考察。其二，為專業人員提供良好的薪資待遇和福利水平，并構建良好的工作環境和晉升途徑，從而有效吸引優秀人才的加入，為街道辦事處檔案管理信息化發展灌注新的生機和活力。

5 結語

切實加強街道辦事處檔案管理的信息化建設，不僅能夠有效提高檔案管理的工作質量和效率，同時還能為當地居民提供更加便捷的服務。因此相關部門要對街道辦事處檔案管理的現代化建設給予足夠的重視，全面落實領導的負責工作，加強信息化建設的宣傳教育，建立健全檔案數據庫，構建統一的標準規范，優化具體的工作流程，引入專業化人才，從而進一步促進街道辦事處檔案管理工作的高效進行。