網絡環境下高校電子檔案風險的成因及防控研究

宋曉淳，倫鳳梅

（黑河學院 黑龍江 黑河 164300）

1 引言

檔案管理中，紙質檔案的壽命一般取決于保存的環境與人為因素，并且隨著時間的不斷流逝，檔案的保存難度系數也會隨之不斷提升。信息技術的不斷成熟，促使電子檔案的保存與管理變得更加方便與高效，但同時也帶來諸多安全隱患，因此需深究風險成因并采取合理防控措施。

2 網絡環境下高校電子檔案風險防控的研究現狀

2.1 國外研究現狀

伴隨著電子信息化進程的不斷加快，自20世紀90年代，各國在此背景條件下紛紛開始了有關電子檔案管理的研究工作。

2.2 國內研究現狀

在我國諸多領域中，電子信息化進程都在逐漸加快，基于這一點，我國也開始有計劃地對檔案存儲的電子化進程進行重點研究。與此同時，各高校成立了專門的課題研究組，不斷革新電子文檔的實際歸檔方式與電子檔案的具體管理模式，該舉措也為電子檔案管理模式在全國的廣泛推行奠定了良好的基礎條件[1]。高校使用電子檔案管理的方法可有效規避由于受到有限人力與物力影響，而導致檔案管理工作出現問題，電子檔案管理模式通過信息技術，迅速而準確地完成檔案的分類、收集與存儲等工作，促使檔案管理實現了全程自動化。其次，現如今的高校電子檔案存儲方式主要包括硬盤、閃存U盤等高科技產品，該類存儲器有著存儲量大、時間長、穩定高與受外界影響小等優勢，如果存儲器并未受到損害，那么其實際存儲期要遠超過紙質檔案的存儲。最后，電子檔案對于管理人員檢索與查詢操作來說非常便利，可利用信息技術，逐漸增加檔案管理的整體安全系數，避免檔案信息被惡意篡改導致檔案管理工作造成嚴重損失。

3 網絡環境下高校電子檔案管理所面臨的風險

3.1 設備及技術評估不足風險

部分高校并未創建專門的檔案管理對應設施以及電子檔案專用服務器，未規范安全地使用物理隔絕方式，對于電腦和手機訪問也未應用防火墻訪問控制、網絡權限控制、屬性安全控制等安全措施，不僅沒有降低電子檔案遭受非法訪問與惡意改寫的概率，也沒有有效防范突發因素造成的數據丟失等風險。

3.2 人員操作失誤風險

在目前高校的檔案管理部門中，部分領導對于檔案管理的意識非常淡薄，同時也在一定程度上輕視了檔案的電子化管理工作，學校對此的投入經費比較有限，實際培訓教育也稍顯匱乏，管理的整體水平也較為落后，雖然部分單位已經實現了檔案電子化管理，但是仍需要通過第三方提供技術與管理模式，但是與之對應的專業化人才水平有限，繼而導致操作過程中難免出現失誤。簡言之，缺乏專業化管理隊伍和高素質的復合型人才[2]。

3.3 傳播及泄露風險

網絡的自由、開放與共享等特征，在為電子檔案管理創造便利的同時，也增加了其信息泄露的風險。所有人都可便捷的登錄互聯網，導致電子檔案的修改與復制變得更加容易，一旦原始檔案忘記進行備份的話，那么就會增加被黑客入侵或者病毒感染的概率，繼而導致檔案管理系統癱瘓，電子檔案也會在短時間之內被別人隨意的更改、刪除甚至是破壞。

4 影響高校電子檔案風險因素分析

4.1 內部因素

內部因素主要指的是設備條件。其中包含設備技術問題與信息安全問題。信息技術的存儲與讀取等操作，往往都要依靠有磁性的設備，因為只有帶有磁性或者可以產生磁性的設備才可以有效完成輸入及輸出。社會的進步導致計算機更新速度也在加快，配置、軟件與組件等的不同，都會或多或少對電子檔案存儲產生消極影響。配置不同可能出現兼容性不同并且難以轉化的現象，繼而導致數據加載與獲取的難度系數增加[3]。信息安全問題是由于互聯網有較強的開放性，一旦讓電腦病毒侵入，就會導致難以想象的后果，甚至可能會令計算機與網絡信息系統癱瘓。

