高校檔案管理數字化建設分析

周映紅

（江西財經職業學院 江西 九江 332000）

1 引言

高校的發展對于人才的培養發揮著重要作用，在教育體制的改革下，高校也需要積極創新管理模式以適應時代的發展和進步[1]。在檔案管理工作中，數字化建設能有效提升工作效率，所以高校檔案管理數字化建設愈發重要。

2 高校檔案管理數字化建設意義

高校檔案管理是將高等院校在招生、科研、管理過程中所產生的文字、音頻、視頻等信息進行記錄、整理、保存。高校檔案管理工作具有一定的特殊性，對于信息的錄入、儲存、處理和加工各環節具有較強的獨立性。其工作模式和文獻管理工作具有相同點，但是又存在不同點。現在信息化發展較為迅速，對于高校檔案管理工作也提出了較大的挑戰，所以在原基礎上需要進行科學化的改革和優化，充分體現出科學性、現代性和經濟性，以促進高校檔案管理數字化建設工作的開展。

相較于傳統的管理模式，數字化管理更加的方便、快捷，能夠適應多種工作環境，具有較高的科學性、靈活性以及高效性，可以針對不同的問題進行有效地調整優化。在數字化建設的過程中也存在弊端，因為其技術性相對較高，需要專業人員進行相關的操作，所以在高校檔案管理數字化建設中也需要對相關技術人員進行統一的培訓學習。

3 高校檔案管理工作中存在的問題分析

3.1 檔案管理數字化建設過程中管理人員綜合技能相對缺乏

傳統的高校檔案管理工作大部分都是由一些年齡相對偏大的人員完成，對于數字信息化相對較為陌生，缺乏專業知識和技能，影響高校檔案數字化建設工作開展。由于工作性質的特殊性，大部分管理工作人員在工作中相對比較隨意，自律性不強[2]。這種工作態度在檔案管理工作中存在著較大的隱患，比如信息的流失、竊取等。所以在實際的管理工作中，需要對相關管理人員進行一定的培訓和監督，以保障檔案管理工作有效開展。

3.2 硬件設施、技術水平相對落后

首先，高校對于檔案管理數字化重視程度相對較低，投入的成本也相對較少，這部分原因直接導致了硬件設施跟不上時代的發展，整體的硬件設施相對滯后。硬件方面的改善優化需要資金的支持，這是保障高校檔案管理數字化建設的基本保障。其次，軟件技術方面也缺少相關的技術人員，在操作的過程中遇到的問題也較多，對于這些問題因為缺乏專業技術知識不能及時地解決掉，影響整體的檔案管理數字化建設工作效果。

4 高校檔案管理工作數字化建設有效措施

4.1 構建數字化平臺

俗話說“工欲善其事，必先利其器”，軟件技術運用和硬件設施完善是保障高校檔案管理數字化開展工作的基礎。常見的硬件設施包括計算機、打印機、掃描儀、文字采集儀等設備，軟件主要是對于計算機的技術運用方面，比如數字化平臺的基礎操作、文本的錄入等方面。隨著科學技術的不斷發展，我國各個行業在發展當中，要想能夠盡快實現可持續發展目標，積極開展數字化建設工作極為關鍵。像我國高校檔案管理期間，過去沿用的還是人工操作手段，導致檔案信息極易丟失的同時，甚至還會出現一些人為操作失誤等現象，極大制約檔案管理效率與質量。新時期，身為高校檔案管理相關人員，必須緊跟時代發展步伐，積極調整傳統管理模式，高效開展數字化建設工作，一方面能夠快速完成檔案整理與分析的同時，另一方面也能夠便于后期人員及時調取檔案。

軟件的重要組成部分為調度軟件、語言翻譯系統、安全系統等，在保證高校檔案管理信息安全地前提下對相應資源實施分類管理。同時在構建數字化平臺過程中，需要根據高校自身的實際情況科學合理地選擇相應的軟件配套，只有科學合理化的軟件才能夠使系統充分地發揮其作用。

