淺析檔案信息化建設中的編研工作

姜 玲

（隰縣檔案館 山西 臨汾 041399）

1 引言

檔案的信息化建設包含了廣泛的內容，即檔案信息資源的合理組織、檔案信息網絡的建設、檔案信息數據庫的建設、信息資源的開發和利用。因此，不同檔案的數字化和檔案信息網絡的建設不能簡單地等同于檔案計算機化的建設。相反，應該以多種方式鼓勵計算機化的發展。作為開發和利用檔案信息資源的重要形式，檔案的處理和研究也是檔案工作的重要組成部分[1]，它反映了檔案管理和工作的程度。因此，在創建檔案計算機化時，還應高度重視編研和檔案研究工作。

2 檔案信息化建設概述

計算機化的國有企業檔案建設是指使用現代計算機技術為國有企業提供諸如照片、音頻和視頻之類的檔案文件以及將檔案信息收集、存檔和轉換為輔助文檔的信息，最終使用上市公司檔案的信息網絡。國有企業檔案的計算機輔助構建需要使用諸如物聯網和互聯網之類的信息技術，以便在平臺上共享企業的生產、運營和管理所生成的有價值的文檔，并共享存檔的信息資源信息網絡技術，加強信息交流，實現互聯網信息平臺上存檔信息資源的合理優化配置。因此，公司的公共記錄是在企業的生產、運營和管理中生成的重要信息[2]。優化檔案管理在現代企業管理，改善現代企業體系，增強國家市場競爭力方面起著不可替代的重要作用。

3 高校檔案信息化建設管理現狀

3.1 管理不充分

盡管信息技術已廣泛應用于各行各業，但在計算機技術中并未發揮應有的作用，實際應用過程中存在許多問題。首先，大學整合信息技術在申請過程中，管理技術僅限于一個方面，采用單機操作方式滿足大學對信息管理的要求，并且不考慮工作文件的其他方面管理，因此每條消息都是顯示在傳輸過程中，存在一些延遲，嚴重影響信息管理的速度。其次，在將信息技術應用于檔案管理的情況下，由于信息技術的范圍有限，它們僅適合于檔案信息的日常傳播和管理,信息技術未用于改善溝通和檔案交換[3]。由于某些員工無法完全理解信息技術，因此他們不了解信息管理的各種高級方法，從而嚴重損害了管理的整體有效性.

3.2 檔案信息化技術尚未成熟

建立檔案的信息化是網絡系統的工作。計算機系統和網絡都存在一定潛在的風險，并且對網絡技術的要求也很高。由于技術的不完善，Internet上的信息技術正在以一些安全問題取代傳統的記錄管理方法。病毒、黑客攻擊等可能導致文件中的信息損壞或丟失。建立檔案計算機化的最重要環節是將紙質檔案轉換為計算機存儲。必須使用掃描儀將信息從紙質檔案轉換為電子檔案。掃描的精度和準確性會直接影響最終產品的質量。掃描儀器的質量參差不齊，掃描儀的技術水平也各不相同，因此很難保證電子檔案的質量[4]。用于存儲存檔信息的技術不一定符合標準，并且存儲系統的穩定性尚待開發。在當前的檔案信息化實踐中，存儲檔案信息化的方法主要是通過使用電子文件。電子文件存儲有一定期限，歸檔管理計算機化存儲無法完全滿足要求。

3.3 要提高編研工作雙重能力

雙重能力是指在編研工作之中使用人力和信息，是指在檔案的出版和研究中使用先進技術的推動力。群眾可以通過網站和社交平臺等各種渠道表達對編研和研究檔案的意見和建議，并貢獻自己的智慧。然而，人民群眾對匯編和檔案研究的參與尚不明顯，社會各界和公眾的力量尚未對匯編和檔案研究產生明顯和建設性的影響。技術手段的進步豐富了出版物和研究的表達和傳播。數字檔案資源的不斷增加，使得處理檔案編研的方法更加多樣化[5]。長期以來，檔案的處理和研究主要限于檔案服務本身，從計劃主題的選擇到最終完成，而檔案工作人員則主要負責完成工作。數據時代為借閱出版物和檔案研究提供了更強大的媒介，并為出版物和研究的快速發展和創新提供了有力的推動力。

