數字化管理在高校檔案體系建設中的重要作用探析

趙宗明

（濱州學院檔案館 山東 濱州 256601）

1 引言

進入21世紀以來，信息科學引領社會發展，數字化、智能化已成為推動各個行業發展的重要手段。高校檔案體系建設工作也需要與時俱進，通過融入數字化管理，以彌補傳統高校檔案管理工作中存在的不足，降低出現檔案損失以及檔案錯誤的可能性，有效地提升管理工作的效率和實際效果。

2 檔案數字化管理的意義

2.1 數字化教學的需要

隨著計算機網絡技術的普及應用以及數字化水平的提升，我國高校檔案管理中也開始融合使用大數據以及網絡技術，進而可以推進高校數字化管理模式建設[1]。高校檔案數字化建設可以將教學活動和檔案管理進行有機融合，以數字信息的形式儲存在資源庫中，為后續工作提供有效地支持，推進高校全面數字化與信息化建設。比如在高校進行跨區域交流以及技術交流時，可以通過網絡傳輸數字化文件，方便快捷的同時又能保證交流效率和效果。

2.2 檔案建設與管理的需要

檔案數字化管理是高校管理工作發展的必然趨勢，可以滿足云存儲的要求，也是目前檔案管理工作進行的主要方式。在數字化時代，傳統的人工檔案管理模式無法適應時代發展的需要，而利用計算機以及網絡技術則可有效地降低人工成本和時間成本，進而提高工作效率。另外，在教學改革不斷深化的背景下，大多數課堂都引入了全新的數字化教學方法，作為保存資料的檔案部門也需要實現數字化管理。進而可以順應時代變革。

2.3 校園建設的需要

數字化除了可以推進教學活動，還可以推進校園建設。校園建設的過程中會產生大量的數據信息，在其中應用檔案數字化管理模式可以有效地提升高校的教學質量以及管理效果。例如校園數字化中可以利用計算機技術調查學生的學習特點、興趣取向，并且開設相關的課程，滿足個性化學習的需求。這是檔案數字化管理的優勢，也是推進校園建設水平提升的關鍵，以此推進我國高校的數字化信息化建設。

3 檔案數字化管理模式的特點

3.1 文檔一體化

在大數據背景下，高校數字化檔案管理可以實現電子版的文件和數字文件的有效結合，并且將這些東西融合在同一個管理體制中，進而可以實現文檔管理一體化。檔案數字化管理可以打破紙質和電子檔案之間的界限，將檔案轉換為數據并且進行數字化歸檔，對于整個管理工作進行實時監控，保證文件保存的安全性和可靠性。

3.2 檔案數字化

傳統的檔案利用計算機網絡技術將紙質檔案轉換為數字形式，可以利用計算機進行統一的管理，利用計算機技術對檔案進行處理，相比較于傳統的管理模式具有檢索簡單、快速下載等特點，提升管理工作的質量和效率[2]。

3.3 平臺虛擬化

高校檔案數字化管理綜合運用各種技術，建立各個院校獨立的數字檔案管理平臺，進而可以實現對檔案數據的跨院系管理，并且管理人員可以依托數據平臺結合管理內容提供服務，進而提升數字化檔案工作的科學性和有效性。

4 檔案數字化管理模式的創新路徑

4.1 提升工作人員的工作素質

檔案數字化管理對于管理工作人員的工作素質具有比較高的要求，因此相關部門需要積極地利用培訓手段提升工作人員的工作素質，促進高校的智能化和數據化建設。檔案管理工作人員的知識培訓需要包括檔案知識業務培訓以及計算機應用技術培訓。在檔案數字化管理模式下，工作人員在需要具備一定的檔案業務管理知識的同時，還需要具有自動化網絡化技術的相關知識，但是傳統的檔案管理工作存在比較明顯的缺失，工作人員的工作意識存在明顯的欠缺。因此，在進行培訓工作的時候，需要調動員工對于培訓工作的積極性，讓他們在培訓的過程中可以學習新的技術新的思想，以此提升工作人員的工作能力。另外，在掌握了基本的基礎知識以及基本的信息化技術以外，還需要在培訓工作中加強有關檔案鑒別學習方面的內容。檔案數字化管理將傳統的檔案轉化為數字化工具，進而可以避免在轉換工作進行時出現信息不完全或者錯誤的現象。因此培養工作人員的檔案鑒別能力，可以保證檔案的真實性，促進其健康發展。