4.2 構建溝通渠道

通過實際調查發現，當前我國大多數地區高校檔案管理工作，已經慢慢走上了自動化的辦公方向，然而在檔案管理期間，也能夠依靠強大的計算機技術，整合高校內部各個部門人員之間的關系，共同加入到檔案管理細節當中。當高校構建數字化檔案溝通渠道以后，能夠保證相關人員及時查找到所需要的部分，拉近各個部門人員之前的關系，為自身管理效率以及質量提升奠定堅實的基礎[3]。最為關鍵的是，之前高校檔案管理過程中，只是單純地將所有數據信息進行匯總，并沒有按照類型加以劃分與存放，一定程度上降低了檔案價值。而數字化時代的到來，通過溝通渠道，能夠確保人員按照類型存放檔案的同時，也能夠做好檔案信息收集與分析工作。

在這個過程中雖然側重構建數字化平臺，將文本以電子文件的方式存儲，但是對于文本的保管工作同樣需要看重，文本是保證電子文件準確性的基本保障，兩者同時保存是目前較為科學的方法，從而保證檔案管理數字化建設過程中的科學性、準確性以及權威性。

4.3 重視軟件技術運用及相關人才的儲備和培養

要想在提高檔案管理效率下，獲取到預期理想的管理結果，那么就要求高校進行檔案管理期間，在加快數字化建設步伐的同時，也應該全面應用軟件技術，高校積極培養現代化的專業人員，為自身檔案管理數字化建設工作做出重要貢獻。不單單要求人員掌握一些先進操作手段，而且也要求達到靈活應用的效果。

對于人才培養方面著重從責任心和檔案管理專業技能兩個方面進行培養。首先，責任心是保障其專業技能充分發揮的基礎，缺乏責任心其工作態度也是相對的比較懶散隨意，對于高校檔案管理數字化建設的過程帶來負面影響，所以責任心的培養需要放在第一步。其次，對于檔案管理專業技術培養主要是對于硬件和軟件的使用方面，兩者緊密關聯，定期組織人員參加專業的技能教育活動。

同時還可以引進高素養專業人才，為檔案管理數字化建設工作中注入新鮮血液，不僅在工作方面能有較大的提升，同時對于一些工作態度不端正者也能給予一定鞭策。

4.4 構建標準化系統

高校檔案管理數字化建設工作的順利實施，必須要借助完善的體系作為支撐力量，標準化和規范化是檔案管理數字化建設工作順利開展的前提保障[4]。在國家相關法律法規的背景下，根據高校自身的實際情況來制定相關的標準以及規范，從而使其有章可循，有據可依。

通過較長時間觀察可以看出，因為標準化數字化檔案管理系統的構建，能夠確保人員在高效管理過程中，獲取到高質量的監管效果，進一步凸顯科學性和權威性，同時也能促進高校檔案管理數字化建設工作健康、科學、持續發展和完善。

4.5 構建新型服務中心

高校作為教育機構還具有一定的社會公益性。這就需要高校承擔相關社會責任，檔案管理數字化建設工作中的服務中心能夠很好地將“橋梁”作用體現出來，將高校和社會緊密地聯系在一起。檔案管理服務中心是高校檔案管理工作社會公益性的一種表現形式，可以充分體現工作中的生機與活力。針對高校檔案管理服務中心，最根本的就是對相關數據信息進行匯總與分析等，面對有需要的人群，及時提供所需要的信息。服務中心的構建對高校檔案管理數字化建設具有重要意義，其重點在于挖掘檔案信息所具備的潛在價值，使其價值能夠在學校以及社會當中充分地發揮其作用，在給師生提供便利的同時，也能夠為社會人群提供更好地服務，滿足人們的需求。

5 結論

在整體科技發展進步的背景下，我們需要充分利用科技帶給我們的便捷，對檔案管理數字化建設具備的特點和問題具有一個充分認知，并且針對問題不斷地解決完善，以促進高校檔案管理數字化建設的持續發展。