4 實踐編研工作，創新與升級發展思路

4.1 加快檔案的信息化建設，提高工作效率

由于存檔處理和編研課題與正常的存檔工作不同，因此，在收集和分類的初始階段，必須根據主題搜索大量清單文件。由于未實現全文檢索功能，因此大部分工作是在手頭進行的，工作量巨大。收集和過濾公司數據并手動組織記錄需要大量的人力，物力，財力和時間[6]。

4.2 專人專崗，加快對人員培訓

以航空航天部門為例，根據作者的調查，我國的航空航天部門直到十多年前才進行檔案合規性評估、編寫檔案編輯和研究主題[7]。隨著事務工作量的逐年增加，航空航天產品檔案專職人員負責數百個國家關鍵點。

4.3 主動尋求支持并加大資金投入

由于開發和使用文件的工作量很大，應改變思想并采取主動的方法來建立新模型，否則將不可避免地遇到困難。在計劃起草之初，我們以監察局局長為主要宣傳對象，而檔案管理負責人則是負責進行交流的編輯和研究工作組的負責人，并及時報告[8]。使高管了解歸檔處理和研究的重要性，并希望高管給予資金支持。

5 網絡時代高校檔案信息化管理對策

5.1 完善管理制度

由于檔案行業的復雜性，對檔案信息管理的要求正在不斷提高。將信息技術應用于互聯網時代的記錄管理不僅可以在高校管理上良好表現，同時可以促進大學的可持續發展。通過將信息管理模式應用于其中，可以幫助檔案信息工作能夠有效發展。另外，信息平臺的創建可以使大學不同系別間更好地進行溝通交流，并最終實現信息共享。為了使不同部門的員工可以更快地獲取信息并提高檔案管理效率，可以使用信息平臺對信息進行匯總和處理[9]。其次，在互聯網時代，必須遵守規章制度，以確保檔案信息化建設的效率。只有建立一個全面完善的系統，才能確保互聯網時代記錄管理的有效發展，這就是為什么我們希望融入互聯網時代。為了在互聯網時代的背景下更好地促進檔案信息的管理，應該開發一種科學、有效地管理系統，以確保各項任務的順利進行。

5.2 加強檔案信息安全建設

信息安全是構建檔案計算機化的重要組成部分。在安全技術方面，新的防火墻技術可用于及時掃描和檢測系統中的安全漏洞，快速準確地修復安全問題，并及時更新及改善病毒數據庫運行以達到防御效果。因此，通過采用防火墻技術的新措施，可以有效地提高網絡信息安全地性能[10]。歸檔技術多種多樣。我們需要開發和設計一個用于存儲和使用檔案的安全系統，并使用信息技術來長時間大量保留檔案信息。還可以通過對計算機加密技術進行更多的研究來保護電子檔案，以確保檔案信息和數據的安全性。

5.3 使用科學技術來改善檔案的編研，并使編研結果更易于使用

數據環境中的處理和歸檔在技術上得到了很多的支持。無論是提高結果形式的科學技術水平，還是利用有關綜合檔案數據資源內容的信息，都不再是突破性的難題。編研人員可以充分創新，運用計算機信息技術，以實現出版與研究方法的改善，實現出版與研究成果的數字化，提高出版物與研究成果的可視化，并進行檔案處理和研究。對于諸如計算機之類的現代先進設備、計算機多媒體技術、電子通信和廣播技術以及光盤技術之類的現代技術被用于現代化檔案；使檔案被及時有效地開發，從而使處理和使用的速度得到了提高[11]。

6 結語

數據時代的出現對出版和檔案研究的未來發展提出了新的要求，也提供了新的發展機會。新時代的檔案管理人員擴大了技術支持范圍，還應該更改編輯和搜索概念。以從新的和普遍的角度制定出版滿足公眾需求的研究成果。使用互聯網和社交媒體創建的公開顯示編輯和研究結果的宣傳平臺，與公眾緊密聯系，向更廣泛的受眾群體推廣高質量的出版物和研究成果，改進出版物和研究成果的使用方式，并接受建議和公眾意見，通過有效地互動提高了編輯和研究的水平。現今，人們的文化和檔案意識正在逐步提高。檔案資源的匯編，研究和開發具有更大的受眾群和更強大的內部驅動力。在現有檔案編輯和研究工作的基礎上，檔案工作者還應結合時代不斷發展變遷的特點，從出版、研究方法和成果形式等方面，注意本課題工作的總體水平，發揮影響力，積極調查和鼓勵檔案編研的出版和研究，以有效地策略推進工作，更好地利用和實現檔案資源的價值。