4.2 加大對檔案管理工作的資金以及技術投入

檔案數字化管理工作的順利進行需要充分的資金支持，才能進行數據庫以及管理平臺的建設，進而可以實現檔案管理工作的數字化和自動化，進而推進檔案管理數字化的工作效率以及工作效果。因此，高校在推進檔案管理信息化中需要為其提供必備的物質支持，及時更新檔案數字化管理的設備，并且需要充分地認識到檔案數字管理工作的重要性，將其作為一項比較重要的工作進行，進而可以保證檔案管理工作的效果。

數字化管理需要技術手段進行支持。無論是數字化檔案平臺還是數據模擬都需要大數據以及互聯網技術來實現。因此，相關部門需要及時地更新信息化設備，加大技術支持，提升管理工作的效率。

4.3 構建分步檔案數字化管理模式

高校的檔案數字化管理在進行的過程中需要充分地尊重開放性、實用性以及特色性的原則。在實際進行工作的時候，為了提升檔案管理的效率以及其實際工作的效果，需要對高校數字化管理進行整體的規劃，制定科學合理的工作計劃，對工作的細節進行具體的標注，然后按照一定順序，分階段四進行工作，推進檔案管理工作的順利進行。

首先，高校自身需要完善檔案數字化管理的規定，建立科學合理的管理制度，使檔案管理工作的所有流程都可以得到實時控制。在進行規定的時候需要從業務、技術、和管理三個方面進行，進而明確工作人員的工作流程，解決技術管理方面存在的問題，并且保證資源的合法性和安全性。高校數字化管理的規定需要由國家檔案管理部門統一指定的，高校需要積極地進行借鑒，實現數字化檔案的共享，推進其順利進行。其次，高校需要積極地完善檔案管理自動化系統。高校需要對自身的實際情況進行調查，并且根據自身的實際需求選擇適合自身的檔案管理工作。軟件需要具備健全的功能，保證數字檔案的完整性和兼容性，可以有效地提升管理工作的效率，全方位保證管理工作的質量。這種軟件可以實現各個部門之間的信息交流以及收集，實現電子檔案和辦公系統的有效銜接，進一步實現辦公電子化和信息化，進而可以有效地提升管理工作的效率，保證其實際工作的質量。第三，檔案數字管理需要實現紙質檔案數字化管理。紙質檔案易損壞、易丟失，利用信息化技術將紙質檔案轉換為數字檔案館，創建數字檔案數據庫，相關部門對紙質檔案進行歸類，將重要的文件進行數字化轉換，再將利用率比較高的檔案轉換為數字化，最后再將特色的檔案進行合理轉換。

另外，相關部門為了保證其實際應用的效果也需要注重對于紙質資料的保存工作[3]。有一些歷史悠久的紙質文檔可能會因為年代久遠以及保存不當的問題導致文檔出現污染或者破損，并且對這些檔案進行及時的修復和掃描，保證高校檔案管理的完整性。這種分步分階段的管理工作可以完善高校檔案數字化庫的建設，促進高校的數字化和信息化建設，提升檔案管理工作的效率，促進學校的數字化智能化發展[4]。

5 總結

隨著我國經濟的發展和技術水平的提升，信息化技術得到了飛速的發展，成為各個行業發展的必然趨勢。高校數字化檔案管理工作也需要利用計算機手段和信息化技術實現自身的發展。基于此，本文從各個角度對其進行分析，以有效地提升管理的效果，推進檔案管理工作的效果和效率，進而推進高校現代化建設。