4.2 外部因素

外部因素主要指的是基礎條件。該條件中主要包含溫度與濕度、磁場和振動、陽光與空氣等。由于電子檔案一般都會被存儲到U盤、硬盤與光碟中，此設備雖然是防水的，但是在一定程度上會由于受到溫度或者濕度的影響而出現膨脹、損壞與收縮等問題，繼而對信息數據的錄入、存儲與讀取等造成直接影響。由于存儲設備是磁性材料，一旦受到了強烈的振動或磁場的干擾，那么設備就會隨之出現脫粉、失磁與斷層等問題。這些因素都是導致數據受到損傷或破壞的因素，還會對數據的錄入、存儲與讀取等產生較為直觀的影響。長時間在陽光的照射之下，存儲設備難免會出現失磁現象，如果將其長期存放到了有害的氣體環境中，也會對設備的磁性造成較嚴重的腐蝕與破壞，繼而導致電子檔案數據無法獲取，造成的后果也往往十分嚴重。

5 高校電子檔案風險防控應對策略

5.1 提升存儲設備安全系數

針對上文描述的電子設備的不安全性特征，管理人員需采用合理措施不斷提升存儲設備的安全系數，避免出現文件丟失與被惡意盜取等現象。要實現上述目的，從管理人員角度來說，可利用檔案存儲設備的專機專用方式，防止文化數據被損壞。不僅如此，檔案管理人員還需對儲存設備進行定期更新升級，及時修復電腦系統中存在的漏洞，以此促使檔案管理安全性得到顯著提升。對于電子檔案儲存數據的不完整性與儲存設備壽命有限等方面的問題，管理人員可通過自己的操作，避免造成過多的人為因素損失。與此同時，還需通過對檔案管理備份的方式，控制由于數據丟失所造成的不良損失。要盡可能延長存儲設備使用年限，管理人員還可通過存儲設備更新換代，和使用之后及時修復等措施來保證信息安全。

5.2 提升檔案人員專業技術水平與安全意識

要促使電子檔案完整與安全性得到保證，關鍵需要提升檔案管理人員的安全意識和專業水平，牢牢樹立起電子檔案的安全管理觀念和意識，并且增強檔案管理人員認真負責的積極工作態度，逐步培養他們的責任意識觀念。需要注意的是檔案工作人員必須嚴格落實《網絡安全法》等相關法律，熟記保密條款，交由專人管理，盡可能保證電子公文傳輸的安全性。不但需具備熟練的電子技術軟硬件技術，還要學會使用檔案管理軟件，促使專業技術水平不斷得到綜合性提升。

5.3 創建數字化檔案館

隨著學校建設與諸多辦公自動化系統的投入使用，教學課件、教學視頻以及政務文件等多類電子檔案，都增加了高校數字檔案[4]。目前，我國的許多高校正在跨越式發展，逐漸改變了以往的傳統辦學方法和模式，這就使得檔案的管理與保管等也開始變得更加復雜。時代在進步與發展，發揮網絡作用進行各種信息查詢的需求也在不斷增加，數字檔案館的建立也成為了優化檔案資源配置、維護檔案資料安全保密的重要方式。高校數字檔案館建設需盡可能突破時空的限制，在滿足學校不同群體、不同查詢目的個性化需求的同時，開展跨校區遠程查詢服務，從而大大提升老師和學生對檔案工作的滿意程度。

6 結語

綜上所述，我國高校檔案工作仍然處于一種摸索與發展的時期，因此，檔案的管理人員一定要牢記電子檔案風險防控的緊迫性、重要性，循序漸進地樹立起檔案工作風險防控的緊迫意識，創建適應高校與信息化建設要求的電子檔案管理標準，將電子檔案資源的優勢充分發揮出來，為學校的發展建設提供更優質的服務。